Veus L'accés obert a les publicacions del sector públic: l'experiència de l'Ajuntament de Barcelona 103 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 Marta RàFalEs Roser batlló L’accés obert a les publicacions del sector públic: l’experiència de l’Ajuntament de Barcelona Marta RàFalEs CaEllEs Cap, Servei de Documentació i Accés al Coneixement, Ajuntament de Barcelona mrafales@bcn.cat Roser batlló ColoMinas Responsable Biblioteca Digital, Servei de Documentació i Accés al Coneixement, Ajuntament de Barcelona rbatllo@bcn.cat Noelia HERMosilla pinto Responsable material audiovisual, Servei de Documentació i Accés al Coneixement, Ajuntament de Barcelona nhermosilla@bcn.cat Sara plaza MatEo Responsable material fotogràfic, Servei de Documentació i Accés al Coneixement, Ajuntament de Barcelona splaza@bcn.cat Article rebut el setembre de 2017; revisat l’octubre de 2017. 104 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 Noelia HERMosilla Sara plaza Resum: S’expliquen les diverses fases del projecte de posar en marxa un repositori institucional d’accés obert per a l’Ajuntament de Barcelona, així com una política d’accés obert a les publicacions oficials d’aquest ajuntament amb llicèn- cies Creative Commons. També es descriuen les principals tasques que s’han tingut en compte i l’impacte en l’àmbit organitzatiu de la corporació municipal. Atesa la quantitat i complexitat de la documentació municipal, el repositori està organitzat en comunitats i col·leccions, amb diversitat de criteris. Les metadades Dublin Core que s’han utilitzat per a la descripció, juntament amb qualificadors o metadades pròpies creades per a aquest efecte, incideixen en la descripció acurada de les especificitats dels documents d’una administra- ció local. Les comunitats de fotografia i vídeo representen dos casos especials pel que fa al tractament documental i la gestió dels drets. Finalment es conclou amb els assumptes pendents d’abordar. Paraules clau: accés obert, BCNROC, repositoris institucionals, Ajuntament de Barcelona, publicacions oficials, reuti- lització. 105 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 Acceso abierto a las publicaciones del sector público: la experiencia del Ayuntamiento de Barcelona Resumen: Se explican las diferentes fases del proyecto de puesta en marcha de un repositorio institucional de acceso abierto para el Ayuntamiento de Barcelona, así como una política de acceso abierto a las publicaciones oficiales de este Ayuntamiento con licencias Creative Commons. Además, se describen los principales trabajos que se han tenido en cuenta y el impacto a nivel organizativo de la corporación municipal. Dada la cantidad y complejidad de la documentación municipal, el repositorio está organizado en comunidades y colec- ciones, con diversidad de criterios. Los metadatos Dublin Core utilizados para la descripción, junto con calificadores o metadatos propios creados para este fin, inciden en describir con detalle las especificidades de los documentos de una administración local. Las comunidades de fotografía y video representan dos casos especiales en cuanto al tratamiento documental y la gestión de derechos. Finalmente se concluye con los asuntos pendientes de abordar. Palabras clave: acceso abierto, BCNROC, repositorios institucionales, Ayuntamiento de Barcelona, publicaciones ofici- ales, reutilización. Open access to public sector publications: the experience of the Barcelona City Council Abstract: The article explains the different phases involved in starting up an open access institutional repository by the Barcelona City Council, as well as an open access policy to the Council’s official publications using Creative Commons licences. It also describes the main tasks involved and the impact on the City Council in organisational terms. In view of the quantity and complexity of the city council’s documentation, the repository is structured by communities and collections, based on different criteria. The Dublin Core metadata used for the purpose of description, together with specific or in-house qualifiers or metadata created to this end, bring an influence to bear on the accurate description of the specificities of a local administration’s documentation. Photography and video communities constitute two special cases in terms of the processing of documentation and copyright management. The article closes with a conclusion on outstanding questions. Keywords: open access, BCNROC, institutional repositories, Barcelona City Council, official publications, reutilization. 106 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 1. Un bé comú que cal compartir ten saber els pressupostos del nostre barri, la quantitat d’aigua de pluja que ha caigut a la ciutat diàriament, quin destí tenen els nostres impostos, com podem gaudir de l’espai públic, com podem evitar factors de risc o com funciona la xarxa d’inclusió social. En un moment o altre de la vida aquesta informació pot ser d’interès per a tota la ciutadania. És indiscutible que aquests continguts són una font de riquesa per a qui hi accedeix. En saber-los podem ser proactius, escollir conscientment i prendre les decisions que ens sem- blin més adequades. L’impacte social d’aquestes pu- blicacions és molt fort perquè són un motor que crea coneixement per a qui hi arriba i, per tant, podem dir que poden contribuir a transformar les societats donant igualtat d’oportunitats a tothom. Entenem, doncs, que cal compartir aquest coneixement i tenir-lo disponible per a tothom, sense cap tipus d’exclusió. Tal com diu l’IFLA,3 «l’accés a la informació és un dret humà fona- mental que pot trencar el cicle de pobresa i ser la base del desenvolupament humà sostenible». És amb aquesta visió de bé comú, de dimensió social de la informació que genera una administració pública, que el Servei de Documentació i Accés al Coneixement de l’Ajuntament de Barcelona (SEDAC) treballa per impulsar En una ciutat on viuen més d’1.600.000 persones1 i n’hi professionalment i institucionalment l’accés lliure i gra- treballen 811.578, no és estrany que l’Ajuntament publiqui tuït al coneixement municipal publicat, tot aprofitant les cada any més de tres mil documents2 digitals. Uns do- facilitats que ens dona el món digital per a compartir amb cuments que no només expliquen què fa el govern de la tothom el que abans només era a l’abast de pocs. ciutat, quines polítiques futures es planteja o com es de- senvolupen les actuacions en els districtes i en els barris, El moviment d’accés obert (open access) té un paper sinó que també ens informen dels ajuts i les subvencions transcendental perquè els seus conceptes centrals són que es poden demanar, què hem de saber per gestionar la igualtat d’accés, l’eliminació de barreres per accedir als els nostres residus domèstics, com podem fer horts a continguts, l’eliminació de la necessitat de pagar per con- casa, ens donen consells d’estalvi energètic, ens perme- tinguts que són públics, la interoperabilitat dels sistemes, 1. Barcelona. Ajuntament, Anuari estadístic de la ciutat de Barcelona 2016 [en línia], Barcelona: Ajuntament de Barcelona, 2016, [Consulta: 16/03/2017]. 2. Barcelona. Ajuntament, BCNROC [en línia]: Repositori Obert de Coneixement de l’Ajuntament de Barcelona. Barcelona: Ajuntament de Barcelona, 2015, [Consulta: 16/3/2017]. 3. Federació Internacional d'Associacions i Institucions Bibliotecàries, IFLA Statement on Libraries and Development (August 2013) [en línia], [Consulta: 04/08/2017]. 107 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 etc., i encaixen perfectament amb els objectius de desco- 2. La complexitat de la informació brir, compartir i socialitzar el coneixement municipal. Per que es produeix en l’administració això, l’adopció d’una política institucional d’accés obert,4 emmirallant-nos amb el que han fet el Banc Mundial5 i la municipal Unesco,6 entre altres organismes internacionals, ens ha permès obrir al món la informació institucional, però tam- bé l’acadèmica i l’administrativa, que ha estat finançada amb pressupost municipal procedent dels impostos. L’accés obert ha facilitat que l’Ajuntament de Barcelona, de manera voluntària, cedeixi a tercers els seus drets d’autor i que puguem impulsar la reutilització dels contin- guts d’autoria municipal tot respectant la legalitat, cosa que sempre ens limita. També ha estat un benefici per a la mateixa institució municipal perquè ens ha permès ser més eficients. Els departaments accedeixen a la docu- mentació pròpia i a la de la resta de la corporació munici- pal amb garanties dels drets d’ús i usant un mètode de cerca àgil i ràpid. Gràcies a la implantació d’una idea tan arrelada a la pro- fessió com és l’open access, el 2015 s’ha iniciat, a l’Ajun- tament de Barcelona, un nou camí d’obertura i accés a la informació, reconeixent el dret a la informació municipal pública com a dret ciutadà bàsic que va més enllà del dret d’accés i de les lleis de transparència. És la nova política Podem imaginar-nos que en una administració gran com de l’accés per defecte. és la de Barcelona, que té més de 12.000 treballadors públics,7 es publica informació molt diversa perquè hi ha molts tipus de competències, finalitats i col·lectius diver- sos als quals cal arribar. Aquests objectius comporten la producció de molts tipus de documents, majoritàriament, en formats digitals: documents programàtics, tècnics, normatius, però també de referència, d’anàlisi, d’estudi i acadèmics. 4. Barcelona. Ajuntament, Decret d’Alcaldia de 23 de març de 2015, Aprovar la circular relativa a les pautes d’actuació en relació amb el funcionament del repositori obert de la documentació de l’Ajuntament de Barcelona (BCNROC), segons document annex, Disponible a: Gaseta Municipal de Barcelona, núm. 11 (10/04/2015). 5. Banc Mundial, World Bank open access policy for formal publications [en línia]: administrative manual statement. Washington, DC: World Bank, 2012. [Consulta: 04/08/2017]. 6. Unesco, Open Access policy concerning UNESCO publications [en línia]. (Paris: Unesco, 2013). [Consulta: 04/08/2017]. 7. Barcelona. Ajuntament, Anuari... op. cit. 108 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 Tots són documents informatius d’interès general i, siguin El punt de partida ha estat analitzar quins quins siguin els continguts, els tractem com una peça es- són els documents que han de publicar-se sencial de la col·lecció que ha de ser oberta a la societat i en accés obert. Per això, va caldre, primer, que, a més, ha d’estar disponible per al treball corporatiu. establir un criteri clar de què enteníem per Hem de ser conscients que el SEDAC treballa amb docu- ments públics i oficials,8 que són el reflex dels diferents document publicat en un entorn electrònic mandats municipals i de les actuacions que aquests han administratiu, i quin era el matís que el fet a la ciutat al llarg dels anys. Són documents clau per distingia d’un document no publicat. a poder reconstruir la història dels diferents governs de la ciutat, són part de la memòria institucional, però, com hem vist, també són d’importància cabdal per a fomen- legal— i, sobretot, qui ho publica ha estat molt necessari tar l’apoderament ciutadà. Estem d’acord amb Colme- per a entendre el cicle de la producció i poder ser a l’inici nares9 quan reconeix que «són un instrument important del procés, acompanyant els departaments municipals a […] perquè es converteixen en guies i evidències de la acomplir la política d’accés obert establerta per mandat formulació, l’execució i l’avaluació de polítiques, plans, de l’alcalde o alcaldessa.10 programes i projectes governamentals, a més de ser el principal suport de la legislació que regula la vida quotidi- El punt de partida ha estat analitzar quins són els docu- ana i col·lectiva de les