INSTRUCCIÓ TÈCNICA ÀMBITS D’APLICACIÓ I ABAST PER A L’APLICACIÓ DE CRITERIS DE SOSTENIBILITAT EN EL SUBMINISTRA- SERVEIS QUE PAPER MENT I INCLOGUIN EL COMANDES DE LLIURAMENT DE PAPER D‘ÚS DOCUMENTS DE GENERAL TREBALL O INFORMES ASPECTES DE SOSTENIBILITAT Paper 100% reciclat En casos justicats, Durabilitat de més Idoneïtat tècnica Exclusió o limitació paper no reciclat de 100 anys per a impressió i de substàncies d’explotacions fotocòpia químiques forestals sostenibles INSTRUCCIÓ TÈCNICA PER A L’APLICACIÓ DE CRITERIS DE SOSTENIBILITAT EN EL PAPER L’Ajuntament de Barcelona, seguint les línies que estableix el Compromís ciutadà Aquesta instrucció tècnica dóna resposta a la Mesura de govern de contractació per la sostenibilitat 2012-2022, sense detriment dels canvis que comporta la in- pública responsable amb criteris socials i ambientals (2013) i al Decret d’Alcaldia troducció i consolidació de l’administració electrònica, considera necessari conti- sobre contractació pública responsable amb criteris socials i ambientals de 20 de nuar treballant per minimitzar els impactes ambientals derivats de la producció del novembre de 2013, que preveu la publicació d’instruccions tècniques per definir paper que consumeix per fer les funcions dels serveis municipals. els criteris ambientals específics que cal aplicar en la compra i contractació dels grups de productes i serveis definits com a prioritaris, entre els quals es troba el paper. Aquesta instrucció tècnica executa el Decret de política de compra respon- sable de fusta de gestió forestal sostenible del 2014 en relació amb els aspectes relacionats amb el paper com a producte derivat de la fusta i actualitza la Instruc- ció als serveis: Ús de paper reciclat del 2002. 2 1 OBJECTE 2.2 Incorporació en els plecs Tots els òrgans de contractació estan obligats a complir aquesta instrucció, i hauran de Aquesta instrucció tècnica té per objecte definir, de conformitat amb el Decret d’Alcaldia garantir que en tots els casos s’apliquen els criteris ambientals bàsics per a cada tipus sobre contractació pública responsable amb criteris socials i ambientals, els criteris per a de paper. clàusules ambientals per a l’adquisició i la demanda interna de paper. Com que el paper és un producte d’adquisició centralitzada, els òrgans de contractació Per assolir aquest objectiu, aquesta instrucció: central seran els que hauran de garantir l’aplicació dels criteris, tant si és redactant un plec propi com adherint-se a acords marc o altres sistemes de compra centralitzada a. Caracteritza els diferents tipus de paper supramunicipals. b. Defineix les prioritats per a la seva adquisició i demanda La resta de serveis municipals hauran d’aplicar les prioritats que estableix aquesta c. Defineix els criteris ambientals que s’han d’aplicar per als diferents tipus de paper instrucció a les seves comandes, que es vehicularan a través dels òrgans de contractació centralitzada corresponents. d. Estableix el sistema de seguiment 2.3 Excepció i informe justificatiu 2 ÀMBIT D’APLICACIÓ D’acord amb el Decret d’Alcaldia sobre contractació pública responsable amb criteris socials i ambientals, els òrgans de contractació competents o els responsables dels 2.1 Àmbit subjectiu contractes podran considerar que les característiques del contracte no són adequades per incorporar totes o algunes de les clàusules ambientals que estableix aquesta instrucció. D’acord amb el Decret d’Alcaldia sobre contractació pública responsable amb criteris so- En aquests casos, l’òrgan de contractació competent haurà de justificar-ho degudament a cials i ambientals, aquesta instrucció s’aplica als contractes del sector públic que subscri- l’expedient segons el que s’ha especificat en l’apartat 4.2. guin l’Ajuntament de Barcelona i les entitats dependents que tenen la condició de poder D’altra banda, els diferents serveis municipals podran considerar que les prioritats i les adjudicador, que tinguin per objecte contractual el que estableix l’apartat 3. “Abast”. característiques dels papers que estableix aquesta instrucció no són adequades a les Pel que fa a la demanda interna, aquesta instrucció també s’aplica a tots els proce- tasques del servei o a una part de les tasques que desenvolupa. En aquests casos, la diments interns de comandes que fan els diferents serveis als òrgans de contractació direcció del servei serà l’encarregada de justificar-ho degudament a l’expedient, segons el centralitzada. que especifica l’apartat 4.2. 