Direcció del Sistema Municipal d’Arxius Gerència de Recursos Informe de balanç del Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 2016-2019 Barcelona, 22 de maig de 2020 SUMARI 1. Introducció ................................................................................................................ 4 2. Principals indicadors d’assoliment i serveis............................................................... 5 2.1 Indicadors del grau d’assoliment del Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 2016-2019 ................................................................................................ 5 Grau d’assoliment global i nombre de projectes del PDA ....................................... 5 Grau d’assoliment per línia estratègica del PDA .................................................... 7 Grau d’assoliment i nombre de projectes per àmbit del PDA ................................. 7 2.2. Indicadors de gestió i servei 2016-2019 ............................................................. 8 2.2.1. Recursos ......................................................................................................... 9 Equipaments i infraestructures ............................................................................... 9 Personal .............................................................................................................. 10 Ingressos i despeses ........................................................................................... 12 2.2.2. Ingressos i fons documentals ........................................................................ 13 Volums totals ....................................................................................................... 13 Nous ingressos .................................................................................................... 14 2.2.3. Gestió documental i tractament arxivístic ...................................................... 15 Descripció dels documents .................................................................................. 15 Restauració i enquadernació ............................................................................... 16 Projectes de digitalització .................................................................................... 16 Eliminació de documentació ................................................................................ 17 2.2.4. Atenció als usuaris ........................................................................................ 17 Usuaris i usuàries ................................................................................................ 17 Documents consultats de manera presencial ....................................................... 18 Activitat en línia.................................................................................................... 19 Sortida temporal de documents ........................................................................... 22 Reproduccions ..................................................................................................... 23 2.2.5. Activitats de difusió ........................................................................................ 23 Resum de les activitats ........................................................................................ 23 3. Principals projectes per línies estratègiques ..................................................... 25 2 3.1. Contribuir activament a la governança potenciant el coneixement i la comprensió de la ciutat per part de la ciutadania ..................................................... 25 3.2. Afavorir la transparència i facilitar l’accés als documents i recursos d’informació de la ciutat, tot garantint-ne la preservació .............................................................. 26 3.3. Impulsar la gestió documental de l’Administració municipal.............................. 28 3.4. Desenvolupar un model organitzatiu de l’Arxiu Municipal referent en el seu àmbit i que permeti donar resposta a les demandes d’una ciutat en creixement permanent ................................................................................................................................ 29 4. Conclusions .......................................................................................................... 30 Annex ........................................................................................................................ 