Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Introducció a taules dinàmiques Excel 2007 3 de juliol de 2012 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Estil de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 2 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 1.- Introducció Una taula dinàmica d’Excel consisteix en el resum d’un conjunt de dades que en facilita la interpretació. Ens permet: Convertir les dades en informes Aconseguir mitjanes, totalitzar adaptats diferents necessitats dades... Per poder analitzar-les 3 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Estil de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 4 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 2.- Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica •En primer lloc, un full de càlcul amb una quantitat d’informació relativament extensa. 5 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 2.- Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica • Identificació de TOTES les columnes 6 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 2.- Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica • Homogeneïtat de les dades a cada columna 7 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Estil de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 8 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 3. Creació d’una taula dinàmica • Un cop disposem d’un conjunt de dades que compleix els requisits anteriors: 1.- Seleccionem TOTES les dades 2.- Anem al menú “Inserció” i fem clic a “Taula Dinàmica” Apareixerà un quadre de diàleg amb: •Intèrval de dades seleccionades. •Ubicació de l’informe 3.- Cliquem d’acord 9 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 3. Creació d’una taula dinàmica A un costat, la zona on s’ubicarà l’informe de taula dinàmica… …a l’altra, la zona de disseny... 10 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 3. Creació d’una taula dinàmica • Per crear la taula, desplacem amb el ratolí els camps a la zona de disseny tenint en compte que: Camps: relació dels blocs d’informació (els noms corresponen a les columnes de les dades d’origen). Filtre d’Informe: permet Etiquetes de columna: els establir filtres segons un o camps ubicats en aquesta varis camps secció, es distribuiran a l’informe com a columnes Valors: els camps d’aquesta Etiquetes de fila: els camps secció, seran els resultats ubicats en aquesta secció, es dels càlculs (suma, mitjana, distribuiran a l’informe com a variacions, desviacions...) files. Permet diversos nivells d’agrupació 11 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 3. Creació d’una taula dinàmica • EXEMPLE 1: crear una taula que ens mostri el total de les inversions 12-15 a l’àrea de EEiO, per capítol i per operador finançador. Ordenat de major a menor volum d’inversió 12 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Estil de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 13 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 4.- Configuració dels camps • És possible configurar els camps de Taula Dinàmica. Principalment, s’han de distingir dos casos a) Configuració del camp: per etiquetes de fila o columna b) Configuració del camp de valors: per valors numèrics de la taula a b Permet escollir el tipus d’operació Permet escollir els subtotals que que realitzem sobre els valors que es mostrem per un camp en concret. mostren Permet escollir com volem que ens mostri les dades. Permet escollir com es visualitzen els camps. En algún cas pot interessar visualitzar-los en format tabular 14 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 4.- Configuració dels camps • Posar camps en format tabular: a) Configuració del camp de nivell superior b) Presentació i impressió c) Mostra les etiquetes d’element en format tabular d) Eliminem els subtotals del camp • En cas de no trobar l’opció de configuració més adequada a la necessitat, es poden crear camps calculats. 15 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 4.- Configuració dels camps • EXEMPLE 2: sobre la taula de l’exemple 1: • Mostrar les de tot l’Ajuntament • Comptar els projectes de cada operador • Calcular el percentatge d’inversió de cada operador respecte el total de la inversió • Calcular el percentatge que representa la inversió de 2012 respecte el total 16 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Estil de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 17 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 5.- Estil de la taula • Es pot modificar l’estil de la taula de la següent forma: • Si no encaixa cap dels estils predeterminats, es pot editar l’estil: Notes •Els camps que apareixen en negreta, tenen format determinat •Per editar l’estil de l’agrupació per files, modificar el grup “primera banda de fila, segona...” 