3 3 ABAST 4 PRIORITATS DE DEMANDA Aquesta instrucció estableix criteris concrets per a: 4.1 Prioritats • Paper reciclat: paper fabricat exclusivament (100%) amb fibres reciclades1. Atès que l’aplicació dels criteris i requisits tal com descriu l’apartat 5 d’aquesta instruc- ció pot garantir una mateixa qualitat independentment de l’origen i el tipus de fibra, es • Paper no reciclat: paper fabricat amb fibres provinents principalment de fusta, tot i considera adequat utilitzar el paper reciclat per a la major part de documents produïts que pot tenir un percentatge de fibres recuperades però amb percentatges postconsum per l’Ajuntament de Barcelona. inferiors al del reciclat. Conseqüentment amb això i amb els diversos compromisos de protecció del medi Aquesta instrucció s’aplica al paper destinat a ús general: paper d’oficina DIN A4 per a ambient adquirits per l’Ajuntament de Barcelona, d’acord també amb els criteris que fotocopiadores, impressores, aparells de fax i escriptura manual. estableix la Instrucció tècnica per a l’ambientalització de la fusta i considerant les di- En el cas d’altres productes de paper (com blocs de notes, llibretes, quaderns, agendes, ferències en termes d’impactes ambientals associats al paper segons l’origen i el tipus de dietaris, etcètera), formats (DIN A3, foli, etcètera) i productes impresos amb logotip mu- fibra, aquesta instrucció estableix l’ordre de prioritats següent a l’hora de determinar el nicipal (targetes professionals, sobres, carpetes d’expedient...), no s’estableixen criteris tipus de paper a utilitzar: específics, però les prioritats i línies indicades en la instrucció han de servir d’orientació • Serà obligatòria l’adquisició i la demanda de paper 100% reciclat, per la qual cosa en la seva contractació. aquesta instrucció estableix els criteris de garantia tècnica. Per contra, la instrucció no s’aplica a les publicacions en paper, ja que tindran un tracta- • En casos justificats degudament es podrà optar per paper no reciclat. Aquest paper, ment específic a la instrucció d’elements de comunicació. a més de garanties tècniques, haurà de disposar sempre de garanties de procedència Per extensió, la instrucció també s’aplica al paper emprat per a serveis externs en con- d’explotació forestal sostenible, per la qual cosa aquesta instrucció estableix els criteris tractes que incloguin el lliurament de documents de treball o informes. corresponents. Aquesta instrucció tampoc no s’aplica als papers per a documents essencials amb requeri- • En cap cas no s’hauria d’adquirir o utilitzar paper destinat a ús general que no com- ments de conservació d’arxiu permanent, d’acord amb les definicions i prioritats establertes pleixi amb els requeriments especificats anteriorment. per a aquests documents essencials, definits per la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius Quan per motius tècnics la prioritat establerta en aquesta instrucció no sigui adequada a i que es recullen en l’annex 1. Els documents essencials tindran un tractament especial i les tasques del servei o a una part de les tasques que desenvolupa, la direcció del servei, diferenciat de la resta i queden, per tant, eximits de les prioritats definides en el punt 4. o l’òrgan de contractació corresponent, haurà d’emetre l’informe justificatiu corresponent en què s’indiquin els motius tècnics que justifiquen l’opció triada, seguint les instruc- 1D’acord amb la definició del Distintiu de garantia de qualitat ambiental per als productes de paper, s’anomenen fibres cions assenyalades (vegeu l’apartat 4.2). reciclades tots els residus cel·lulòsics generats després del procés de fabricació, comercialització i consum, i que, després de fer-ne una selecció prèvia, tornen a utilitzar-se en la fabricació de paper. Les fibres procedents de retalls de paper de fàbrica no es consideren fibra reciclada. 