32 ABREVIACIONS UTILITZADES DSMA: Direcció del Sistema Municipal d’Arxius AIDA: Administració Integral de Documents i Arxius AHCB: Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona AMCB: Arxiu Municipal Contemporani de Barcelona AFB: Arxiu Fotogràfic de Barcelona AMD: Arxius municipals de districte AMDCV: Arxiu Municipal del Districte de Ciutat Vella AMDE: Arxiu Municipal del Districte de Eixample AMDS: Arxiu Municipal del Districte de Sants-Montjuïc AMDC: Arxiu Municipal del Districte de les Corts AMDSG: Arxiu Municipal del Districte de Sarrià - Sant Gervasi AMDG: Arxiu Municipal del Districte de Gràcia AMDHG: Arxiu Municipal del Districte d’Horta-Guinardó AMDNB: Arxiu Municipal del Districte de Nou Barris AMDSA: Arxiu Municipal del Districte de Sant Andreu AMDSM: Arxiu Municipal del Districte de Sant Martí AC: Arxius centrals ADS: Arxiu Central de Drets Socials AEU: Arxiu Central d’Ecologia Urbana ASP: Arxiu Central de Seguretat i Prevenció ARE: Arxiu Central de Recursos APMHB: Arxiu Central del Patronat Municipal de l’Habitatge de Barcelona PDA: Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 3 1. Introducció El present informe pretén fer balanç del grau d’assoliment del Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 2016-2019 i fer seguiment dels indicadors de gestió i servei durant el mateix període, amb la voluntat de retre comptes i ser transparents quant a l’assoliment dels objectius previstos i aquells que s’han posposat o modificat pel context. Una vegada acabat el període del Pla, es valora positivament els objectius que s’han aconseguit, gairebé el 95%, incloent-hi els proposats i incorporats posteriorment. Els objectius que no s’han pogut assolir es tindran en compte en el futur pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona (AMB). La consecució de tots aquests objectius ha permès complir el posicionament estratègic de l’AMB envers la disseminació del coneixement i difusió a la ciutadania, la transparència, accés i preservació, la gestió documental (arxiu electrònic i metodologia AIDA) i la retenció i captació de professionals d’alt nivell. A la primera part de l’informe es fa balanç de l’assoliment del PDA 2016-19 a través de la revisió dels objectius per línia estratègica i àmbit de resultats i, posteriorment, es mostra l’evolució dels indicadors de gestió i servei, presentats a través del cicle de vida documental, que permeten acabar el document amb unes conclusions i una relació de reptes de futur a les quals l’AMB haurà de fer front per continuar liderant la gestió documental dins del sector. Aquest informe vol posar èmfasi en les dades quantitatives i qualitatives del pla director, com a eina eficaç de gestió que aplega els resultats dels projectes i dels serveis de tots els centres de l’Arxiu Municipal de Barcelona. S’ha volgut posar en relleu amb aquest informe l’avanç significatiu dels projectes tecnològics, sobretot la digitalització i els serveis en línia, la contribució a la difusió del patrimoni i de la memòria de la ciutat i, sens dubte, el gran repte de la transició digital de l’Administració municipal. 4 2. Principals indicadors d’assoliment i serveis 2.1 Indicadors del grau d’assoliment del Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 2016-2019 Grau d’assoliment global i nombre de projectes del PDA Com a primera dada rellevant, sens dubte, hi ha l’alt percentatge d’assoliment del PDA 2016-2019, atès que es constata que del més d’un miler d’objectius plantejats es frega el 95% d’acabats satisfactòriament i la resta d’objectius estan pendents amb continuïtat en el pla posterior. Es considera una xifra elevada que constata el compromís amb la ciutadania i l’organització municipal, i, alhora, valida el pla director com a eina efectiva de gestió de l’Arxiu Municipal de Barcelona. Grau d’execució global del PDA 2016-2019 5,27% 94,73% Grau d’assoliment del Pla Director de l'Arxiu Municipal 2016-19 Grau de no assoliment Pla Director de l'Arxiu Municipal 2016-19 Els objectius que han quedat pendents, però que tenen continuïtat en el pla posterior, són 98, i els assolits, 1.016, tal com mostra el gràfic següent: 5 Nombre de projectes del PDA 2016-2019 98 1.016 Projectes en curs i amb continuitat al Pla Estratègic 2020-23 Projectes finalitzats Aquests 1.114 projectes estan distribuïts en 4 línies estratègiques de la manera següent: Nombre de projectes per línia estratègica 35 163 230 1. Governança, coneixement i difusió a la ciutadania 2. Transparència, accés i preservació 3. Gestió documental 4. Model Organitzatiu 686 D’aquest resultat anterior, cal destacar el nombre elevat d’objectius de la línia 1 que correspon a la projecció de les activitats de l’AMB i a la disseminació del coneixement cap a la ciutadania. 6 Grau d’assoliment per línia estratègica del PDA Aquest percentatge alt d’assoliment del PDA 2016-2019 també es reflecteix en les quatre línies estratègiques, totes elles amb almenys el 89% de projectes acabats satisfactòriament. Grau d’execució per línia estratègica 100% 97,93% 98% 96% 95,16% 94% 91,57% 92% 90% 89,04% 88% 86% 84% 1. Governança, 2. Transparència, 3. Gestió documental 4. Model Organitzatiu coneixement i difusió accés i preservació a la ciutadania Grau d’assoliment i nombre de projectes per àmbit del PDA Els àmbits associats a cadascuna de les línies estratègiques també han tingut un alt assoliment. Concretament, només 5 dels 23 àmbits s’han quedat per sota del 90% d’assoliment tal com es mostra a l’annex del present informe. 