Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 2016-2019 Marc estratègic d’actuació Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 2016-2019 Ajuntament de Barcelona - Arxiu Municipal de Barcelona Direcció del Sistema Municipal d’Arxius Carrer d’Avinyó, 7, 1a planta Tel. 93 402 76 02 arxcap@bcn.cat Dipòsit legal: B.20979-2016 Fotografies: Carme Garcia Navarro, Jordi Calafell, Zoel Forniés, Reme Olivencia, Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona, Arxiu Fotogràfic de Barcelona, Direcció Sistema Municipal d’Arxius És un plaer presentar el Pla director de El Pla director de l’Arxiu Municipal de Bar- l’Arxiu Municipal de Barcelona per als anys celona que presentem és l’expressió de les 2016-2019. principals línies estratègiques i projectes arxivístics per a aquests propers anys, el Aquest Pla director s’alinea amb les políti- full de ruta de les actuacions de tots els ques municipals emanades del Pla d’actua- òrgans i centres d’arxiu de l’Ajuntament de ció municipal (PAM) i la resta d’instruments Barcelona. de programació per a aquest mandat. Aquests nous temps demanen canvis que Des dels orígens, l’essència de l’Arxiu Muni- aquest Pla director reflecteix; perquè els cipal de Barcelona ha estat la de custodiar, arxius i la gestió documental juguen un pa- preservar i proporcionar accés públic als per important en el desenvolupament d’una documents del govern de la ciutat i, al ma- Administració municipal més transparent i teix temps, incorporar aquells documents propera, i faciliten una visió inclusiva de la que la ciutadania vulgui dipositar-hi, com a memòria de totes les persones i col·lectius expressió de les veus i el testimoni de tots de la nostra ciutat. Aquests nous entorns els barcelonins i barcelonines. Amb aquest també ens demanen més facilitat d’accés enfocament ben viu a la nostra societat, al patrimoni documental a través de les pla- que demana estar més ben informada, som taformes digitals. conscients que els documents i els arxius són elements essencials per garantir el dret En l’horitzó d’aquests anys fem nostra tam- a la informació i per contribuir activament a bé la Declaració Universal sobre els Arxius la nostra democràcia. aprovada per la UNESCO que, entre altres coses, afirma que «L’accés lliure als arxius Els documents asseguren el reconeixement enriqueix el nostre coneixement de la so- dels drets de les persones, garanteixen la cietat, promou la democràcia, protegeix els memòria individual i col·lectiva, obliguen al drets de la ciutadania i millora la qualitat de retiment de comptes dels governs i donen vida». suport als processos de participació cívica. Joaquim Borràs Gómez Eloi Badia Casas Arxiver en cap Regidor de Presidència 3 4 Contingut 7 13 6 Valors 8 Línies Missió Model d’Arxiu estratègiques Municipal 5 Missió Garantir la gestió i la disponibilitat dels documents de l’Ajuntament de Barcelona, Valors així com facilitar-ne l’accés per assegurar els drets de les persones, promoure Els valors principals la investigació i donar suport a l’Administració que guien les actuacions municipal, tot contribuint activament de l’Arxiu Municipal de a la memòria, el coneixement, la comprensió Barcelona i sobre els quals i la governança de la ciutat per part se sosté aquest Pla director de la seva ciutadania. són els següents: Facilitar l’accés per assegurar els drets de les persones 6 Accessibilitat Atenció al fet que totes les persones puguin accedir de manera lliure, còmoda i ràpida a la informació o als serveis que ofereix l’Arxiu Municipal. Aquest valor inclou la transparència, la dispo- nibilitat, la