societats». ments que han de publicar-se en accés obert. Per això, va caldre, primer, establir un criteri clar de què enteníem L’Ajuntament, doncs, genera molts documents textuals que per document publicat en un entorn electrònic adminis- penja a diferents canals de comunicació en funció del con- tratiu, i quin era el matís que el distingia d’un document tingut. Per exemple, les actes del Consell Plenari es pen- no publicat. En aquest sentit, es va decidir, i així consta gen a la seu electrònica per tal de garantir-ne la seguretat en la política de desenvolupament de la col·lecció,11 que jurídica i, en canvi, la documentació programàtica es visua- qualsevol font d’informació de l’Ajuntament de Barcelona litza, entre altres canals, a les xarxes digitals per fer arribar que s’hagi difós al públic per qualsevol forma o mitjà com, aquest coneixement de manera àgil i ràpida a la societat. per exemple, una xarxa de comunicació com ara internet, La institució municipal també publica molts continguts en és considerada una font publicada. format audiovisual que es pengen a Youtube i Vimeo. També vam haver de definir quins documents se sotme- Aquesta diversitat de continguts, de formats i mitjans de trien a aquesta política. S’hi inclou qualsevol material do- comunicació ha requerit, dels bibliotecaris, un coneixe- cumental, peça o font d’informació produït pel grup mu- ment aprofundit de l’Administració i de les tecnologies nicipal o encarregat a tercers, finançat amb pressupost amb les quals es treballa. Saber què es publica, quan, municipal i amb independència de la seva font de comu- si es fa de manera puntual o periòdica, com i per què es nicació, format, forma de producció o mitjà d’enregistra- publica —ja que sovint es fan publicacions per imperatiu ment, que tingui un valor informatiu, intel·lectual, artístic 8. Vegeu la definició de «publicació oficial» a: Barcelona. Ajuntament, «Política de la col·lecció [en línia]: Servei de Documentació i Accés al Coneixe- ment», (Barcelona: Ajuntament de Barcelona, nov. 2016), [Consulta: 04/08/2017]. 9. Wilson E. Colmenares, «Las publicaciones oficiales de la Administración pública de Bogotá, Colombia» [en línia], En: Egbert John Sánchez Vanderkast (coord.), La información gubernamental y el acceso a la información pública, México, DF: Universidad Nacional Autónoma de Méxi- co, 2015, [Consulta: 04/08/2017]. 10. Barcelona. Ajuntament, Decret d’Alcaldia... op. cit. 11. Barcelona. Ajuntament, «Política...» op. cit. 109 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 i educatiu; i que pugui ser identificat i tractat com una tíem un mateix objectiu: garantir la difusió, però sense unitat i estar disponible en múltiples còpies o localitzaci- perdre de vista altres necessitats de la mateixa Adminis- ons. També ha d’haver estat aprovat per a ser objecte de tració com ara complir les lleis de transparència, la llei difusió i pot ser d’autoria individual o col·lectiva. Van que- de reutilització, les implicacions amb el futur sistema de dar, lògicament, exclosos els documents sobre els quals gestió documental corporatiu o la finalitat de millorar les el dret d’accés pugui limitar-se d’acord amb els supòsits funcions bibliotecàries. En aquest sentit, com a biblioteca previstos a les lleis: els que afecten la defensa, seguretat, governamental, el SEDAC ha de donar suport documen- secret estadístic i confidencialitat, els documents que per tal a la presa de decisions corporatives i la creació del a accedir-hi es requereixi ser titular d’un dret o interès le- repositori havia de ser un pas endavant per a millorar l’efi- gítim, els documents en poder de l’Ajuntament de Barce- ciència departamental, escurçant el temps de cerca i do- lona per a finalitats alienes a les funcions de servei públic nant més garanties de fiabilitat en disposar d’evidències que tingui atribuïdes, així com aquells sobre els quals hi documentals sòlides per a dissenyar polítiques, elaborar hagi drets de propietat intel·lectual o industrial de tercers. normes i fer les accions administratives pròpies. Les diferents casuístiques documentals que es van tro- A més, vàrem demanar l’assessorament de l’Oficina del bar suposen tot un repte d’organització i de tractament Coneixement de la UB per a l’ús de les llicències Crea- documental per a aconseguir que tothom pugui accedir tive Commons. La unió de diferents coneixements dels als documents per defecte i se’n permeti la reutilització drets de propietat intel·lectual, metadades i tractament sense restriccions. documental, llicències d’ús, obligacions jurídiques i admi- nistratives, requisits tecnològics i, partint d’una visió molt Així, va resultar que hi havia més de 95 col·leccions docu- àmplia del dret a la informació dels ciutadans, va perme- mentals de publicacions digitals o digitalitzades que vam tre a l’equip analitzar els productes documentals de di- haver de definir formalment per facilitar el coneixement vulgació que feia l’Ajuntament, els formats i mitjans de ciutadà i per assignar-los-hi una llicència oberta Creative difusió i els fluxos des de l’inici fins a la publicació. Gràcies Commons concreta que podia anar des de la CC0 fins a a aquesta experiència molt enriquidora per totes les parts la CC-BY-NC-ND. —no oblidem que de vegades el dia a dia ens fa experts en les nostres matèries però tenim un profund desconei- xement de què fa la resta—, es va redactar una proposta 3. Una peça en la transformació digital de política de difusió en obert de les publicacions oficials de l’Ajuntament de Barcelona que el 2015, ajudats per la pressió que feien les lleis de transparència12 va acceptar-se Amb el suport de les direccions respectives, les bibliote- en l’àmbit polític i gerencial.13 càries del SEDAC vam engegar durant els anys 2013 i 2014 diferents grups d’anàlisi de la producció editorial (formal i En redactar aquest article, sense voler ser agosarades i no formal), treballant de costat i, de manera transversal, essent conscients dels nostres límits i de les qüestions amb altres tècnics municipals que tenien l’expertesa dels encara pendents d’abordar, aquesta nova organització de continguts en cada una de les seves àrees. Tots compar- la producció documental que porta tot just un any i mig 12. A Espanya: Ley 19/2013, de 9 de diciembre de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. Disponible a: Boletín Oficial del Estado, nº. 295 (10/12/2013). A Catalunya: Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. Disponible a: Diari Oficial de la Gene- ralitat de Catalunya, núm. 6780 (31/12/2014). 