Procés d’obtenció i instal·lació del Certificat Digital per associacions sense ànim de lucre en 4 passos + 1 1 INDEX CONTINGUTS → Què és i per a què serveix el Certificat Digital?............................................................pág. de 3 a 6 → El procés cronològicament............................................................................................pág. de 7 a 11 → Pas 1: Consultar les Consideracions prèvies i configuració del navegador....................pág. de 12 a 23 → Pas 2: Sol·licitar el Certificat Digital a la web de la FNMT..............................................pág. de 24 a 28 → Pas 3: Acreditar la identitat en una oficina del registre (Agència Tributària)................pág. de 29 a 48 → Pas 4: Descarregar el Certificat Digital des de la web de la FNMT.................................pág. de 49 a 65 → Apèndix 1 Identificar el Representant Legal de l’entitat............................................pág. de 66 a 73 → Apèndix 2 Preguntes freqüents..................................................................................pág. de 74 a 80 → Crèdits............................................................................................................................pág. 81 2 Qué és el Certificat Digital? • És una certificació electrònica oficial per a persones físiques i per a representació de persones jurídiques que vincula unes dades de verificació de signatura i en confirma la seva identitat electrònicament. Per tant, permet garantir la identitat d'un subjecte. És, doncs, l'equivalent electrònic a un Document d'Identitat. • El certificat o signatura digital és un mitjà d'identificació electrònic que permet que tant qui emet un missatge com qui ho rep puguin identificar-se mútuament amb la certesa que són ells, i no cap altre, els que estan fent la comunicació. Garanteix que cap tercera persona intercepti el contingut del missatge i que aquest pugui ser alterat. • Té un valor legal equivalent al de la signatura manuscrita. • El certificat digital l'ha d'emetre i validar una entitat autoritzada per fer-ho, l'anomenada "entitat certificadora". • Cada certificat està identificat per un número de sèrie únic i té un període de validesa que està inclòs en el propi certificat (2 anys). 3 Perqué necessitem aquest certificat? • A partir del 2 d'octubre de 2016 entra en vigor la Llei 39/2015 (de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas Españolas), que desenvolupa la normativa europea, i que obliga totes les entitats a relacionar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics. • Impossibilitat des del passat 2 d’octubre d’aquest any de rebre documentació i/o informació valuosa per correu ordinari https://www.boe.es/boe_catalan/dias/2015/10/02/pdfs/BOE-A- 2015-10565-C.pdf) 4 Per a què serveix? • Realitzar tràmits electrònicament amb les diferents administracions públiques estatals, autonòmiques i locals (tràmits hisenda, pagament de sancions, pagament de factures, etc). • Sol·licitar subvencions. La Generalitat de Catalunya i l’Ajuntament de Barcelona, entre d’altres administracions, permeten fer els tràmits de subvencions en línea, mitjançant el certificat digital. 5 Certificat per Associacions • Existeixen 2 tipus de certificat digital:  Certificat de persona física  Certificat de representant per a persones jurídiques. • Les entitats sense ànim de lucre han de sol·licitar el Certificat de representant per a persones jurídiques. 6 El procés cronològicament 1. Consultar les Consideracions prèvies i configuració del navegador 2. Sol·licitar el Certificat Digital a la web de la FNMT 3. Acreditar la identitat en una oficina del registre (Agència Tributària) 4. Descarregar el Certificat Digital des de la web de la FNMT Finalment us podeu donar d’alta Alta a la bustia electrònica DEH 7 El procés cronològicament 1. Consultar les Consideracions prèvies i configuració del navegador En primer lloc, és necessari consultar les Consideracions prèvies i configuració del navegador i “preparar” l’ordinador per sol·licitar el certificat digital a la web de la FNMT (actualització de navegadors). Bàsicament es tracta de fer TOT el procés des del mateix ordinador i només amb els navegadors: Mozilla Firefox o Internet Explorer. 