7 2.2. Indicadors de gestió i servei 2016-2019 Cicle de vida dels documents i àmbits d’actuació de l’Arxiu Els diferents centres de l’Arxiu Municipal de Barcelona es regeixen per uns processos tècnics i metodològics que es reflecteixen en dades i indicadors que es presenten en aquest informe. El procés s’inicia amb l’ingrés dels documents als centres d’arxiu, se segueix amb el seu tractament tècnic (fonamentalment l’organització i descripció), la conservació o restauració dels més malmesos —tot assegurant les condicions de preservació en general—, la digitalització com a procés de conversió que es pot fer en el mateix moment del tractament o retrospectivament, el préstec temporal i la comunicació (consulta o difusió dels fons). A continuació es presenten els indicadors de gestió i servei del període 2016-2019 seguint el cicle de vida dels documents i àmbits d’actuació de l’Arxiu Municipal de Barcelona. En un primer apartat es mostren els indicadors de recursos que permeten gestionar el cicle de vida de la documentació. 8 2.2.1. Recursos Equipaments i infraestructures Els diferents arxius del Sistema Municipal d’Arxius disposen de 56.295 metres lineals de prestatgeries instal·lades, de les quals el 85,27% estan ocupades (48.003, el 31/12/2019). Aquesta ocupació s’ha mantingut estable durant el període del PDA 2016-2019 entre el 80 i el 85% d’ocupació tal com mostren les taules i el gràfic següents: Superfície Superfície Superfície Prestatgeries Prestatgeries Prestatgeries Punts de % arxiu dipòsit altres usos instal·lades ocupades lliures consulta 2 2 2 d’ocupació (m ) (m ) (m ) (ml) (ml) (ml) en sala AHCB 2.857 1.323 1.534 8.401 7.627 774 59 90,78% AMCB 5.776 5.100 676 20.410 18.805 1.605 42 92,13% AFB 1.589 327 1.262 2.709 1.925 784 11 71,08% TOTAL 10.222 6.750 3.472 31.520 28.357 3.163 112 89,97% AMDCV 420 332 88 2.455 2.033 422 6 82,79% AMDE 840 812 28 2.642 1.945 697 10 73,62% AMDS 572 366 206 4.000 2.370 1.630 12 59,25% AMDC 130 70 60 750 655 95 12 87,33% AMDSG 294 152 142 1.250 1.165 85 6 93,22% AMDG 427 273 154 2.400 1.150 1.250 17 47,92% AMDHG 429 173 256 2.136 1.360 776 12 63,65% AMDNB 220 134 86 501 360 141 7 71,85% AMDSA 640 422 218 1.460 1.432 28 4 98,10% AMDSM 400 200 200 1.800 1.800 - 12 100,00% TOTAL 4.372 2.934 1.438 19.394 14.269 5.124 98 73,58% ADS 432 189 243 1.169 842 327 1 72,02% ASP 729 329 400 4.212 2.434 1.778 12 57,79% AEU 60 2.101 4 -% TOTAL 1.221 518 643 5.381 5.377 2.105 17 99,93% TOTAL 15.815 10.202 5.553 56.295 48.003 10.392 227 85,27% Nota: Dades corresponents al 31/12/2019. Cal destacar que part de la documentació dels arxius següents es troba custodiada externament, atès que l’espai disponible als dipòsits de l’arxiu és insuficient: Documentació en custòdia externa (ml) AMDC 427 AMDSG 94 AMDNB 368 AMDSM 277 AEU 2.101 TOTAL 3.267 Nota: En el cas de l’AEU, la totalitat de documentació es troba en custòdia externa 9 D’aquestes dades, es constata l’alta ocupació —fins i tot es pot parlar de col·lapse— de la capacitat de les instal·lacions de gairebé tots els centres, especialment crítica és la situació de l’Arxiu Municipal Contemporani, de l’Arxiu Històric, dels arxius centrals i alguns arxius municipals de districte, que tenen pendent l’ingrés de documentació de les dependències municipals, en custòdia externa, i de les donacions i llegats privats. Es calcula que es tracta de més de 8 quilòmetres de documentació municipal pendent. El gràfic següent mostra l’ocupació dels dipòsits per centre d’arxiu de l’AMB: Percentatge (%) d’ocupació dels dipòsits per a centre d’arxiu 100% 95% 82,48% 80,21% 82,67% 85,27% 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% 50% 2016 2017 2018 2019 AHCB AMCB AFB AMD AC Total general Personal Durant el període del PDA 2016-2019, la plantilla del Sistema Municipal d’Arxius ha anat augmentant de manera sostinguda tal com mostra la taula següent: Personal propi Centre d’arxiu 2016 2017 2018 2019 Arxiu Històric 24 26 27 27 Arxiu Contemporani 16 17 19 20 Arxiu Fotogràfic 8 9 9 9 Arxius de districte (10) 25 24 26 26 Arxius centrals 4 4 4 6 Arxius d’instituts i 5 organismes 2 5 5 Direcció d’Arxius 9 12 11 11 Total 88 97 101 104 10 Cal tenir en compte que l’evolució del nombre de places del personal dels diferents centres respon a la cobertura de les vacants per jubilació o altres situacions administratives, que s’han produït en els darrers anys, gràcies a les borses de treball habilitades de les diferents categories professionals. 