13. Barcelona. Ajuntament, Decret d’Alcaldia... op. cit. 110 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 de vida, està implicant un gran canvi en la manera de Calia que ens permetés complir amb els requisits docu- treballar dels autors i editors de documents de l’Ajunta- mentals: migrar els documents nadius digitals o digitalit- ment de Barcelona. És una transformació de processos zables que ja tenia recol·lectats el SEDAC en un repositori de tots els ens municipals amb els quals treballem. Ara obsolet (12.000 documents textuals) i els milers de foto- ja no són només autors, també s’han transformat, amb grafies que teníem en una base de dades a la intranet, l’ajuda d’una eina senzilla, en consumidors autònoms de però també va ser necessari adequar-la als requisits tec- documentació, cosa que ha fet possible millorar els pro- nològics corporatius, als administratius i als de comuni- cessos de presa de decisions des del punt de vista de cació. Vam escollir Dspace versió 5.0 per la capacitat de l’accés a la informació. descoberta de la informació, per la interoperabilitat amb altres sistemes d’informació municipals, per l’alta implan- Ha calgut formar, i informar, més de 150 responsables tació mundial i per les funcionalitats de preservació digi- de redacció, tractament i difusió de continguts. Però no tal que donava. només els hem donat pautes d’actuació per a l’elaboració de documents i autopublicació, sinó que —més impor- Aquesta eina havia de permetre als departaments au- tant encara— els hem «evangelitzat» —si ens permeteu topublicar-se els documents dels quals l’Ajuntament en dir-ho— sobre la importància del moviment d’accés obert té l’autoria o els drets d’explotació però, a més, volíem i l’impacte social que pot tenir per a la nostra institució. que es pogués integrar fàcilment amb el gestor de con- Els expliquem la importància de les Creative Commons, tinguts institucional, Drupal, i amb el gestor de notícies que molts no coneixien, per a obrir la informació al món Wordpress, la qual cosa ajudaria a millorar l’eficiència de sense barreres legals i els ajudem, en el seu dia a dia, l’administració municipal a configurar-se com a instru- a identificar quines són les llicències més adients per a ment únic al qual han d’apuntar totes les webs institu- adoptar en funció dels tipus de continguts. Fins i tot, els cionals de l’Ajuntament que volen mostrar publicacions ajudem a incrustar-les quan cal. Se’ls dona suport continu a la ciutadania o en tenen l’obligació.14 També havia de per a garantir una correcta gestió del canvi i s’intenten facilitar la difusió de les publicacions municipals a les solucionar els problemes que no s’havien previst. xarxes socials. També s’han revisat altres processos corporatius com ara Vam treballar amb Dspace perquè acomplís el nivell AAA les maneres de contractar els encàrrecs de documents a d’accessibilitat del W3 Consortium i per tal que el disseny l’exterior i s’han redactat clàusules jurídiques de cessió de fos més agradable, usable i comprensible. Des l’inici de drets d’explotació per a garantir que el pressupost dedicat la producció, la interfície ha tingut diferents versions que a la creació d’un estudi, un informe o una publicació arribi a milloren diversos aspectes del sistema. Així, en la darrera la ciutadania en forma de document d’accés lliure i gratuït. versió, s’hi ha afegit, a la plana inicial, una secció per a donar a conèixer els darrers documents publicats, que anomenem Documents recents i s’hi ha incrustat un es- 4. La plataforma pai per a destacar algunes fotografies amb l’objectiu de mostrar les que responguin a un fet determinat o esdeve- niment puntual, a més d’ensenyar les imatges entrades No podíem engegar una política d’accés lliure sense dispo- al sistema més recents. Actualment, s’està treballant en sar d’una plataforma OAI-PMH amb programari lliure que, una funcionalitat nova que faci la cerca més intuïtiva per un cop més, va dissenyar-se amb l’expertesa de molta gent. a l’usuari final. 14. Portal de Transparència, web general i webs sectorials: . 111 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 D’altra banda, davant la necessitat de migrar massiva- ment documents procedents d’altres sistemes, va ser necessari el desenvolupament d’una eina web de migra- ció que permetés, prèvia pujada dels fitxers mitjançant protocol SFTP, la publicació de documents al repositori a través d’un full de càlcul en què s’informa de les meta- dades. Aquest mètode és especialment útil per publicar grans volums d’informació d’un sol cop. 5. La creació de la marca: el BCNROC En aquesta fase, calia buscar un nom consensuat per aquest repositori. Volíem un nom que impactés, però que fos curt i senzill. Amb més o menys encert —totes les opinions són vàlides—, finalment, vam triar Barcelona Repositori Obert de Coneixement (BCNROC) perquè és un nom alegre i musical que identifica les línies bàsiques del projecte: la ciutat, el repositori institucional, el movi- ment d’accés obert i el dipòsit de coneixement explícit corporatiu distribuït en forma de document. Vam pensar que el nom arrelaria fàcilment en la memòria cor- porativa i ha estat així. El novembre del 2016 vam registrar la marca a l’OEPI15 i actualment hem començat a fer-ne la pro- moció, tant per a la ciutadania com per als òrgans municipals. 