4 4.2 Informe justificatiu En cas que en una mateixa licitació es vulgui adquirir paper de diverses tipologies, caldrà diferenciar aquestes per lots i incloure en cada lot els criteris pertinents a la tipologia En cas de motius tècnics, d’acord amb el que estableix el punt 2.3 d’aquesta instrucció corresponent. i tal com assenyala el punt 4.1, la direcció del servei o, si escau, l’òrgan de contractació haurà d’indicar i precisar els condicionants considerats en un informe que concreti, com a mínim: Criteris Paper reciclat • Les especificitats del servei quant a ús del paper que justifica la no-aplicació de la ambientals prioritat de paper reciclat. Procedència L’òrgan de contractació establirà que el paper ha de ser fabricat amb • Les característiques i els requeriments tècnics especials del paper que requereix el de les fibres fibres 100% reciclades2. servei –per exemple el gramatge, l’opacitat, el grau de blancor, etcètera– de manera contrastada amb les característiques del paper reciclat adquirit. Durabilitat L’òrgan de contractació establirà sempre que el paper ha de tenir Aquest informe estarà a la disposició dels responsables del seguiment d’aquesta instruc- una durabilitat de més de 100 anys segons la norma ISO 9706, ISO ció, quan així ho requereixin. 5630, UNE EN 57092/1/02, DIN 6738 o equivalent. Els responsables del seguiment d’aquesta instrucció establiran el procediment correspo- Idoneïtat L’òrgan de contractació establirà sempre que el paper ha de complir nent per contrastar els informes amb la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius, si així tècnica amb els requeriments d’idoneïtat tècnica per a impressió i fotocòpia ho consideren necessari. segons la norma EN 12281:2003 o equivalent. Exclusió/ L’òrgan de contractació podrà establir com a criteri d’adjudicació limitació valorable que el paper compleixi amb els criteris ambientals d’exclusió 5 CRITERIS AMBIENTALS PER A L’ADQUISICIÓ DE PAPER en l’ús de o limitació en l’ús de substàncies químiques en el procés de produc- substàncies ció del paper definits en alguna etiqueta ecològica tipus I, segons la A continuació es detallen els criteris ambientals que cal incloure en els plecs per a l’ad- químiques norma ISO 14024, (Àngel Blau, Etiqueta ecològica europea, Cigne quisició de paper d’oficina DIN A4 d’us general per a la major part d’usos i documents. Nòrdic, etcètera)3. Els plecs hauran de garantir sempre que els licitadors aportin la documentació en què s’especifiquin els valors dels paràmetres assenyalats. A la taula següent s’indica quan els 2D’acord amb la definició del Distintiu de garantia de qualitat ambiental per als productes de paper, s’anomenen fibres criteris poden ser incorporats com a especificació tècnica o com a criteri d’adjudicació reciclades tots els residus cel·lulòsics generats després del procés de fabricació, comercialització i consum, i que, després de fer-ne una selecció prèvia, tornen a utilitzar-se en la fabricació de paper. Les fibres procedents de retalls de valorable. En aquest darrer cas l’òrgan de contractació haurà de determinar la puntua- paper de fàbrica no es consideren fibra reciclada. ció que atribuirà al compliment de cadascun dels criteris d’adjudicació i la fórmula de 3La majoria d’etiquetes ecològiques tipus I segons la norma ISO 14024 estan agrupades en la Global Ecolabelling valoració corresponent. Network i es poden consultar a: http://wwwglobalecolabelling.net/ 5 Criteris Paper no reciclat ambientals 6 CONTRACTES DE SERVEIS AMB ÚS DE PAPER Procedència L’òrgan de contractació establirà sempre que el paper no reciclat ha En els contractes de serveis que incloguin el lliurament de documents de treball o infor- de les fibres d’haver estat elaborat amb fibres provinents de