18 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 5.- Estil de la taula • EXEMPLE 3: sobre la taula de l’exemple 2: •Per cada operador, afegir la tipologia de la inversió •Per cada tipologia, volem veure quins projectes hi ha. •Al tenir dificultat per diferenciar els nivells de fila, editem l’estil per tal d’afegir-ne un altre 19 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Disseny de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 20 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 6.- Gràfics dinàmics • Es pot crear un gràfic de qualsevol taula dinàmica: • La mecànica és la mateixa que per crear i editar gràfics normals. 21 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 6.- Gràfics dinàmics • EXEMPLE 4: sobre la taula de l’exemple 1: •Crearem un gràfic dinàmic de barres •Eliminem el camp capítol de la Taula Dinàmica •Afegim els totals damunt de cada barra 22 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Disseny de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 23 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 7.- Exercicis pràctics •Exercici 1. Àmbit territorial Indiqueu per l’any 2012 i 2013 (total p) i per operador executor, amb el detall dels projectes d’inversió, tota la inversió que s’està fent a l’àmbit territorial Sarrià. a.Un cop tinguis la taula creada canvia el disseny amb l’estil de taula dinàmica clar 17. b.Canvieu l’estil de l’informe de format esquemàtic a format tabular. c.Comprova que tens fet un subtotal per operador executor. d.Incorporeu una nova formula que sumi Total P 2012 + Total P 2013. e.Afegiu un filtre que mostri només els imports majors de 0 del sumatori total P 2012- 2013. f.Incorpora a la taula dinàmica el detall per capítol i afegiu un subtotal per aquest. Un cop tingueu el subtotal feu un grup que inclogui capítol VI i VII, i canvieu el nom del grup per Total Capítol VI + VII. g.Afegiu bandes a les files i a les columnes per tal de poder tenir una millor comprensió a l’hora d’imprimir el document. •Exercici 2. Objectiu estratègic. 1. Feu una taula dinàmica que ensenyi el detall del grup objectiu pel total 2012-2015. 2. Filtra per l’àrea “hàbitat urbà” 3. Afegeix una gràfica dinàmica circular. 4. Incorpora els valors de la gràfica amb “les etiquetes de dades”. 5. Un cop les tinguis en €, canvia de valor a percentatge amb dos decimals. 24 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 7.- Exercicis pràctics •Exercici 3. Àrees El Gerent Municipal ens demana la inversió que està prevista pel PIM 2012-2015 a l’àrea d’Hàbitat Urbà i ho voldria detallat per operador finançador. a. Afegeix el camp nom del projecte en format esquemàtic b. Inclou el codi de projecte en format tabular. c. Inclou l’àmbit territorial i fes un subtotal per àmbit territorial d. Agrupa únicament l’àmbit territorial “ciutat” i “ciutat vella”i afegeix un subtotal e.Després d’entregar aquesta informació, el Gerent Municipal ens comunica que vol la mateixa informació però sense incloure BIM,SA. Fes el filtre. •Exercici 4. Gràfic dinàmic Crear una taula dinàmica introduint un filtre per les àrees de QVIE, HU i CCCI per àmbit territorial i anualitats Total P 2013 i 2014. a. Un cop ho tinguis, calcula el sumatori total dels dos anys. b. Torna a incorporar l’anualitat 2013 i 2014 però ara mostra els valors com a % sobre el total. c. Afegeix una formula que calculi el percentatge que representa cada territori per l’anualitat 2013 sobre el total. d. Esborra totes les columnes amb % i crear un gràfic de columnes que representi les anualitats 2013-2014 i el total. 25 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC Index 1. Introducció 2. Requisits a tenir en compte abans de fer una taula dinàmica 3. Creació d’una taula dinàmica 4. Configuració dels camps 5. Disseny de la taula 6. Gràfics dinàmics 7. Exercicis pràctics 8. Problemes típics 26 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC 7.- Problemes típics Problema Solució Al crear una taula dinàmica, m’apareix un error diu: Hi ha columnes sense títol a la Base de Dades. Posar nom a les columnes que no “El nom del camp de la taula dinàmica en tinguin no és vàlid...” No s’han actualitzat les dades a la taula dinàmica (botó dret – actualitzar) Modifico alguna dada de la Base de Dades, i no veig els canvis Hi ha filtre manual i els nous valors no estan permesos pel filtre. Revisar el filtre i incloure els nous valors Afegeixo nous registres a la Base de Has d’ampliar l'origen de dades (Opcions Dades i no se’m veuen a la taula – Canvia l’origen de les dades) dinàmica 27 Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica Direcció de Projectes TIC