6. Metadades i col·leccions Per estructurar el repositori vam partir de la base que les comunitats i les col·leccions havien de servir primor- dialment per a organitzar els documents, és a dir, que xa i que havia de ser comprensible, no només per a un l’objectiu principal era ubicar-los en un lloc definit del re- públic especialitzat, com és el de l’Ajuntament, sinó tam- positori. També creiem que, encara que navegar per les bé per als ciutadans, un públic general. col·leccions pot ser una bona manera d’anar descobrint documents, en tot cas no és (o no hauria de ser) l’eina Tenint en compte aquestes premisses, va ser necessari principal per a cercar la informació. D’altra banda, érem organitzar la informació seguint diferents criteris. Malgrat conscients que havíem d’ordenar una documentació, la que ens hauria agradat seguir un sol criteri, hem hagut de l’Administració local de Barcelona, certament comple- de tenir en compte la varietat de producció documental 15. Resolució de concessió de Marca Nacional, denominació: BCNROC (Expedient núm. 3617930/1, de 29 nov. 2016, de l’Oficina Espanyola de Pa- tents i Marques). 112 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 i, alhora, ser sensibles amb les necessitats dels departa- Quan vam iniciar el projecte, partíem d’una col·lecció de ments municipals i amb les exigències de classificació de quasi 40.000 fotografies, nadiues digitals o digitalitzades la informació pública marcades per la llei de transparèn- i, vam creure necessari disposar d’un carrusel de visualit- cia. Per tant, la nostra actitud ha estat fixar unes pautes zació situat a la pàgina inicial del BCNROC per donar més clares per a cada col·lecció, però sabent que hem de ser vistositat a aquest important fons d’imatges. Hi ha col- flexibles i estar oberts als canvis en les comunitats i les leccions sobre planejament urbà, patrimoni arquitectònic, col·leccions, i que aquestes, en el futur, poden tenir altres art públic o art funerari, però també fotografies de plà- característiques, segons les necessitats i les exigències nols, dibuixos tècnics de mobiliari urbà i fotomuntatges. que ens trobem. La comunitat de vídeos, en canvi, està formada princi- La majoria de documents s’ubiquen seguint el criteri de palment i, de moment, per documents audiovisuals digi- tipologia documental: les cartes de serveis, les circulars, talitzats procedents d’originals analògics, en Beta, VHS i les declaracions institucionals i els informes, entre d’al- U-matic, i s’organitza en col·leccions temàtiques. tres, en són alguns exemples. L’organització per tipus de document és molt útil per al Portal de Transparència, Les imatges en moviment han requerit, d’una banda, la que pot recuperar tots els documents que està obligat a conversió a un altre format des del format digitalitzat pre- difondre per llei, enllaçant directament amb la col·lecció existent i una configuració específica en el repositori per pertinent a BCNROC. Els ciutadans poden comprendre tal que un visor en facilités la visualització dins la matei- fàcilment algunes d’aquestes tipologies (per exemple, les xa interfície, al costat de les metadades. Així mateix, ha memòries, els pressupostos i les revistes). D’altres, però, estat necessari modificar alguns paràmetres per millorar no són tan entenedores per qui no està avesat al llen- la reproducció en temps real i evitar les demores de des- guatge administratiu. Això ens ha obligat a incloure una càrrega del document. definició per cada comunitat/col·lecció i, així, l’usuari pot entendre més fàcilment què hi trobarà. La definició l’hem Actualment, s’està treballant en els criteris de selec- tret generalment dels diccionaris, però en alguns casos, ció i la planificació d’entrada dels vídeos nadius digi- per definir-ne el tipus, hem necessitat la col·laboració de tals de producció municipal amb els diversos departa- juristes o del departament que elabora els documents. ments productors. El volum d’aquest tipus de material és molt important i afectarà, directament, la capacitat Altres col·leccions s’organitzen tenint en compte altres d’emmagatzematge del BCNROC i d’anàlisi i tracta- casuístiques. Així, hem creat comunitats que a DSpace ment documental. haurien d’haver estat col·leccions, però hem considerat que tenien prou rellevància o autonomia per tractar-les D’altra banda, algunes col·leccions han seguit el criteri de per separat. És el cas, per exemple, de les revistes i la procedència del document. Responen a aquesta pauta també de les enquestes, que tot i que són publicaci- els documents de l’alcalde o alcaldessa, els documents ons en sèrie i podrien haver estat dins la comunitat de del Registre d’estudis i informes, i les publicacions ex- revistes, s’ha considerat que tenen prou interès per a ternes. visualitzar-les a primera línia per tractar-les de manera independent. Dins de les col·leccions, també hem creat plantilles es- pecífiques d’entrada amb metadades exclusives, algu- En el cas de les imatges (fixes i en moviment), no hem nes de les quals són valors per defecte que estalvien el prioritzat el tipus de document sinó el format digital i, vol- temps d’autopublicació. També, s’han redactat les guies gudament, s’han organitzat a part. d’entrada de documents per a cada col·lecció en dues 113 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 Les metadades que es fan servir són les – Pla o programa municipal (dc.subject.programme): Dublin Core, tant els quinze elements permet trobar tots els documents que tracten d’un bàsics, com els qualificadors; val a dir que programa o pla estratègic municipal específic. Així, se n'han hagut de crear de propis per poder aquesta metadada ens ajuda a trobar el programa mu- descriure acuradament les especificitats nicipal que ens interessa i també