8 El procés cronològicament 2. Sol·licitar el Certificat Digital a la web de la FNMT En segon lloc s’ha de Sol·licitar el certificat digital al web de la FNMT. En el moment de fer- ho rebreu per mail un codi que us servirà més endavant per acreditar la vostra identitat. Compte: A partir d’aquest moment tot el procediment s’ha de realitzar en 10 dies. 9 El procés cronològicament 3. Acreditar la identitat en una oficina del registre (Agència Tributària) Ha arribat el moment d’acreditar la identitat en una oficina del registre (demanar cita prèvia al web de l’Agència Tributària i acudir a la cita amb la informació requerida: documentació personal del representant legal, certificat del registre d’entitats i codi de la FNMT (rebut en el pas 2). 10 El procés cronològicament Finalment, rebreu un mail per Descarregar el Certificat Digital del web de la FNMT (molt recomanable exportar el certificat digital a un llapis de memòria o a un altre ordinador). En el moment de descarregar el Certificat Digital s’haurà de pagar 14€ + IVA (preu del Certificat Digital de la FNMT). 4. Descarregar el Certificat Digital des de la web de la FNMT Finalment us podeu donar d’alta Alta a la bustia electrònica DEH 11 Pas 1 1. Consultar les Consideracions prèvies i configuració del navegador 12 Consultar les Consideracions prèvies i configuració del navegador a la web de la FNMT Consideracions prèvies 13 Consideracions prèvies i configuració del navegador • S’ha de realitzar tot el procés d’obtenció del certificat des del mateix ordinador, amb el mateix usuari i el mateix navegador (pàgina 11) • No s’ha de formatejar l’ordinador entre el procés de sol·licitud i el de descàrrega del certificat. • No s’ha de realitzar cap mena d’actualizació a l’ordinador durant tot el procés. • En ocasions és necessari desactivar l’antivirus • Previ a la sol·licitud del certificat, cal llegir i acceptar la Declaració de Pràctiques de Certificació, on s'explica sota quines condicions CERES presta aquest servei. 14 Configuració del navegador (es fa manualment) • COMPTE: Navegadors suportats (Es molt aconsellable descarregar l’última versió del navegador que utilitzem) Mozilla Firefox Internet Explorer 15 Configuració navegadors Configuració manual Internet Explorer Configuració manual Mozilla Firefox 16 Configuració manual Mozilla Firefox Agregar component de firma 17 Configuració manual Mozilla Firefox Insta.lar component 18 Configuració manual Mozilla Firefox Instal·lar tots els certificats arrel 19 Configuració manual Mozilla Firefox Mateix procés per tots els certificats 20 Configuració manual Internet Explorer A l'hora de sol·licitar un certificat és convenient instal·lar el configurador automàtic FNMT (configurador FNMT- RCM). 21 Configuració manual Internet Explorer Configurador FNMT 22 Configuració manual Internet Explorer Instal·lar el configurador 23 Pas 2 2. Sol·licitar el Certificat Digital a la web de la FNMT 24 Sol·licitar certificat digital a la web de la FNMT • El més recomenat és el de l’entitat certificadora CERES (Certificación Española), que és un organisme públic vinculat a la Fàbrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) i resulta l'entitat més econòmica entre totes les certificadores autoritzades. 25 Solicitud Telemàtica del Certificat Qué necessitarem: • Nif de l’Entitat • Correu electrónic 26 Solicitud Telemàtica del Certificat En el correu podem veure el tipus de certificat sol·licitat , el NIF de l'entitat i el NIF del representant 27 Solicitud Telemàtica del Certificat • El cost del certificat son 14 €, a pagar mitjançant Visa o Mastercard de qualsevol titular(16,94 € inclosos impostos). • El pagament es fa en el moment de la descàrrega del certificat, al final del procès. • Amb el codi obtingut desprès de “Enviar Sol·licitud” caldrà acreditar l’identitat. 28 Pas 3 3. Acreditar la identitat en una oficina del registre (Agència Tributària) 29 Acreditació de l’entitat en una oficina de Registre de l’Agència Tributària • El representat legal de l’entitat (President o altres), ha d’anar a una oficina de la Agència Tributària per acreditar:  Havent demanat cita prèvia  Amb la documentació necessària: 1. Codi, obtingut en el pas anterior (pas 2). 2. DNI, NIE o passaport 3. Certificat de constitució de l’entitat 4. Certificat del registre on estigui censada l’entitat, que corrobori la persona física que n’ostenta la representació legal i la vigència del càrrec (COMPTE: si el representant legal de l’entitat no és quí surt als papers heu de llegir-vos l’apèndix1 de pag. ) . Aquest certificat haurà d’haver estar expedit en els 15 dies anteriors a la data de sol·licitud del certificat digital. 30 Com demanar cita a l’Agencia Tributària? Adreça: http://www.agenciatributaria.es/ Cita prèvia 31 Cita prèvia Agència Tributària – Pas 1 32 Cita prèvia Agència Tributària – Pas 2 33 Cita prèvia Agència Tributària – Pas 3 34 Cita prèvia Agència Tributària – Pas 4 35 Cita prèvia Agència Tributària – Pas 5 36 Quina documentació s’ha de portar? 