comunicació i la voluntat de servei. Innovació Cerca contínua de noves maneres de fer, amb tecnologia i prestacions que afegeixin valor a la cultura organitzativa, a les meto- dologies de treball i als serveis que s’ofe- reixen des de l’Arxiu Municipal. Aquest valor inclou la creativitat, el canvi i la millora contínua. Col·laboració Cerca del treball conjunt entre els professio- nals i aquells agents amb els quals es rela- ciona l’Arxiu Municipal, per contribuir i sumar coneixement, recursos i esforços en l’assoli- ment dels propòsits individuals i compartits. Aquest valor inclou la cooperació, la rendibili- tat, l’eficiència i el treball en equip. 7 Model d’Arxiu Municipal de Barcelona L’Arxiu Municipal vol ser una institució de referència com a dipositària de la memòria dels barcelonins i barcelonines i com a sistema arxivístic innovador que posa la seva mirada a oferir uns serveis que s’adaptin a les necessitats i als desitjos dels usuaris. Serveis Els ciutadans i ciutadanes tindran accés ➸ Oferir un marc comú sobre el qual que directe i permanent a la documentació de cadascú pugui elaborar la seva pròpia manera eficient i transparent, i podran des- percepció de la ciutat. oferirem carregar lliurement i de manera gratuïta tots els documents digitalitzats. A l’Ajuntament de Barcelona es farà servir un únic sistema de gestió documental, i tots El sistema de cerca serà còmode i proper al els departaments disposaran d’una eina es- llenguatge que utilitza el ciutadà. tàndard que els permetrà gestionar directa- ment els seus documents. També oferirem serveis d’informació i de formació per compartir el coneixement de la Tanmateix, l’Arxiu Municipal disposarà de ciutat amb la ciutadania amb el propòsit de: l’espai físic i virtual perquè els departaments puguin transferir la seva documentació. ➸ Contribuir a la vinculació emocional de les persones amb la seva ciutat. ➸ Enfortir els processos de participació desenvolupant el pensament crític i estimulant l’opinió. ➸ Contribuir a un creixement de la ciutat coherent amb el seu recorregut i la seva història. 8 El nostre Durem a terme una política proactiva de cap- mètode tació de fons d’interès per a la ciutat. de Tots els fons estaran descrits, i els més con- treball sultats, digitalitzats, i garantirem la conserva- ció de tot el fons documental. Estarà en ple rendiment l’arxiu electrònic així com l’aplicació de les polítiques de disposició Contribuir a la i accés, i la consulta dels expedients serà di-recta i virtual. vinculació L’usuari estarà incorporat com a agent de canvi i modelatge dels serveis, i estimularem la seva col·laboració en la identificació dels emocional documents.El sistema de gestió documental estarà im- de les persones plantat a tota l’Administració i òrgans de go-vern de l’Ajuntament de Barcelona. amb la seva ciutat Disposarem de mecanismes àgils i fluïts que garantiran la implicació de tots els equips i professionals de l’Arxiu Municipal en la cons- trucció d’una visió, d’uns objectius comuns, i en el desenvolupament de projectes trans- versals. El programa de formació i desenvolupament professional estarà orientat a satisfer les necessitats de l’organització, com ara les de creixement i promoció de les persones. 