100,00 96,30 91,80 88,18 90,00 80,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 20,00 11,82 8,18 10,00 3,64 0,00 2016 2017 2018 2019 % Ocupació % Vacants 2019 3,64% 28,18% 68,18% Funcionaris de carrera i Laborals fix/indefinit Funcionaris interis i Laborals temporals Places vacants 11 Ingressos i despeses El pressupost de despeses dels diferents centres d’arxiu s’ha mantingut estable durant el període objecte d’anàlisi. En el cas dels arxius municipals de districte (AMD), l’augment dels anys 2018 i 2019 es correspon amb el projecte d’implantació del sistema AIDA a les oficines dels 10 districtes, actuació que ha comportat la dotació de crèdit addicional per finançar la licitació d’un procediment obert un cop executades aquestes dues anualitats. L’import final de la despesa (obligat) del projecte ha estat de 320.612,69 euros i de 336.800,35 euros, respectivament. PRESSUPOST D’INGRESSOS: reconegut (cap. III i IV) €40.000 €35.000 €30.000 €25.000 €20.000 €15.000 €10.000 €5.000 €- 2.016 2.017 2.018 2.019 AMD AHCB AMCB AFB 12 €8.486 €10.527 €34.810 €15.832 €7.336 €15.092 €37.302 €10.354 €11.757 €14.212 €32.088 €8.014 €12.134 €12.252 €31.409 €23.057 PRESSUPOST DE DESPESES: obligat (cap. II, III i IV) €900.000 €800.000 €700.000 €600.000 €500.000 €400.000 €300.000 €200.000 €100.000 €- 2.016 2.017 2.018 2.019 AMD AHCB AMCB AFB DSMA 2.2.2. Ingressos i fons documentals Volums totals L’Arxiu Municipal de Barcelona custodia documentació des de la creació del règim municipal de Barcelona, a mitjan segle XIII, fins a l’actualitat. A continuació podem veure l’evolució dels fons documentals en els darrers anys per als diferents tipus documentals. Evolució del creixement documental per tipus de document Tipus de document 2016 2017 2018 2019 Textual (m) 41.498 40.973 43.259 44.585 Visual (ud) 29.496 31.550 33.148 32.818 Cartogràfic (ud) 69.975 69.911 69.911 70.189 Fotogràfic (ud) 3.291.086 3.344.464 3.387.192 3.521.112 Sonor (ud) 2.081 2.081 2.918 2.918 Audiovisual (ud) 1.481 1.496 1.607 1.622 Fons bibliogràfic (títols) 162.217 160.632 165.634 167.196 Fons hemerogràfic (ml) 3.074 3.033 3.068 3.811 En acabar l’any 2019, el volum total dels fons conservats a l’Arxiu Municipal de Barcelona és de més de 48 quilòmetres de documentació. 13 €414.766 733.242 € €225.185 €210.749 €107.418 €389.602 766.391 € €223.474 €210.991 €255.871 €726.138 700.494 € €201.743 €278.116 €234.942 €748.952 731.759 € €247.455 €216.260 €266.310 Nous ingressos La forma més freqüent d’ingrés es produeix a través de transferències periòdiques de documents des de les oficines de l’Ajuntament al centre d’arxiu corresponent. També ingressa documentació procedent de donacions, dipòsits temporals o compres procedents d’institucions, entitats, empreses, particulars, etc. A continuació es mostra l’evolució dels diferents tipus d’ingressos del Sistema Municipal d’Arxius durant el període del PDA 2016-2019. Ingressos per transferència: Evolució dels ingressos per transferència TOTAL Tipologia 2016 2017 2018 2019 2016-2019 Textuals (m) 1.971 1.166 1.066 1.192 5.395 Plànols (ud) 5.136 25 0 66 5.227 Fotografies (ud) 22.423 14.600 16.500 17.607 71.130 Cartells (m) 58 21 902 - 981 Transferències (u) 227 223 208 249 907 Ingressos per donacions: Nombre d’ingressos per donacions 60 50 50 41 38 35 40 29 30 21 19 18 20 17 19 12 13 8 10 0 1 2 1 1 2 0 0 2.016 2.017 2.018 2.019 AMD AHCB AMCB AFB AC TOTALS 14 A l’annex del present informe s’hi pot consultar el nombre de donació per tipologia. Ingressos bibliogràfics i hemerogràfics: INGRESSOS BIBLIOGRÀFICS O HEMEROGRÀFICS (ud) Centre 2016 2017 2018 2019 Arxius municipals de districte 136 66 140 107 Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona 6.210 6.498 6.182 5.855 Arxiu Municipal Contemporani de Barcelona 15 0 24 21 Arxiu Fotogràfic de Barcelona 121 61 22 46 TOTAL 6.482 6.625 6.368 6.029 2.2.3. Gestió documental i tractament arxivístic Descripció dels documents Durant el període 2016-2019 s’han creat i actualitzat un total de 913.950 registres. Evolució del nombre de registres creats i actualitzats 2016-2019 200.000 180.000 160.000 140.000 120.000 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0 2016 2017 2018 2019 Registres creats Registres actualitzats 15 63.955 113.096 158.131 190.364 57.959 118.997 70.984 140.104 Restauració i enquadernació Durant el període 2016-2019 s’han restaurat i enquadernat un total de 293.140 i 1.264 documents, respectivament. Evolució del nombre de restauracions i enquadernacions 2016-2019 2016 2017 2018 2019 Restauracions 290.093 1.632 868 547 Enquadernacions 393 250 248 373 El nombre de restauracions de l’any 2016 incorpora un total de 289.561 unitats de l’Arxiu Fotogràfic de Barcelona, corresponents a ingressos extraordinaris de fons privats, dels quals destaquen els següents:  Fons Josep Postius (83.000)  Fons Jordi Gumí i Cardona (180.000)  Fons Rafael Palacio (12.000) Projectes de digitalització Durant el període 2016-2019 s’han digitalitzat un total de 801.924 imatges. Evolució del nombre d’imatges de preservació per tipologia 2016-2019 Tipologia 2016 2017 2018 2019 Textual 198.155 152.907 241.705 513.326 Visual 1.755 1.999 6.593 44.319 Cartogràfic 1.335 2.123 24 200 Fotogràfic 46.781 56.486 23.564 21.160 Oral 478 0 0 0 Bibliogràfic 2.755 3.830 1.674 227.666 Hemerogràfic 235.690 207.483 247.268 193.285 TOTAL 486.949 424.828 520.828 999.956 L’augment en el nombre d’imatges de preservació de l’any 2019 ha estat conseqüència del següent:  Un increment en el pressupost destinat a projectes de digitalització.  