dossiers de premsa, dictàmens, etc. sobre el programa en qüestió. dels documents municipals. – Categoria temàtica (dc.subject.category): es fa servir una llista controlada de matèries extreta de la taxo- nomia de Datos.gob,18 pensades per a facilitar la re- versions: una de simplificada per a l’autor/editor,16 que és utilització de dades entre administracions. Són grans qui publica els seus documents, i una de completa per al categories: cultura, medi ambient, sector públic, entre personal del SEDAC. d’altres, que ens han de facilitar la integració amb al- tres sistemes d’informació. És important assenyalar que en el procediment d’auto- – Afectació passiva (dc.description.legislationchangedby): publicació s’ha donat la màxima prioritat a la visualització permet descriure totes les normatives posteriors que immediata dels documents a internet. Per minimitzar el han afectat la norma que estem descrivint. temps de dedicació dels departaments a aquesta tasca, – Afectació activa (dc.description.legislationchanges): s’han limitat a tres les metadades descriptives obligatò- permet descriure totes les normatives anteriors que ries (autor, títol i data d’aprovació). Un cop els autors han han estat afectades per la norma que estem descrivint. entrat el document i les metadades bàsiques, el docu- – Vigència (dc.coverage.vigència): permet fer el filtre de ment ja és visible. El personal del SEDAC completa pos- quins documents són vigents i quins no. teriorment les metadades de cada document entrat, se- – Topogràfic (dc.identifier.imagurb): metadada exclusiva guint les pautes completes. Els administradors disposen per a les imatges fixes. En algunes col·leccions feia la d’una plantilla amb 70 metadades,17 algunes associades funció d’enllaç per a la publicació de fotografies en al- a vocabularis controlats o tesaurus. tres aplicacions municipals especialitzades (per exem- ple, al Catàleg d’Art Públic o al Catàleg de Patrimoni Les metadades que es fan servir són les Dublin Core, Arquitectònic). tant els quinze elements bàsics, com els qualificadors; – Resum: metadada molt útil en les comunitats d’imat- val a dir que s’han hagut de crear de propis per poder ges i vídeos. Hi ha una breu descripció del contingut i descriure acuradament les especificitats dels documents en el cas dels vídeos el detall del tipus de plans (primer municipals. Us en destaquem algunes: pla, vista aèria, etc.). – Mandat (dc.identifier.mandat): permet la cerca de do- cuments produïts en un mandat de govern. Aquesta metadada la porten tots els documents que són resul- tat de la programació política. 16. Les guies estan visibles a l’entorn de BCNROC: Barcelona. Ajuntament, BCNROC... op. cit. 17. 18. Espanya. Secretaría de Estado para la Función Pública; Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, «Taxono- mía del catálogo datos.gob.es [en línia]: documento de trabajo», (Madrid: Ministerio de Industria Turismo y Comercio; Ministerio de Política Territorial y Administración Pública, 2015), [Consulta: 04/08/2017]. 114 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 7. La reutilització de la documentació que després n’han aparegut d’altres, i vam decidir assig- municipal i la gestió dels drets de nar, de manera genèrica i en funció de la tipologia docu- mental, una o diverses llicències CC per facilitar la difu- propietat intel·lectual sió legal a internet, amb les mínimes barreres possibles, d’aquells documents dels quals érem autors. També vam tenir en compte els documents que contenien dades de caràcter personal, com ara sentències judicials, per tal de poder oferir-les sense infringir la normativa de protecció de dades de caràcter personal. Actualment, i a grans trets, la gestió de cessió de drets es fa de dues maneres. Quan en trobem documents d’autoria municipal sense la correcta cessió de drets i que han publicat autors externs, físics o jurídics, se’ls fa arribar un formulari d’autorització de publicació i de reutilització a BCNROC que ens permeti la difusió i preservació digital. En canvi, per als encàrrecs de do- cuments que s’han fet a partir del març del 2017, s’han redactat unes clàusules de cessió de drets que amb el suport dels òrgans gerencials s’han pogut incrustar en els plecs tipus administratius per tal de garantir, dins del funcionament habitual de l’administració, la difusió, la reutilització i les funcions necessàries per a l’accés permanent d’aquests encàrrecs. Com que l’Ajuntament de Barcelona, a més del foment de la transparència, havia de complir amb el requisit legal de En els casos en què els autors només autoritzen un ús la llei de reutilització de la informació del sector públic19 restringit municipal, o bé, en el cas d’encàrrecs a tercers que té l’objectiu d’afavorir la creació d’obres i productes que no autoritzen la comunicació pública, els documents derivats de tercers, des de l’inici es va tenir en compte s’embarguen seguint el model d’accés obert i resten no- la necessitat de reutilitzar els documents dels quals la més disponibles per a la consulta del personal municipal Corporació municipal en tenia l’autoria. amb les restriccions adequades per a cada cas. Seguint el consell de la Unió Europea20 sobre la idoneïtat Cal destacar la complexitat de treballar amb la gestió de d’utilitzar les llicències obertes Creative Commons (CC) drets de la comunitat d’imatges, especialment pel que sense haver de desenvolupar altres llicències específi- fa a les fotografies provinents d’encàrrecs a tercers (fo- ques per reutilitzar conjunts d’informació, es van analitzar tògrafs externs), i aquelles en què apareixien persones tots els tipus de documents que teníem a l’abast, tot i de manera explícita, amb el dret d’imatge corresponent. 19. Espanya, Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, disponible a: Boletín Oficial del Estado, nº. 276 (17/11/2007). 