9 Trets que ens Accessibilitat Ètica distingiran ➸ Atenció a aquelles ➸ Claredat en les regles característiques que que regulen l’activitat fan possible i faciliten la i responsabilitat sobre trobada de l’usuari amb el compliment dels els serveis oferts. compromisos de qualitat assumits. Expertesa Creativitat ➸ Percepció externa, del conjunt de l’equip de ➸ Resposta original professionals, com a i innovadora a referents en la gestió les necessitats documental i en la i expectatives prestació de tots els relacionades amb serveis que se’n deriven. l’oferta de serveis. Agilitat Utilitat ➸ Atenció a la inversió ➸ Impacte real en la del mínim de temps resolució de les possible per atendre causes que originen la la demanda i oferir demanda de la persona el servei de manera usuària dels serveis. completa i satisfactòria. Atenció personalitzada ➸ Atenció específica a les necessitats de servei que expressa o espera cada usuària o usuari. 10 L’equip de ➸ Ser garants de la transparència i la professionals preservació de la documentació de la ciutat. valorarà ➸ La marca d’Arxiu Municipal de Barcelona serà sinònim de pioners, innovadors i capdavanters com a model de gestió i de servei orientat a l’usuari. ➸ Formar part d’un sistema que és reconegut per atendre i aprofitar la diversitat d’àmbits d’acció i Garantir professionals que l’integren. la transparència ➸ La presència com a referents en la gestió documental i l’arxivística en escenaris nacionals i internacionals. i la preservació ➸ Ser requerits, valorats i escoltats en decisions de tipus estratègic. de la documentació ➸ Ser coneguts per la bona qualitat del nostre servei. 11 12 Línies estratègiques Les línies estratègiques per al període 2016-2019 que s’estableixen per acostar-se al model de futur plantejat són: ➸2. ➸1. Facilitar ➸4. l’accés als Desenvolupar Contribuir documents ➸3. un model oganitzatiu activament i recursos de l’Arxiu Municipal a la governança d’informació Impulsar referent en el seu potenciant de la ciutat tot la gestió documental àmbit i que permeti el coneixement garantint la seva de l’Administració donar resposta a i la comprensió preservació municipal les demandes d’una de la ciutat per part ciutat en permanent de la ciutadania creixement 13 ➸1.Contribuir activament a la governança potenciant el coneixement i la comprensió de la ciutat per part de la ciutadania Aquests propers anys són clau per fer pro- i què aporta l’Arxiu a totes les generacions pietària a la ciutadania del desenvolupa- que cerquen fonts d’informació, coneixe- ment de la seva ciutat, enfortint el seu co- ment i memòria col·lectiva. neixement, contribuint al desenvolupament del pensament crític i estimulant l’opinió La difusió ens permet conscienciar la ciu- necessària per fer possible la democràcia tadania sobre la importància i el valor dels ciutadana. Per això, l’Arxiu Municipal aposta arxius i els documents. Les activitats per per la seva presència més expansiva a la donar a conèixer el patrimoni documental xarxa i per disseminar els seus continguts a expressades a través d’exposicions, publi- les plataformes digitals. cacions, jornades de portes obertes, con- ferències, seminaris, activitats educatives, Es posarà en valor la col·laboració de l’Arxiu sense oblidar el vessant més lúdic, són el Municipal de Barcelona amb la ciutadania, vehicle que mostra la riquesa i la diversitat amb les entitats i els grups de memòria i re- dels fons documentals de l’Ajuntament de cerca local, així com amb el món acadèmic Barcelona. que pretén construir una nova visió del pa- trimoni immaterial de tots que faciliti la par- En aquest sentit, l’oferta cultural i de recer- ticipació per obrir les activitats i estendre el ca de la història s’ha d’adaptar a les neces- debat a totes les veus de la nostra societat. sitats d’un món cada vegada més orientat als recursos d’informació i a l’era digital, Amb la mirada posada en la renovació de sense oblidar la creació d’espais de debat i les instal·lacions i els programes actuals, reflexió que es volen portar a tots els barris. volem tenir un diàleg permanent i educatiu amb la societat per donar a conèixer què és 14 Presència més expansiva Al voltant d’aquesta línia s’impulsaran les iniciatives següents: 1.1. Expandir la presència de l’Arxiu a la xarxa i a Municipal a Internet. 