Un augment de la capacitat del repositori HCP, que ha permès ingestar un important volum d’imatges que es trobaven emmagatzemades temporalment en dispositius externs. 16 Eliminació de documentació Durant el període del PDA 2016-2019, s’han eliminat un total de 4.107 metres. Evolució de la documentació textual eliminada, 2016-2019 Metres lineals eliminats 2.500 2.000 1.500 1.000 500 0 2016 2017 2018 2019 El fort increment del volum de documentació eliminada a partir de l’any 2017 és atribuïble al desenvolupament de projectes de digitalització segura que garanteixen que el document digitalitzat té el mateix valor i característiques que el document original en paper i, per tant, en permet l’eliminació, com ara els fulls de consentiment per al tractament de dades personals o les modificacions del padró. 2.2.4. Atenció als usuaris Usuaris i usuàries Durant el període 2016-2019 han consultat la documentació dels centres d’arxiu un total de 215.870 persones usuàries. D’aquest total, 77.208 ho han fet de manera presencial i 138.662, de manera remota a través de vies de comunicació no presencials, com ara el correu electrònic, el telèfon, la pàgina web, entre d’altres canals telemàtics disponibles de l’Ajuntament. 17 404 1.925 1.056 721 Evolució del nombre de persones usuàries 2016-2019 60.000 54.942 56.194 52.941 51.793 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 0 2016 2017 2018 2019 Presencials No presencials Total Documents consultats de manera presencial Durant el període 2016-2019 s’han consultat un total de 543.124 documents de manera presencial. Evolució del nombre de documents consultats 2016-2019 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0 2016 2017 2018 2019 Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona Arxiu Municipal Contemporani de Barcelona Arxiu Fotogràfic de Barcelona Arxius municipals de districte Arxius centrals 18 23.312 42.741 20.222 36.575 27.532 34.720 147 11.656 19.563 43.891 61.750 36.631 31.433 281 13.035 19.587 40.777 29.509 33.354 39.808 4.005 15.256 17.836 41.984 26.320 33.957 29.885 91 Activitat en línia Les accions més destacades dutes a terme durant el període del PDA 2016-19 es relacionen a continuació:  Durant l’any 2017 es van renovar tots els portals web de l’Arxiu Municipal de Barcelona per tal d’adaptar-los a les noves directrius corporatives (tant tècniques com de disseny) de l’Ajuntament de Barcelona.  El maig del 2018 es va obrir el perfil de Twitter de l’Arxiu Municipal de Barcelona i es va disposar d’un pla de comunicació en línia per concretar l’estratègia que cal seguir en tots els canals de comunicació en línia.  El 2019 es va començar a enviar un butlletí bimensual sobre l’activitat de l’Arxiu Municipal de Barcelona. Entre el 2016 i el 2019 s’ha disposat dels següents canals de comunicació en línia (per a la comunicació externa cap a la ciutadania):  4 portals web: genèric de l’AMB, AHCB, AMCB i AFB  2 perfils de Facebook: un de genèric de l’AMB i un de l’AFB  1 perfil de Twitter genèric de l’AMB  1 perfil a Instagram de l’AFB  1 butlletí genèric de l’AMB Pel que fa a l’activitat dels 4 portals webs, tal com es pot consultar als gràfics següents, durant el període del PDA 2016-2019 el nombre de visites es va enfilar fins a les 587.929, i el nombre de pàgines vistes fins a 1.638.671. Evolució del nombre de visites als webs 2016-2019 200.000 184.381 180.000 146.649 160.000 126.657 130.242 140.000 120.000 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0 2016 2017 2018 2019 AMB AMCB AHCB AFB Total 19 32.020 22.686 30.834 41.117 35.869 28.886 34.266 31.221 45.167 33.340 33.873 34.269 53.092 38.297 37.291 55.701 Pel que fa a usuaris a Facebook i Twitter, s’ha anat creixent de manera sostinguda durant el període del pla tal com mostren les taules següents1: Evolució d’indicadors de Facebook 2016-2019 Tipologia 2016 2017 2018 2019 Seguidors/ores nous 1.698 924 604 657 Seguidors/ores acumulats 5.763 6.687 7.311 7.904 Abast 605.799 695.203 612.190 646.607 Reaccions (m’agrada i altres) 9.073 7.725 19.430 20.452 Comentaris 594 532 1.023 1.026 Comparticions 1.308 1.795 3.383 3.641 Evolució d’indicadors de Twitter 2016-2019 Tipologia 2018 2019 Seguidors/ores nous 1.055 1.224 Seguidors/ores acumulats 1.055 2.279 Seguits 609 789 Piulades realitzades 463 737 Abast 557.470 1.049.200 M’agrades dels usuaris/àries 5.542 8.263 Retuits dels usuaris/àries 2.505 3.710 Respostes dels usuaris/àries 168 325 Mencions 580 1.194 Nombre de clics a l’enllaç 1.861 3.535 La interacció amb la ciutadania a través de les xarxes socials ha augmentat significativament durant el període, sobretot durant els darrers dos anys on, tal com mostren les taules anteriors, el nombre de reaccions, m’agrades, comentaris, retuits, mencions, etc., s’han doblat. Finalment, en relació amb les visites del catàleg en línia (com a principal instrument de consulta de les descripcions i dels documents digitalitzats), s’observa un creixement durant el període del PDA 2016-2019 en nombre de visites, pàgines vistes i visitants únics. 