1. El codi que ens han enviat al nostre correu electrónic quan hem sol·licitat el certificat digital (pas 2): 2. Documentació personal del representant legal. 3. El certificat de constitució o el de dades registrals de l’entitat que hem aconseguit previament al registre corresponent (en la majoria dels casos es demana al registre d’entitats del Departament de Justicia de la Generalitat) 37 COMPTE: En el cas l’entitat no tingui de forma prèvia el certificat de dades registrals l’haureu de sol·licitar, de forma presencial al registre d’entitats del Departament de Justicia de la Generalitat (o, en tot cas, al registre on es guarden els estatuts de la vostra entitat). Aquest certificat actualment té un cost de 21.85€. 38 Qué és el Certificat de dades registrals de l’entitat? És un certificat relatiu a la constitució i al representant legal de l’entitat que es demana al Departament de Justícia de la Generalitat. Aquest document certifica: • Relativa a l'entitat: certificat del registre públic on estigui inscrita l'entitat on constin les dades relatives a la seva constitució. És a dir, un certificat de les dades registrals de l'entitat. • Relativa a la persona representant: certificat del registre públic on estigui inscrita l'entitat on consti el nomenament i vigència del seu càrrec. A més, el representant haurà d'aportar, en el moment de l'acreditació presencial, la seva documentació personal. 39 On aconseguir el formulari per demanar el Certificat de dades registrals? 1. Al web; http://justicia.gencat.cat/web/.content/documents/formulari s/sollicitud_ej.pdf 2. Presencialment, al departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya (pàgina 46) al c/ Pau Clarís, 81 – Emplenar la sol·licitud (pàgines 42 i 43) – Liquidar la carta de pagament (caixers Caixa Banc), el Certificat té un cost de 21,85 € (pàgines 44 i 45) – Entregar la sol·licitud amb la carta de pagament al registre del departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya (se us demanarà identificació personal). 40 Dins la web del Departament de Justicia aneu a l’apartat: “Àmbits d’actuació”, entreu a “Entitats Juridiques” per arribar a “Associacions, informació dels tràmits” A la web http://justicia.gencat.cat/ 41 On aconseguir el Certificat de dades registrals? 42 Omplir el formulari per portar al Dep. de Justícia Dades persona so.licitant Dades de l’entitat 43 Omplir el formulari per portar al Dep. de Justícia Tipus de tràmit 44 Liquidació de la carta de pagament • Una vegada generada la carta de pagament, cal fer l'ingrés de la taxa en el termini de 10 dies hàbils. Si transcorregut aquest termini, no es va subscriure l'import corresponent, s'entendrà la petició com a desestimada i es tancarà el procediment. • El pagament de la taxa es pot fer als caixers automàtics Servicaixa o per Internet, mitjançant l'opció de pagament en línia de la web de CaixaBank. • Cal conservar el resguard justificatiu del pagament com a comprovant. La justificació del pagament de la taxa només es demana en el moment d'iniciar la prestació del servei. Si es presenta la documentació complementària relativa a un expedient en tràmit, no s'ha de tornar a pagar la taxa. 45 Liquidar la carta de pagament 21,85 € 46 On heu d’anar per aconseguir el Certificat de dades registrals? 47 Qué rebreu a casa? 48 Pas 4 4. Descarregar el Certificat Digital des de la web de la FNMT (un cop acabat el procés rebreu per mail l’avís) 49 Descàrrega del certificat digital -1 Nif de l’entitat Codi de sol.licitud 50 Descàrrega del certificat digital -2 • És en aquest pas on caldrà fer efectiu, mitjançant targeta de crèdit Visa o Mastercard, el pagament de la taxa associada al tràmit, que té un cost de 14 euros + impostos (16,94 €). 51 Descàrrega del certificat digital -3 • Una vegada carregada la passarel·la de pagament apareixerà la pantalla de sol·licitud de dades de la targeta de crèdit. Només pot Pagar amb targeta de crèdit / dèbit 52 Descàrrega del certificat digital -4 • Finalment, cal prémer a la casella "Descarregar Certificat" i es generarà un fitxer que es podrà descarregar i instal·lar a l'ordinador. Es completarà així el procés. 