1.2. Impulsar activitats de difusió les plataformes cultural i professional. 1.3. Col·laborar en l’organització digitals d’activitats amb altres entitats de memòria i de recerca. 1.4. Promoure el coneixement i l’activitat de l’Arxiu Municipal a través dels principals mitjans de comunicació. 1.5. Oferir serveis de qualitat al món educatiu per a l’estudi i construcció de la memòria de la ciutat. 1.6. Contribuir a l’organització d’activitats acadèmiques i de recerca sobre fons documentals i la història de la ciutat. 15 ➸2.Facilitar l’accés als documents i recursos d’informació de la ciutat tot garantint la seva preservació En aquests moments, l’Arxiu Municipal as- fer efectiva la seva consulta amb els mit- sumeix més que mai el repte de contribuir a jans i la tecnologia més avançada. la transparència des de l’experiència, i volem aprofundir en els criteris del règim d’accés Per apropar la documentació a la ciutada- a la documentació per facilitar la consulta nia, es fa un plantejament molt decidit en a tota la ciutadania sense més limitacions la preservació digital i la difusió amb els que les estrictament legals. mitjans tecnològics que facilitin entrar a les cases de les persones amb un llenguatge Igualment, l’Arxiu està compromès a prosse- entenedor, còmode i directe, volem portar guir amb l’ingrés de nous fons i col·leccions, l’arxiu a casa. tant els d’àmbit municipal com aquells fons privats que siguin d’interès per la història En aquest entorn on la tecnologia i la digi- de la ciutat, amb la finalitat de complir amb talització són fonamentals, també s’aposta l’obligació de preservar la memòria institu- decididament per incrementar la protecció cional i col·lectiva. i la preservació del patrimoni documental, tant a través de la restauració de la docu- En aquest sentit, és essencial avançar en mentació que ha sofert més el deteriora- el tractament, la descripció i la digitalització ment pel pas del temps, com de la preser- dels fons arxivístics, les col·leccions biblio- vació preventiva que estalviarà recursos i gràfiques i hemerogràfiques, que permetin danys posteriors. 16 Incrementar la protecció i preservació del patrimoni documental En aquests moments, és essencial renovar i ampliar els actuals equipaments i instal·la- Al voltant d’aquesta línia s’impulsaran les iniciatives cions de l’Arxiu Municipal per fer-los aptes següents: als propòsits esmentats d’un arxiu del segle XXI, amb més capacitat, dinamisme i oferta 2.1. Contribuir a la transparència i l’accés de serveis per a la ciutadania. Concreta- a la documentació. ment, es vol treballar per a un projecte que 2.2. Avançar en l’ingrés, el tractament i la digitalització millori significativament els equipaments dels fons. actuals, sobretot pel que fa a la capacitat d’incorporar documentació pendent d’in- 2.3. Definir les polítiques de preservació i seguretat gressar i les condicions de seguretat i con- dels fons. servació dels fons documentals, en el marc de les inversions municipals previstes per 2.4. Incrementar les accions directes de preservació a aquests anys. Els temps demanen noves i restauració dels fons. fórmules que permetin concentrar i com- 2.5. Adequar els equipaments i les instal·lacions partir aquestes instal·lacions a favor d’un a les necessitats i reptes creixents que planteja millor servei a la ciutadania i una adequada la ciutat. protecció dels documents. 