20. Comissió Europea, Directrices sobre las licencias normalizadas recomendadas, los conjuntos de datos y el cobro por la reutilización de los docu- mentos [en línia], Disponible a: Diario Oficial de la Unión Europea, C240/01 (24/7/2014), [Consulta: 07/08/2017]. 115 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 També els vídeos digitalitzats tenen diferents casuísti- 8. Conclusions ques de drets legals, ja que hi ha diversos agents im- plicats (productors, realitzadors, directors, guionistes) i, La primera línia de treball del SEDAC, d’acord amb el mandat sovint, no hi ha un contracte de cessió dels drets d’ex- municipal rebut,22 és impulsar l’obertura del coneixement mu- plotació, ja que en aquells anys de producció, la dècada nicipal i treballar per a l’accés permanent, especialment en el dels vuitanta, no es podia preveure la difusió a través d’in- món digital. Tot i que mai hem perdut de vista aquesta sego- ternet. Actualment, s’estudia com fer-los públics amb la na funció que està recollida en el nostre full de ruta, hem de llicència oberta que l’autor determini. reconèixer que, en aquest punt, encara estem en un primer estadi. No disposem encara d’una estratègia políticament Amb la finalitat de millorar la interoperabilitat amb altres consensuada de preservació del patrimoni digital municipal sistemes, i seguint el que marca la norma tècnica d’in- en la qual, entenem, que hi han d’intervenir molts actors. Els teroperabilitat de reutilització de recursos d’informació,21 recursos humans dedicats al projecte del repositori BCNROC es va crear una metadada específica per categoritzar en han estat limitats i això ha requerit prioritzar certes accions grans sectors primaris tots els recursos d’informació i fa- respecte d’altres. Hem intentat no prendre cap decisió que cilitar l’intercanvi d’informació (dc.subject.category). anés en contra de les bones pràctiques i limités de manera greu l’accés permanent per a les futures generacions. D’altra banda, a les oficines municipals no es disposa, de moment i de forma majoritària, d’eines de generació de la Conscients que encara ens queden importants qüestions documentació que permeti elaborar documents en format pendents de resoldre, valorem molt positivament fins a PDF/A i per això es va optar per no canviar aquest mètode on hem arribat. Avui ja podem dir que l’Ajuntament de de producció. Fer-ho implicava una despesa important en Barcelona disposa d’un repositori institucional d’accés llicències i canvis de programari, així que es va dissenyar obert en xarxa i d’una política d’accés obert per a les pu- una funcionalitat dins del repositori que, de manera auto- blicacions que fomenta l’accés lliure i gratuït a tots els màtica, genera per a cada document una versió en format continguts que es publiquen i que els dona més visibilitat. obert llegible per màquina (.txt) que, a més d’ajudar a la reutilització també facilita la preservació digital. Ha estat un repte professional per a l’equip del SEDAC, amb una gran voluntat de servei cap a la nostra institució La voluntat d’obertura del coneixement municipal ens ha i la ciutadania, però també un repte organitzatiu per a tota fet plantejar com oferir els diferents paquets de recur- la Corporació que s’hi ha vist molt implicada. Recordem sos d’informació a l’àmplia comunitat de reutilitzadors, que ha calgut fer un canvi de processos i de maneres multidisciplinària i heterogènia. Actualment, amb la col- d’actuar que han impactat directament en l’eficiència del laboració de l’oficina de dades obertes de l’Ajuntament i nucli administratiu i dels serveis del SEDAC. la supervisió del consorci W3C a Espanya, estem estudi- ant posar a disposició automàtica, de manera periòdica i Ens trobem en un moment d’eufòria corporativa que ens en bloc, de tot el conjunt de documents i metadades del obliga a gestionar les expectatives de manera adequada, repositori BCNROC, i també prioritzar quins grups d’infor- ja que els departaments municipals reconeixen les bon- mació s’obriran a l’exterior i amb quina freqüència. dats del nou sistema d’informació i, de vegades, ens re- 21. Espanya, Resolución de 19 de febrero de 2013, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutilización de recursos de la información, disponible a: Boletín Oficial del Estado, nº. 54 (04/03/2013), i en línia: [Consulta: 07/08/2017]. 22. Barcelona. Ajuntament, Assignació i denominació de les funcions del Servei de Documentació i Accés al Coneixement [en línia]. Disponible a: Gaseta Municipal de Barcelona, núm. 17 (10/06/2015), i també en línia: [Con- sulta: 07/08/2017]. 116 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 L’ Ajuntament de Barcelona disposa d’un Bibliografia repositori institucional d’accés obert en xarxa i d’una política d’accés obert per AustRAliA. Office of the Australian Information Comissioner. a les publicacions que fomenta l’accés Information policy [en línia]: principles on open public sector lliure i gratuït a tots els continguts que es information. Canberra: Office of the Australian Information Comissioner, 2011. [Consulta: 07/08/2017]. clamen la possibilitat de fer-lo servir per a altres finalitats, per a les quals no ha estat concebut. — Principles on open public sector information [en línia]: report on review and development of principles. Canber- El setembre del 2017, quan tanquem aquest article, el ra: Office of the Australian Information Comissioner, 2011. BCNROC té: 16.760 documents textuals, 3.404 imatges [Consulta: 07/08/2017]. ca d’algun tipus de documents i la garantia de preserva- ció dels fitxers digitals. Volem avançar en la configuració bAnC Mundial. «Banco Mundial adopta política de libre d’una política municipal, sostenible i comuna a tots els acceso a investigación y trabajos intelectuales» [en línia]. ens municipals que garanteixi la recol·lecció i l’accés, a www.bancomundial.org (Abril 10, 2012). llarg termini, de les publicacions digitals o