GASETA MUNICIPAL 16 de setembre del 2019 CSV: a06c-cd44-9749-59b3 Disposicions generals – Instruccions INSTRUCCIÓ reguladora del procediment d'aprovació dels convenis de pràctiques acadèmiques universitàries. 1. Objecte i àmbit d’aplicació d’aquesta instrucció Aquesta instrucció té per objecte regular el procediment de tramitació i aprovació dels convenis específics per a acollir estudiants universitaris que realitzin pràctiques acadèmiques externes d’acord amb la normativa vigent. Aquesta instrucció s’aplicarà a l’Ajuntament de Barcelona i els seus organismes públics dependents. 2. Definicions Als efectes del que disposa aquesta instrucció s’estableix: 2.1. Unitat gestora: és l’estructura organitzativa que té assignades les tasques de la gestió i administració de personal. 2.2. Conveni Marc: és el conveni signat entre l’Ajuntament de Barcelona i les diferents Universitats regulador de les condicions generals i comuns respecte la incorporació d’estudiants a realitzar pràctiques acadèmiques a les dependències municipals. 2.3. Conveni específic de pràctiques acadèmiques: s’entén com aquell conveni que concreta les condicions en què es duen a terme les pràctiques (durada i període, import de la beca, si s’escau, tutor/s, règim d’assegurança, drets i obligacions de les parts entre altres) i que és signat pel representant de l’Ajuntament o dels seus organismes públics, pel secretari delegat que correspongui, pel representant de la institució acadèmica i per l’estudiant. 2.4. Beca: és la subvenció econòmica que pot estipular el conveni específic a favor de l’estudiant durant el període de pràctiques, i amb vinculació pressupostària al capítol IV. 3. Incoació, impuls i custòdia de l’expedient relatiu al conveni específic de pràctiques acadèmiques Les unitats gestores, d’ofici o a petició de les direccions o departaments del seu àmbit, podran iniciar la tramitació d’un conveni específic per acollir un estudiant en pràctiques a l’empara dels convenis marc signats i en vigor per part de l’Ajuntament de Barcelona i les diferents Universitats. En el cas que algun districte, àrea o organisme públic de l’Ajuntament de Barcelona es comprometin amb una facultat o escola a acollir un determinat número d’estudiants en un període concret, aquell conveni no pot contemplar cap clàusula que contravingui la present instrucció, i essent necessària la posterior tramitació i aprovació d’un conveni específic individual per a cada estudiant. 1 gaseta@bcn.cat barcelona.cat/gasetamunicipal DLB-5.656-2007 GASETA MUNICIPAL 16 de setembre del 2019 CSV: a06c-cd44-9749-59b3 La incoació, impuls i custòdia de l’expedient relatiu al conveni específic de pràctiques acadèmiques externes correspon a la unitat gestora de cada districte, àrea o organisme públic del qual depengui la direcció, departament o unitat administrativa on l’estudiant realitzarà les pràctiques formatives. 4. Contingut de l’expedient d’aprovació del conveni específic de pràctiques acadèmiques 4.1 L’expedient administratiu d’aprovació d’un conveni específic de pràctiques acadèmiques externes ha de contenir, com a mínim: - un informe d’incoació justificant i valorant la conveniència de concertar el conveni de pràctiques acadèmiques externes - les dades personals de l’estudiant, entre les quals, còpia del DNI, número d’afiliació a la Seguretat Social i dades bancàries - proposta del conveni en els termes previstos en la normativa vigent - declaracions responsables d’estar al corrent en el compliment de les obligacions tributàries amb l'Ajuntament de Barcelona i altres ens municipals dependents; així com de les obligacions amb l’Agència Tributària i amb la Seguretat Social; segons el model que s’estableixi; emeses per la persona becària que rep un ajut per estudis i per la Universitat, si percep alguna quantitat en concepte de subvenció per finançar parcialment les despeses derivades del programa de pràctiques. 4.2 La proposta de conveni s’haurà d’ajustar al model aprovat per l’Ajuntament de Barcelona, que s’aplicarà de forma homogènia a tots els àmbits municipals. Excepcionalment i per causes justificades, es podrà aprovar un conveni específic diferent al model municipal. En aquest cas, haurà de contemplar les següents clàusules: - Dades identificatives de les parts - Projecte d’estudis - Període de les pràctiques - Identificació del tutor/a - Regulació, si s’escau, de la quantia de la beca i condicions d’abonament. - Clàusula que reculli expressament que la relació de l’estudiant amb l’Ajuntament és exclusivament acadèmica, sense que generi cap vincle de caràcter laboral o funcionarial. - Clàusula de confidencialitat de l’estudiant en relació a la informació i documentació que obtingui com a conseqüència de la seva estada en pràctiques. - Clàusula sobre la protecció de les dades de caràcter personal. 4.3 La persona becària que rep un ajut per estudis en el marc de la realització de pràctiques universitàries externes a l’Ajuntament de Barcelona o als seus organismes públics dependents, haurà de signar una declaració responsable d’estar al corrent en el compliment de les obligacions tributàries amb l'Ajuntament de Barcelona i altres ens municipals dependents; així com de les obligacions amb l’Agència Tributària i amb la Seguretat Social. 