17 ➸3.Impulsar la gestió documental de l’Administració municipal El sistema d’Administració Integral de Do- sèrie i expedient que permeti la implemen- cuments i Arxius (AIDA) de l’Ajuntament de tació del catàleg de documents. Barcelona està consolidat en la seva formu- lació i bases metodològiques; ara cal entrar Cal sempre continuar desenvolupant tèc- en una nova fase amb un impuls real de la niques i metodologies per adaptar-nos seva implantació a les oficines. En aquests als requisits de l’eficàcia, l’accessibilitat i propers anys, es dissenyaran plans espe- la preservació digital, amb el dinamisme i cials per implantar l’AIDA a tota l’Adminis- l’habilitat dels nous entorns. Apostem per tració municipal per assegurar que els do- contribuir al govern digital de la ciutat amb cuments es controlen i són accessibles des les plataformes tecnològiques i la posada de la seva creació o recepció fins a la seva en marxa de l’arxiu electrònic. Aquest nou conservació o eliminació controlada. marc de relació entre la ciutadania i l’Admi- nistració municipal requereix criteris i eines arxivístiques que assegurin l’acompliment Els instruments del sistema AIDA són l’apor- de la interoperabilitat i la preservació digital tació més tangible per facilitar la trans- dels documents. Els criteris de l’AIDA seran parència i l’eficàcia de l’organització muni- presents en tots els tràmits electrònics i cipal; avui és inqüestionable que el Quadre garantiran un model que s’ajusta als estàn- de classificació uniforme, el Calendari de dards normatius i internacionals. conservació i accés i el Mètode de descrip- ció (esquemes de metadades) són la base Per tot això, els professionals ens compro- per disposar i fer efectiva la governança de metem a desenvolupar els coneixements i la informació corporativa. Complementària- les habilitats que aquest nou escenari dema- ment, continuarem treballant en la identi- na i que ens obliga a estar permanentment ficació del tipus de document per a cada al dia dels entorns tecnològics i digitals. 18 Desenvolupar tècniques i metodologies per adaptar-nos als requisits de l’accessibilitat i la preservació digital Al voltant d’aquesta línia s’impulsaran les iniciatives següents: 3.1. Desenvolupar els instruments del sistema AIDA. 3.2. Revisar i completar els processos i mètodes de gestió documental. 3.3. Implantar el sistema AIDA a l’Administració municipal. 3.4. Implementar el gestor documental i l’e-Arxiu. 3.5. Capacitar en tècniques de gestió documental i arxiu les treballadores i treballadors de l’Ajuntament de Barcelona. 19 ➸4.Desenvolupar un model organitzatiu de l’Arxiu Municipal referent en el seu àmbit i que permeti donar resposta a les demandes d’una ciutat en permanent creixement En els propers anys, el model organitzatiu de treball està totalment orientada a dotar de l’Arxiu Municipal i els equips i persones l’organització d’aquelles capacitats, eines, que el conformen han d’evolucionar fins escenaris i maneres de fer que li permetin a adquirir la capacitat d’adaptar-se a les desenvolupar-se de manera continuada, variacions del seu entorn i a les deman- autònoma i espontània al mateix ritme de des canviants d’una ciutat en permanent l’entorn amb el qual es relaciona. creixement. És per això que una de les línies El coneixement dels treballadors i treballadores és un dels actius més importants 20 Per a l’Arxiu Municipal, el coneixement dels seus treballadors i treballadores és un dels Al voltant d’aquesta línia