1 Compte de Twitter creat el 2018. 20 Evolució del nombre de visites, pàgines vistes i visitants únics al catàleg en línia 2016-2019 1.200.000 1.000.000 800.000 600.000 400.000 200.000 0 2016 2017 2018 2019 Visites Pàgines vistes Visitants únics Igualment, s’ha fet un salt important quant a la utilització de la intranet de l’Arxiu Municipal com a canal de comunicació amb la resta de dependències municipals per oferir els serveis i els instruments de gestió documental. Evolució de l’ús de la intranet de l’Arxiu 2016-2019 45.000 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 5.000 0 2016 2017 2018 2019 Visites Pàgines vistes Visitants únics 21 4.976 40.471 4.384 575.904 4.352 23.367 7.411 54.269 20.737 765.152 2.896 28.036 8.659 68.313 39.444 959.352 4.739 34.698 5.740 76.291 25.069 1.037.198 2.641 39.415 Sortida temporal de documents Les sortides temporals de documents originals es produeixen per dues vies:  Préstec administratiu: quan es presten a les oficines de l’Ajuntament documents originals per a necessitats administratives.  Préstec per a activitats de difusió: préstec d’originals com a resultat de col·laboracions amb altres institucions per a la difusió del patrimoni documental. Durant el període 2016-2019 hi ha hagut un total de 34.537 sortides temporals de documents, incloent-hi préstecs administratius i préstecs per a activitats de difusió. SORTIDA TEMPORAL DE DOCUMENTS Tipologia 2016 2017 2018 2019 TOTAL Préstecs administratius 7.413 6.113 8.705 11.254 33.485 Préstecs per a activitats de difusió 618 121 68 245 1.052 TOTAL 10.047 8.251 10.791 13.518 34.537 Evolució del nombre de préstecs administratius 2016-2019 12.000 11.254 10.000 8.705 8.000 7.413 6.113 6.000 4.000 2.000 0 2016 2017 2018 2019 22 Reproduccions Durant el període del pla director, s’han fet en total 599.803 reproduccions de documents a petició de les persones usuàries en tot tipus de suport, i la reproducció en paper ha estat la prioritària amb un 62,22%. Evolució del nombre de reproduccions per tipus 2016-2019 200.000 180.000 173.221 160.000 145.543 155.416 125.623 140.000 120.000 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0 2016 2017 2018 2019 Fotocòpia en paper Fotocòpia de plànols Digital Total 2.2.5. Activitats de difusió Resum de les activitats Durant el període del pla director s’han organitzat un total de 716 activitats a les quals han assistit 417.117 persones. Aquestes activitats es basen en visites als arxius i a exposicions, jornades de portes obertes, presentacions de publicacions, conferències, cursos, jornades, congressos, etc. 23 73.352 0 82.064 56.984 0 88.559 42.790 701 82.132 40.836 11.952 120.433 Evolució del nombre total d’activitat 2016-2019 250 217 200 179 178 150 142 100 50 0 2016 2017 2018 2019 Evolució del nombre total d’assistents a les activitats 2016-2019 140.000 120.000 115.452 104.294 105.524 100.000 91.847 80.000 60.000 40.000 20.000 0 2016 2017 2018 2019 24 3. Principals projectes per línies estratègiques A continuació s’exposen els projectes principals del pla director 2016-2019, emmarcats en les quatre línies estratègiques que han definit els objectius del mandat. 3.1. Contribuir activament a la governança potenciant el coneixement i la comprensió de la ciutat per part de la ciutadania Per tal de fer propietària la ciutadania en el desenvolupament de la seva ciutat, tot enfortint-ne el coneixement, contribuint al pensament crític i estimulant l’opinió necessària per fer possible la democràcia ciutadana, s’han potenciat la presència a internet i la creació de nous recursos digitals. En aquesta iniciativa destaquen els projectes següents:  S’han creat nous recursos de difusió d’un gran valor informatiu sobre el passat històric de la nostra ciutat, com Les Rúbriques de Bruniquer o les exposicions virtuals en línia de tots els centres.  Quant a una de les formes més habituals de difusió cultural a través d’exposicions, publicacions, jornades de portes obertes, conferències, seminaris, activitats educatives, cal destacar la celebració del centenari de l’Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona (1917-2017) amb més de 13 activitats i unes 12.000 persones assistents.  Si al llarg d’aquests anys una activitat ha concentrat més propostes de difusió ha estat, sens dubte, la celebració anual del Dia Internacional dels Arxius que se celebra cada any el 9 de juny, la qual ha aplegat 60 activitats des de jornades de portes obertes, exposicions, taules rodones, conferències i tallers familiars que han congregat entre 15.000 i 20.000 persones.  