2 gaseta@bcn.cat barcelona.cat/gasetamunicipal DLB-5.656-2007 GASETA MUNICIPAL 16 de setembre del 2019 CSV: a06c-cd44-9749-59b3 L’Ajuntament sol·licitarà a l’Agència Tributària i a la Seguretat Social els certificats telemàtics que acreditin que la persona becària es troba al corrent de les seves obligacions amb les respectives administracions, llevat que aquesta persona s’hi oposi, cas en que haurà d’aportar la documentació acreditativa. La mateixa obligació s’haurà d’exigir a la Universitat, quan aquesta percebi, per part de l’Ajuntament de Barcelona, alguna quantitat en concepte de subvenció per finançar parcialment les despeses derivades del programa de pràctiques. 5. Informe jurídic preceptiu per part del Departament Tècnic Jurídic Com a tràmit previ a la seva aprovació, la unitat gestora remetrà a la Gerència de Recursos Humans i Organització la proposta del conveni específic, per tal que sigui emès el preceptiu i vinculant informe per part dels Serveis Jurídics d’aquesta gerència. 6. Aprovació del conveni específic i autorització i disposició de despesa La facultat d’aprovar el convenis específics de pràctiques acadèmiques correspon als/les titulars de la Gerència de Sectors, Districtes i organismes públics dependents. En aquells convenis que es prevegi un ajut econòmic per a l’estudiant, l’aprovació dels convenis específics inclourà també l’autorització i disposició de la despesa a càrrec del capítol IV, amb la corresponent fiscalització per part d’Intervenció. 7. Signatura del document conveni específic Per part de l’Ajuntament, la facultat de signar convenis específics de pràctiques acadèmiques universitàries correspon als/les titulars de la Gerència de Sectors, Districtes i organismes públics, amb l’assistència del secretari delegat que corresponguin. Així mateix per a la validesa del conveni específic caldrà que es formalitzi la signatura del representant de la institució acadèmica i de l’estudiant. 8. Tràmits per a la inclusió i cotització de l’estudiant a la Seguretat Social 8.1 En aquells casos que l’estudiant realitzi les pràctiques acadèmiques externes en algun districte o sector municipal i el seu conveni específic prevegi algun tipus de beca econòmica, l’Ajuntament de Barcelona el donarà d’alta i cotitzarà en el règim general de la Seguretat Social. A aquests efectes, un cop el conveni específic estigui signat per totes les parts, la unitat gestora en remetrà una còpia al Departament de Gestió Econòmica i Planificació de la Gerència de Recursos Humans i Organització de l’Ajuntament. El Departament de Gestió Econòmica i Planificació remetrà còpia del document d’alta a la Seguretat Social (TA.2) a la unitat gestora per a la seva incorporació a l’expedient administratiu. 8.2 En aquells casos que l’estudiant realitzi les pràctiques acadèmiques externes en algun organisme públic dependent de l’Ajuntament de Barcelona i el seu conveni específic prevegi 3 gaseta@bcn.cat barcelona.cat/gasetamunicipal DLB-5.656-2007 GASETA MUNICIPAL 16 de setembre del 2019 CSV: a06c-cd44-9749-59b3 algun tipus de beca econòmica, serà el propi Organisme públic qui gestionarà alta i la cotització en el règim general de la Seguretat Social de l’estudiant. 8.3 En cap cas, l’estudiant podrà incorporar-se per iniciar les pràctiques efectives sense que la unitat gestora tingui constància de la seva alta a la Seguretat Social. 9. Modificacions del convenis específics i baixa de l’estudiant del règim general de la Seguretat Social 9.1. La unitat gestora ha de comunicar de forma immediata al Departament de Gestió Econòmica i Planificació de la Gerència de Recursos Humans i Organització de l’Ajuntament qualsevol tipus de modificació dels termes del conveni específic que puguin tenir incidència en el règim general de la Seguretat Social, especialment la data de finalització de les pràctiques o si es produeix una rescissió o renúncia prèvia a la data establerta en el conveni. 9.2. El Departament de Gestió Econòmica i Planificació remetrà còpia del document de baixa a la Seguretat Social (TA.2) a la unitat gestora per a la seva incorporació a l’expedient administratiu. 10. Protecció de dades de caràcter personal En compliment del que disposa la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal i garantia dels drets digitals, les dades personals que figuren en els convenis de pràctiques acadèmiques seran tractades per l’Ajuntament de Barcelona (tractament - convenis de pràctiques educatives) amb la finalitat de gestionar la cooperació educativa. 11. Model de conveni específic Els convenis específics reguladors de les pràctiques acadèmiques externes per acollir estudiants a l’àmbit de l’Ajuntament de Barcelona i els seus organismes públics es formalitzaran en alguns dels models que s’adjunten, en funció si s’estableix o no algun tipus d’ajut o compensació econòmica. 12. Entrada en vigor Aquesta instrucció entrarà en vigor a l’endemà de la seva publicació. 4 gaseta@bcn.cat barcelona.cat/gasetamunicipal DLB-5.656-2007