53 Descàrrega del certificat digital -5 54 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports • Quan ja es té descarregat el certificat, és molt convenient fer una còpia en un suport extern (disc dur extraïble, llapis de memòria, targeta criptogràfica...) per assegurar que, si li passa res a l'ordinador, no es deixi de tenir accés al document. • Aquest procés d'exportació es fa des del navegador que es tingui instal·lat a l'ordinador, i és diferent en funció del que s'utilitzi. En algun d'aquests, fins i tot és possible establir una contrasenya que limiti el seu ús. 55 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Mozilla Firefox 56 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Mozilla Firefox Clicar per veure els certificats instal.lats 57 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Mozilla Firefox 58 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Internet Explorer 59 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Internet Explorer Clicar per veure els certificats instal·lats 60 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Internet Explorer Exporta el certificat 61 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Internet Explorer Exporta amb un assistent d’exportació 62 Còpia de seguretat i exportació del certificat digital a altres suports des de Internet Explorer 63 ...finalment!!! Finalment us podeu donar d’alta a la bústia electrònica 64 Alta Direcció Electrónica Habilitada Una vegada tinguem el certificat digital, al servei de Notificacions Electróniques Podem accedir a les notificacions a través del web de l’AEAT. Existeix però un servei on, en cas de tenir alguna notificació ens avisarien per a recollir-la: la DEH (Direcció Electrònica Habilitada) https://notificaciones.060.es/PC _init.action 65 APÈNDIX 1 Què fem sí el representant legal ha canviat i no s’ha enregistrat el canvi al registre corresponent? 66 Identificar el Representant legal de l’entitat • Comprobar que el representant legal sigui el mateix que figura en el registre d’associacions (aquesta informació està al certificat de dades registrals de l’entitat, a l’acta de constitució o a l’acta de l’assemblea de l’entitat on es facin oficials eventuals canvis a la junta directiva). • Si no fos així, s’ha de demanar el canvi i presentar al registre (Departament de Justicia o d’altres) l’acta de l’assemblea de l’entitat on és facin oficials els canvis a la junta directiva. 67 On aconseguir el formulari per demanar el Certificat del canvi parcial o el de l’elecció d’una nova Junta Directiva? 1. Al web; http://justicia.gencat.cat/web/.content/documents/formularis/solli citud_ej.pdf Si es fa el procediment de forma telemàtica els documents els genera la pròpia pàgina web. 2. Presencialment, al registre d’entitats del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya al c/ Pau Clarís, 81 (se us demanarà identificació personal). – Emplenar la sol·licitud – Liquidar la carta de pagament (caixers Caixa Banc), el Certificat té un cost de 21,85 € – Entregar la sol·licitud amb la carta de pagament al mateix registre del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya 68 Dins la web del Departament de Justicia aneu a l’apartat: “Àmbits d’actuació”, entreu a “Entitats Juridiques” per arribar a “Associacions, informació dels tràmits” A la web http://justicia.gencat.cat/ 69 Un cop dins l’apartat “Associacions, informació dels tràmits” feu un clic a “Inscripció òrgans de govern d’una associació” 70 Un cop dins heu d’indicar si voleu demanar el certificat de canvi parcial o el de l’elecció d’una nova Junta Directiva (aquests documents es generen fent clic sobre un o l’altre). 71 Seguidament, a més, s’ha d’omplir el formulari d’entrada d’inscripció dels òrgans de govern d'una associació per entregar al Dep. de Justícia (juntament amb l’acta de l’assemblea on es reflecteixin els canvis) (aquest documents es diu “Sol·licitud presencial” i el trobeu a la pàgina web del Departament de Justicia de la Generalitat). Canvi representant Inscripció d’organs 72 Un cop activat i omplert el document online es genera, de forma automàtica, la carta de pagament (aquest procediment té un cost de 21.85€). S’efectua el pagament de la taxa (es pot fer als caixers automàtics Servicaixa o per Internet, mitjançant l'opció de pagament en línia de la web de CaixaBank). El rebut corresponent s’entregarà al registre amb la resta de documents. COMPTE: La nova inscripció triga un mes en enregistrar-se i el procediment té un cost de 21.85€ 73 APÈNDIX 2 Preguntes més freqüents 74 Preguntes més frecuents - 1 • Què és un certificat digital? El certificat o signatura digital és un mitjà d'identificació electrònic que permet que tant qui emet un missatge com qui ho rep puguin identificar-se mútuament amb la certesa que són ells, i no cap altre, els que estan fent la comunicació. Garanteix que cap tercera persona intercepti el contingut del missatge i que aquest pugui ser alterat. • És obligatori disposar de certificat digital? A partir del 2 d'octubre de 2016 entra en vigor la Llei 39/2015 (de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas Españolas), que desenvolupa la normativa europea, i que obliga totes les entitats a relacionar-se amb les administracions públiques per mitjans electrònics. A conseqüència de l’eliminació dels formats físics, fa que l’Agència Tributària deixi de notificar a les entitats en format paper. Això fa imprescindible el certificat digital per a tenir la possibilitat de recollir les notificacions de l’Agència Tributària. 