s’impulsaran les iniciatives actius més importants amb què compta a següents: hores d’ara, i capturar-lo, distribuir-lo i po- sar-lo en valor és també un dels principals 4.1. Desplegar recursos per al desenvolupament reptes a l’hora de plantejar-se l’evolució de professional de l’equip de l’Arxiu Municipal. l’organització i adaptar-se als continus re- 4.2. Detectar, capturar i compartir el coneixement queriments d’un entorn incert i inestable. expert de l’Arxiu Municipal. D’altra banda, el mateix focus sobre la im- 4.3. Afavorir i potenciar la comunicació entre les portància que realment tenen les persones persones i la seva participació en l’impuls i millora és el mateix que està determinant que la de l’Arxiu Municipal. innovació ja no sigui concebuda com una cosa conjuntural i circumscrita a un àmbit 4.4. Promoure una cultura de la innovació i millora concret de l’organització sinó com un tret continuada dels serveis que s’ofereixen a la perenne de la seva cultura, global a tota la ciutadania. seva estructura, en constant procés d’adap- tació i qüestionant de manera continuada el 4.5. Adequar l’estructura organitzativa i els recursos valor que aporta al seu entorn. de l’Arxiu Municipal a les necessitats i els reptes de futur. 21 ARXIU MUNICIPAL DE BARCELONA DIRECCIÓ DEL SISTEMA ARXIU MUNICIPAL DEL ARXIU MUNICIPAL DEL ARXIU CENTRAL MUNICIPAL D’ARXIUS DISTRICTE DE SANTS- DISTRICTE DE NOU BARRIS DE RECURSOS C. d’Avinyó, 7, 1a planta MONTJUÏC Pl. Major de Nou Barris, 1 Pl. de Sant Miquel, arxcap@bcn.cat C. de la Creu Coberta, 104 amdnb@bcn.cat edifici Nou, entresòl 93 402 76 06 amds@bcn.cat 93 291 68 38 are@bcn.cat 93 291 42 40 93 413 26 27 ARXIU HISTÒRIC DE ARXIU MUNICIPAL DEL LA CIUTAT DE BARCELONA ARXIU MUNICIPAL DEL DISTRICTE DE SANT ARXIU CENTRAL DE C. de Santa Llúcia, 1 DISTRICTE DE LES CORTS ANDREU L’INSTITUT DE CULTURA arxiuhistoric@bcn.cat Pl. de Comas, 18 C. dels Segadors, 2, entresòl La Rambla, 99 93 256 22 55 amdc@bcn.cat amdsa@bcn.cat 93 316 11 78 93 291 64 82 93 291 88 77 ARXIU MUNICIPAL ARXIU CENTRAL DE CONTEMPORANI ARXIU MUNICIPAL DEL ARXIU MUNICIPAL DEL L’INSTITUT MUNICIPAL DE BARCELONA DISTRICTE DE SARRIÀ- DISTRICTE DE SANT MARTÍ D’HISENDA DE C. del Bisbe Caçador, 4 SANT GERVASI Av. del Bogatell, 17 BARCELONA arxiucontemporani@bcn.cat C. d’Eduardo Conde, 22-42 amdsm@bcn.cat C. dels Almogàvers, 83-85, 93 256 27 47 amdsg@bcn.cat 93 221 94 44 baixos 93 256 27 22 ARXIU FOTOGRÀFIC ARXIU CENTRAL DE imhsgdid@bcn.cat DE BARCELONA ARXIU MUNICIPAL DEL DRETS SOCIALS Pl. de Pons i Clerch, 2, 2a planta DISTRICTE DE GRÀCIA C. de València, 344, 3a planta ARXIU CENTRAL DEL arxiufotografic@bcn.cat Pl. de Lesseps, 20-22, 2a ads@bcn.cat PATRONAT MUNICIPAL 93 256 34 20 planta 93 413 26 27 DE L’HABITATGE DE amdg@bcn.cat BARCELONA ARXIU MUNICIPAL DEL 93 217 71 83 ARXIU CENTRAL DE C. del Doctor Aiguader, 36 DISTRICTE CIUTAT VELLA SEGURETAT I PREVENCIÓ arxiu@pmhb.cat C. dels Àngels s/n ARXIU MUNICIPAL DEL C. Coll i Alentorn, 5 93 291 85 17 / 93 291 85 90 amdcv@bcn.cat DISTRICTE D’HORTA- asp@bcn.cat www.pmhb.cat 93 443 22 65 GUINARDÓ 93 256 26 66 C. de Lepant, 387 baixos ARXIU CENTRAL DEL ARXIU MUNICIPAL DEL amdhg@bcn.cat DISTRICTE DE L’EIXAMPLE ARXIU CENTRAL CONSORCI DE L’AUDITORI 93 291 67 23 I L’ORQUESTRA C. de Calàbria, 38-40 D’ECOLOGIA URBANA C. de Lepant, 150 amde@bcn.cat Av. Diagonal, 240, 5a planta 93 291 62 28 aeu@bcn.cat vperez@auditori.cat 93 291 48 73 93 247 93 00 ext. 322 i 323 www.auditori.cat www.bcn.cat/arxiu www.facebook.com/bcnarxiumunicipal 22 preservació eficiència transparència cooperació digitalització accessibilitat bcn.cat/ arxiu