digitalitzades, mació, aconseguir posar en marxa la geolocalització de [Consulta: 04/08/2017]. les imatges, integrar les col·leccions digitalitzades en agregadors de continguts com Europeana i permetre — World Bank open access policy for formal publications l’alineació del repositori amb el futur sistema de gestió [en línia]: administrative manual statement. Washington, documental municipal que s’està preparant. Les implica- DC: World Bank, 2012. [Consulta: 04/08/2017]. recursos disponibles en cada moment. — The World Bank policy on access to information [en També hem de començar a dedicar els esforços a la pro- línia]. Washington DC: World Bank, 2013. [Consulta: 04/08/2017]. sàpiguen que existeix i que poden llegir, usar i reutilitzar lliurement els documents publicats per l’Ajuntament a in- bARCElonA. Ajuntament. Assignació i denominació de les ternet i a les xarxes socials. Creiem que aquest ha de ser funcions del Servei de Documentació i Accés al Conei- l’objectiu final: que tothom pugui, ara i per sempre, com- xement [en línia]. Disponible a: Gaseta Municipal de Bar- partir el saber municipal, sense barreres, per contribuir a celona, núm. 17 (10/06/2015), i també en línia: ministració per part de la ciutadania, i fomentar l’opinió en [Consulta: 07/08/2017]. els assumptes locals i la igualtat d’oportunitats. 117 COBDC/Item 63/2017/p. 103-119 — «Política de la col·lecció [en línia]: Servei de Docu- — Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización mentació i Accés al Coneixement». (Barcelona: Ajun- de la información del sector público. Disponible a: Boletín tament de Barcelona, nov. 2016). [Consulta: 04/08/2017]. — Resolución de 19 de febrero de 2013, de la Secretaría CAtAlunyA. Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transpa- de Estado de Administraciones Públicas, por la que se rència, accés a la informació pública i bon govern. Dispo- aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutili- nible a: Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya, núm. zación de recursos de la información. Disponible a: Boletín 6780 (31/12/2014). Oficial del Estado, nº. 54 (04/03/2013), i en línia: ColmEnAREs, Wilson E. «Las publicaciones oficiales de [Consulta: 07/08/2017]. la Administración pública de Bogotá, Colombia» [en línia]. En: sánCHEz vAndERkAst, Egbert John (coord.). La información — Secretaría de Estado para la Función Pública; Secreta- gubernamental y el acceso a la información pública. México, ría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad DF: Universidad Nacional Autónoma de México, 2015. [Consulta: 04/08/2017]. torial y Administración Pública, 2015). [Consulta: lizadas recomendadas, los conjuntos de datos y el co- 04/08/2017]. bro por la reutilización de los documentos [en línia]. Dis- ponible a: Diario Oficial de la Unión Europea, C240/01 FEdERACió Internacional d'Associacions i Institucions Bi- (24/7/2014). rectrius per a biblioteques governamentals [en línia]. Bar- [Consulta: 07/08/2017]. celona: Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya, 2012. [Consulta: 07/08/2017]. ento útil (Knowledge discovery) en la era digital [en línia]. (The Hague: LIBER, 2015). ifla-statement-on-libraries-and-development> [Consulta: [Consulta: 07/08/2017]. 04/08/2017]. deu anys després de la Budapest Open Access Initiati- FitzgERAld, Anne M.; FitzgERAld, Brian F.; HoopER, Neale. ve [en línia]: l’accés obert per defecte. (Budapest: Bu- «Enabling open access to public sector information with dapest Open Access Initiative, 2013). [Consulta: 04/08/2017]. perience». En: Access to public sector Information: law, technology & policy. Sydney: Sydney University Press, EspAnyA. Ley 19/2013, de 9 de diciembre de transparencia, 2010. [Consulta: acceso a la información pública y buen gobierno. Dispo- 04/08/2017]. nible a: Boletín Oficial del Estado, nº. 295 (10/12/2013). 118 Marta Ràfales, Roser Batlló, Noelia Hermosilla i Sara Plaza/Veus/p. 103-119 — «Open access and public sector information [en línia]: sánCHEz vAndERkAst, Egbert John (coord.). El acceso a la policy developments in Australia and key jurisdictions». En: información gubernamental: experiencias y expectativas. Access to public sector information: law, technology & po- México, DF: Universidad Nacional Autónoma de México, licynia]. Sydney: Sydney University Press, 2010. [Consulta: 04/08/2017]. — La información gubernamental y el acceso a la in- GuideLineS on open access to scientific publications and formación pública. México, DF: Universidad Nacional research data in Horizon 2020 [en línia]. (Brussels: Eu- Autónoma de México, 2015. ropean Comission, 2013). [Consulta: 04/08/2017]. subER, Peter. Acceso abierto. Toluca: Universidad Autóno- ma del Estado de México, 2015. mClEod, Eliza. «Open Knowledge Repository (OKR)» [en línia]. (Geneva: World Bank Publishing Officer, 2013). — Knowledge unbound: selected writings on open ac- < h tt p s : / / w w w. u n o g . ch / 8 0 2 5 6 E D D 0 0 6 B 8 9 5 4 / cess, 2001-2011. Cambridge: MIT Press, 2016. (httpAssets)/535EEE5F0BCED75DC1257BF80041651D/ $file/Open+Access+at+the+World+Bank.pdf> — «Panorama sobre el acceso abierto (AA) [en línia]: con [Consulta: 04/08/2017]. especial atención al acceso abierto a artículos revisados por pares y sus pre-prints». (Richmond: Earlham College, mEndo, Concepción; et al. «Del acceso a la reutilización, 2012). [Consulta: 04/08/2017]. de la información pública». En: Revista española de do- cumentación científica, vol. 36, nº 3 (2013). ción del Acceso Abierto. [Paris]: Unesco, cop. 2013. [Consulta: 04/08/2017]. RAmos simón, L. Fernando, et al. «De la reutilización de información del sector público a los portales de datos unEsCo. Open Access policy concerning UNESCO publi- abiertos en Europa» [en línia]. En: BiD: textos universita- cations [en línia]. (Paris: Unesco, 2013). [Consul- bre 2012). [Consulta: ta: 04/08/2017]. 07/08/2017]. 119