fusta amb garanties de mes en paper, el responsable del contracte haurà de seguir les prioritats i línies indicades legalitat4, amb un mínim del 50% de fibres provinents d’explotacions en aquesta instrucció. forestals sostenibles (tal com defineixen els estàndards FSC, PEFC o Els documents de treball i informes associats a l’execució del contracte es lliuraran en equivalent) o fibra recuperada5. paper fabricat amb fibres 100% reciclades7. L’òrgan de contractació podrà establir com a criteri d’adjudicació va- Quan per motius tècnics no sigui adequat, es requerirà l’ús de paper no reciclat elaborat lorable que el paper presenti un percentatge superior al 50% de fibra amb fibres provinents de fusta amb garanties de legalitat4, amb un mínim del 50% de procedent d’explotacions forestals sostenibles o de fibra recuperada. fibres provinents d’explotacions forestals sostenibles (tal com defineixen els estàndards Durabilitat FSC, PEFC o equivalent) o fibra recuperada5. L’òrgan de contractació establirà sempre que el paper ha de tenir una durabilitat de més de 100 anys segons la norma ISO 9706, ISO 5630, UNE EN 57092/1/02, DIN 6738 o equivalent. Idoneïtat L’òrgan de contractació establirà sempre que el paper ha de complir tècnica amb els requeriments d’idoneïtat tècnica per a impressió i fotocòpia 4En línia amb el Pla d’acció FLEGT de la Unió Europea per combatre la tala il·legal i el comerç derivat de fusta i pro- segons la norma EN 12281:2003 o equivalent. ductes de la fusta i el Reglament europeu de la fusta (EUTR: Reglament (UE) núm. 995/2010 del Parlament Europeu i del Consell, de 20 d’octubre de 2010, pel qual s’estableixen les obligacions dels agents que comercialitzen fusta i productes de la fusta. Exclusió/ L’òrgan de contractació podrà establir com a criteri d’adjudicació 5Les fibres recuperades inclouen les fibres reciclades i les fibres procedents de retalls de paper de fàbrica. limitació valorable que el paper compleixi amb els criteris ambientals d’exclusió 6La majoria d’etiquetes ecològiques tipus I segons la norma ISO 14024 estan agrupades en la Global Ecolabelling en l’ús de o limitació en l’ús de substàncies químiques en el procés de produc- Network i es poden consultar a: http://www.globalecolabelling.net/ substàncies ció del paper definits en alguna etiqueta ecològica tipus I, segons la 7D’acord amb la definició del Distintiu de garantia de qualitat ambiental per als productes de paper, s’anomenen fibres químiques norma ISO 14024, (Àngel Blau, Etiqueta ecològica europea, Cigne reciclades tots els residus cel·lulòsics generats després del procés de fabricació, comercialització i consum, i que, després de fer-ne una selecció prèvia, tornen a utilitzar-se en la fabricació de paper. Les fibres procedents de retalls de Nòrdic, etcètera)6. paper de fàbrica no es consideren fibra reciclada. 6 7 SISTEMA DE SEGUIMENT 8 DISPOSICIONS TRANSITÒRIES / ENTRADA EN VIGOR D’acord amb el Decret d’Alcaldia sobre contractació pública responsable amb criteris Aquesta instrucció entrarà en vigor 3 mesos després de publicar-se. socials i ambientals, el responsable del contracte supervisarà que es compleixin i s’exe- Aquesta instrucció no és aplicable a les licitacions, els expedients de les quals ja s’hagin cutin les clàusules ambientals que estableixen els plecs. Mentre els responsables del obert o aprovat, ni als plecs aprovats o les licitacions públiques pendents de resolució Programa Ajuntament + Sostenible no disposin d’un sistema automatitzat de seguiment amb data anterior a l’entrada en vigor d’aquesta instrucció. de l’ambientalització de la contractació, el responsable del contracte remetrà, mitjançant l’adreça electrònica ajuntamentsostenible@bcn.cat, la informació següent: • Plecs de contractació. • Còpia de l’informe d’adjudicació, amb el detall de la valoració dels criteris ambientals 9 DISPOSICIONS DEROGATÒRIES de les ofertes. Aquesta instrucció deroga la instrucció als serveis: ús de paper reciclat del 2002 i l’arti- • Llista dels tipus de paper adquirits i còpia de