Una de les efemèrides més rellevants ha estat la commemoració del 40 anys d’Ajuntaments Democràtics (2019), que va desplegar un programa de 5 exposicions, 1 jornada amb els centres d’estudis de la ciutat, 4 taules rodones i el Congrés d’Història de Barcelona. Aquest programa s’ha dut a terme amb la col·laboració de la Fundació Carles Pi i Sunyer.  En la línia de col·laborar amb entitats de memòria i de recerca, s’ha mantingut un contacte estret amb els centres d’estudi i recerca dels barris de Barcelona que ha culminat amb l’organització de dues jornades monogràfiques al Born Centre de Cultura i Memòria, organitzades per l’Arxiu Municipal (2017 i 2019).  Destaquem, també, la col·laboració amb diverses comissions ciutadanes de memòria per organitzar l’exposició “Els barris de barraques de Montjuïc, Sants i les Corts” (2017).  S’ha endegat, conjuntament amb el Pla de barris, un projecte fotogràfic per captar els barris més invisibles de la ciutat en un sentit gràfic i que ha culminat amb la incorporació de les imatges de diversos autors a l’Arxiu Fotogràfic de Barcelona. Aquesta campanya fotogràfica culminà amb l’exposició “Setze 25 barris, mil ciutats”, al Borsí, durant els mesos de febrer a març del 2019; i altres tallers i exposicions als territoris.  Una línia permanent per fomentar el coneixement i l’educació entre els més joves són les múltiples activitats acadèmiques i de recerca. Cal destacar la renovació de les activitats escolars i els materials didàctics que ofereixen en aquest període els arxius municipals de districtes, l’Arxiu Municipal Contemporani i l’Arxiu Fotogràfic.  3.2. Afavorir la transparència i facilitar l’accés als documents i recursos d’informació de la ciutat, tot garantint-ne la preservació Durant aquest període, l’Arxiu Municipal ha assumit més que mai el repte de contribuir a la transparència des de la seva experiència, tot aprofundint en el règim d’accés a la documentació. Per això s’ha intensificat el tractament, la descripció i la digitalització del fons arxivístic, les col·leccions bibliogràfiques i hemerogràfiques per ser consultades amb les plataformes digitals renovades en estàndards internacionals. En aquesta iniciativa destaquen els projectes següents:  El compromís de l’Arxiu Municipal ha estat constant per contribuir a la transparència, tot aprofundint en el règim d’accés a les sèries documentals del calendari de conservació i accés, amb més d’un centenar de propostes.  Per donar accés universal al patrimoni documental a través del Catàleg en línia a finals d’aquest període s’ha incrementat la documentació digitalitzada fins a arribar a més de 5 milions d’objectes digitals amb formats de difusió i preservació, com consta en la informació següent:  Catàleg en línia 2019 2016 Registres al catàleg 415.977 221.405 Registres digitalitzats 119.388 54.255 Fotogràfics 77.375 Textuals 26.152 Visuals 8.174 Cartogràfics 5.117 Descripcions AlbalNet 2019 2016 Total descripcions 1.018.068 709.468 Objectes digitals a l’HCP 2019 2016 Total objectes 5.164.856 1.020.000 Ocupació HCP 41 Tb 10 Tb 26  Igualment, s’ha fet un esforç important pel que fa a la digitalització i consulta en línia dels fons bibliogràfics i hemerogràfics. Així destaquem la digitalització del Diari de Barcelona, degà de la premsa barcelonina, que en els darrers deu anys s’ha procedit a digitalitzar-lo des del 1792 fins al 1964; resta pendent per enguany els darrers 25 anys.  Cal destacar que s’ha treballat molt en la descripció de les sèries documentals essencials, com els expedients de projectes i obres públiques, les llicències d’activitats, expedients dels antecedents, els expedients de llicències d’obres majors, els llibres d’actes del Plenari (1840-1947), els índexs del Registre Civil, els expedients de la depuració dels treballadors municipals acabada la Guerra Civil (1939).  Paral·lelament, han ingressat i s’han tractat molts fons privats, com entre d’altres de la col·lecció Font-Gras, la col·lecció Xavier Llobet i Hewitson, l’inventari del fons de la família Castells. Aquests anys s’ha fet un esforç considerable en el tractament i la digitalització dels fons documentals dels antics municipis del pla de Barcelona (documentació dels antics ajuntaments de les Corts, Horta, Gràcia, Sant Andreu de Palomar, Sant Martí de Sarrià, Sant Gervasi de Cassoles, Vallvidrera...), i s’ha assolit en aquests moments més del 90% dels documents digitalitzats.  Pel que fa al tractament dels fons de l’Arxiu Històric, destaca l’increment de les descripcions i la digitalització del fons d’època medieval i moderna (sèries del Registre de Deliberacions, la sèrie d’Obreria o els fons gremials), dels fons privat i institucional (destaca l’acabament del fons dels Jocs Florals), la catalogació de les col·leccions de cartells i dibuixos (com el fons de Jaume Perich) i la catalogació dels fons hemerogràfics i la finalització de la reconversió del catàleg de la biblioteca.  