75 Preguntes més frecuents - 2 • Només serveix per relacionar-se amb l’Agència Tributària? No. Serveix per qualsevol expedient d’una Administració Pública i per a qualsevol tràmit, com per exemple, les subvencions. També per a poder facturar amb l’Administració Pública, mitjançant la factura electrònica. • És el mateix signatura digital que certificat digital? No del tot. L’acció de signar digitalment un document es realitza a través del certificat digital. Per tant, la signatura digital es realitza mitjançant un certificat digital. Tot i així, és molt habitual que s’utilitzin indistintament. • Puc aconseguir la signatura digital si els càrrecs de l’òrgan de govern estan caducats? En cas que el càrrec de president estigui caducat, el Registre al qual es pertany no emetrà el certificat necessari per a aconseguir la signatura digital. 76 Preguntes més frecuents - 3 • La signatura digital caduca? S’haurà de fer tots els passos de nou? La signatura digital té una validesa de 2 anys. Abans de finalitzar la seva validesa es podrà renovar telemàticament, sense necessitat d’haver de fer tots els tràmits. En cas que el certificat expiri sense haver-se renovat, sí que caldrà realitzar el procés de nou. • La signatura només pot estar instal·lada en un sol ordinador? No. Un cop descarregada en l’ordinador en què es va fer la sol·licitud, es pot exportar a tants ordinadors com es requereixi. És molt aconsellable exportar la signatura digital, sigui a un altre ordinador o a un llapis de memòria extern. • Pot tenir l’entitat una signatura a nom d’alguna persona que no sigui el president? La signatura digital identifica l’entitat i el seu representant legal. Per tant, tindrà signatura el representant legal de l’entitat que, en cas que no diguin el contrari els estatuts, recau en el president de l’entitat. 77 Preguntes més frecuents - 4 • He de fer tots els tràmits de nou cada cop que canviï el president de l’entitat? Sí. La signatura amb el representant legal anterior, tot i funcionar fins a la seva caducitat, estarà identificant un president que ho ha deixat de fer. Per tant, en cas de canvi de representant legal caldrà fer tots els tràmits de nou. • Serveix el certificat IDCAT? El certificat IDCAT s’emet a persones físiques, per tant, no és vàlid per identificar persones jurídiques com són les entitats. • La meva entitat té signatura digital aconseguida abans de l’1 de juliol de 2016. És vàlida? L’1 de juliol de 2016 va haver-hi un canvi normatiu el qual determina que tots els certificats digitals emesos amb anterioritat a aquesta data no es podran renovar telemàticament, però seguiran funcionant fins a la seva caducitat. Per tant, caldrà fer tots els passos de nou abans no caduqui la signatura digital. 78 Preguntes més frecuents - 5 • Es pot revocar un certificat? Sí. En qualsevol moment es pot revocar un certificat, tant de manera presencial, per telèfon o a través del web. • La signatura digital només funciona amb Internet Explorer i amb Firefox? No. La signatura funciona amb tots els navegadors que hi ha al mercat, com per exemple, Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Ubuntu, Opera, Safari, etc. Només serà en el procés d’obtenció del certificat digital que s’haurà de fer amb un dels dos navegadors indicats. • Què és la Direcció Electrònica Habilitada? És un servei que proporciona el Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques que permet que qualsevol entitat pugui rebre per via telemàtica les notificacions administratives. Aquest servei permet rebre per correu electrònic un avís en cas de rebre alguna notificació, molt útil ja que així no cal revisar la bústia periòdicament. 79 Avís important Aquesta presentació es únicament de caràcter divulgatiu i pot ser que la normativa vigent pugui haver canviat o estat modificada per part de les autoritats legals, per tant en el moment que correspongui seria aconsellable corroborin si la normativa segueix vigent. 80 NB Digital és un projecte del Districte de Nou Barris En col·laboració amb La Fàbric@ SCCL