la fitxa tècnica de cadascun. cle 3 sobre el subministrament de paper en raima del Decret de política responsable de Mentre els responsables del Programa Ajuntament + Sostenible no disposin d’un sistema compra de fusta del 2004. automatitzat de seguiment dels consums de paper d’ús general, anualment, l’òrgan de contractació centralitzada corresponent facilitarà les dades de consum de tots els serveis i departaments que en depenen, desglossat per cada tipologia de paper (reciclat i no reciclat). Els responsables del Programa Ajuntament + Sostenible podran sol·licitar a l’òrgan de contractació l’aportació d’informació addicional. Igualment, podran sol·licitar a la direc- ció dels diferents serveis l’informe que justifiqui la no-incorporació de totes o d’algunes de les clàusules ambientals que estableix aquesta instrucció. 7 Informe justificatiu ANNEX I CRITERIS PER ALS DOCUMENTS ESSENCIALS Quan els òrgans de contractació o les direccions de serveis considerin que generen documents que –atesa la seva importància– requereixen l’ús d’aquest paper de conserva- Aquest annex de la Instrucció tècnica per a l’ambientalització del paper recull els criteris ció d’arxiu permanent, emetran un informe justificatiu corresponent que concreti, com a per a una tipologia de documents, els documents essencials, eximits, tal com s’assenyala mínim: en l’apartat 3, “Abast”, de l’aplicació de la instrucció, i per tant, dels criteris que s’hi defineixen i de la prioritat d’ús de paper reciclat. • Les especificitats del servei que justifica l’ús de paper amb els màxims requisits de permanència i durabilitat d’arxiu permanent. D’acord amb el que estableix aquest annex, seran eximits de l’aplicació de la instrucció els documents essencials de l’Ajuntament de Barcelona que són de conservació d’arxiu • La tipologia de documents que els qualifica com a documents essencials d’acord amb permanent, d’acord amb els criteris que estableix la Direcció del Sistema Municipal els criteris que estableix la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius. d’Arxius: Aquest informe es farà arribar a la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius perquè el • Es consideren documents essencials els següents: actes dels òrgans de govern de validi. Un cop obtinguda la validació, l’informe justificatiu amb la validació corresponent ciutat i de districtes, llibres de decrets, convenis de caràcter supramunicipal o de s’adjuntarà a la comanda que l’òrgan peticionari farà arribar a l’òrgan de contractació col·laboració institucional essencials per a l’Ajuntament, el pressupost municipal anual centralitzada corresponent. En cas que aquesta documentació no es trobi adjunta, l’òrgan aprovat i els expedients d’adquisició de béns immobles i de béns culturals. de contractació centralitzada haurà de requerir-la i no atendrà cap comanda de paper de conservació d’arxiu permanent que no estigui degudament justificada. • Per als documents essencials es considera prioritari l’ús de paper que compleixi uns requisits especials de permanència i durabilitat d’arxiu permanent. Els responsables del seguiment d’aquesta Instrucció tècnica per a l’ambientalització del paper i de la Direcció del Sistema Municipal d’Arxius establiran el procediment corres- • Les característiques que ha de complir el paper d’arxiu permanent per a aquests ponent per tal que aquesta informació es pugui incorporar al sistema de seguiment de la documents essencials són, com a mínim, les que estableix la norma ISO 11108:1996, instrucció. d’informació i documentació. Paper per a arxiu permanent. Requisits de permanència i durabilitat. Aquesta prioritat s’haurà d’aplicar tant en els documents de producció pròpia de l’Ajun- tament com en els de producció externa i, en conseqüència, s’haurà d’aplicar en tots els contractes que l’Ajuntament de Barcelona i les entitats dependents que tenen la condició de poder adjudicador celebrin quan l’objecte comporti l’elaboració de documents essen- cials que hagin d’incorporar-se al Sistema Municipal d’Arxius. 8