També cal esmentar l’esforç que ha efectuat l’Arxiu Fotogràfic en l’ingrés, el tractament i la digitalització dels fons i les col·leccions com ara les següents: César Malet, Humberto Rivas, Eduard Olivella, Jordi Gumí, Jaume Caminal, a més d’altres fons importants com el de l’Editorial López, el Diari de Barcelona, el Zoològic de Barcelona, el Consorci del Far, el Consell de la Joventut de Barcelona, o el ja esmentat projecte de la campanya fotogràfica del Pla de barris.  Igualment, els centres de l’Arxiu Municipal han demostrat el seu compromís a prosseguir amb l’ingrés de nous fons i col·leccions, tant de l’àmbit municipal com fons privats d’interès per a la història de la ciutat. Destaquem alguns ingressos de fons i col·leccions privades com ara aquests: el fons de Martí- Codolar, el fons de Palomares-Larreula, el fons de La Lira, el fons de la mestra Anna Grau, el fons del Consell de la Joventut de Barcelona, la Col·lecció Cooperativa Graciense de Viviendas, el fons de la Llibreria Negra i Criminal o el fons Se-grà. Un apartat especial mereix l’ingrés, el tractament i la digitalització de la col·lecció de documents sobre el atemptats de la Rambla: va ser una iniciativa de l’Arxiu Municipal per salvaguardar els 4.654 documents que la ciutadania va dipositar al llarg del passeig barceloní com a mostra del dolor i l’homenatge a les víctimes. 27  En aquest període ha estat especialment intensa la dedicació al projecte d’ampliació i renovació dels equipaments d’arxiu, concretament amb l’inici del projecte de restauració i d’adequació de la nau central de Can Batlló com a futura seu de l’Arxiu de la Ciutat de Barcelona, fins al moment actual en el qual s’ha redactat l’avantprojecte i el projecte bàsic. 3.3. Impulsar la gestió documental de l’Administració municipal El sistema de gestió documental de l’Ajuntament de Barcelona AIDA (Administració Integral de Documents i Arxius) està metodològicament consolidat, però aquest període ha servit per fer un pas important per implantar-lo i per contribuir al govern digital amb el projecte de l’arxiu electrònic de l’Ajuntament de Barcelona. En aquesta iniciativa destaquen els projectes següents:  Aquest pla ha permès assolir l’objectiu d’implantar el sistema AIDA a tots els districtes, tant als documents en paper com als ofimàtics, i homogeneïtzar el funcionament i les pràctiques de gestió de documents a les unitats administratives. En total, han estat els 10 districtes, 85 direccions i departaments i 912 d’entre el personal funcionari. Amb la seva aplicació s’ha fet possible unificar i simplificar els processos de treball, estalviar temps i augmentar la seguretat i el control dels documents municipals.  També l’Arxiu Municipal s’ha adherit a l’OpenData amb les publicacions actualitzades del Quadre de Classificació i del Registre de Fons i col·leccions documentals que estan sota custòdia i responsabilitat dels diversos centres d’arxiu de l’Ajuntament de Barcelona.  S’ha fet un gran esforç per adaptar les tècniques i metodologies als requisits de l’eficàcia, l’accessibilitat i la preservació digital. S’han posat les bases per a la configuració i la implantació de l’arxiu electrònic (eArxiu) en una única plataforma tecnològica d’Opentext, sempre d’acord amb el Model de Gestió de Documents Electrònics (MGDE), aprovat l’any 2016, per crear expedients electrònics que garanteixin l’arxivament, la integritat, l’ús i la disponibilitat dels documents.  Així mateix, s’ha inclòs el desenvolupament d’altres eines de gestió documental, com el Catàleg de documents, el qual serveix per generar el Quadre de Classificació Uniforme de Documents al gestor amb l’objectiu d’ordenar i racionalitzar la producció documental. 28 3.4. Desenvolupar un model organitzatiu de l’Arxiu Municipal referent en el seu àmbit i que permeti donar resposta a les demandes d’una ciutat en creixement permanent En aquests anys, el model organitzatiu de l’Arxiu Municipal i els equips de les persones que el componen ha evolucionat per adaptar-se a les variacions de l’entorn i a les demandes canviants d’una ciutat en creixement permanent. En aquesta iniciativa destaquen els projectes següents:  S’han organitzat sessions de treball i capacitació dels equips de temes clau sobre els quals calia incidir en el desenvolupament dels projectes de cada moment, com ara els drets d’autor i els drets d’imatge, l’aplicació de l’accés i la transparència en els nous entorns socials o les demandes dels arxius a participar activament en les plataformes de dades obertes i les seves aportacions.  Per l’Arxiu Municipal, el coneixement de les seves treballadores i treballadors és un dels actius més importants; així, per exemple, s’han organitzat tres taules de coordinació del Sistema Municipal d’Arxius en les quals hi han participat els més de cent treballadors sobre diferents aspectes i a tots nivells de la gestió dels documents i dels arxius.  Igualment, s’han creat comissions ad hoc per avançar transversalment des dels diferents centres del Sistema Municipal d’Arxius en eines compartides i metodologies comunes, com l’espai AIDA, que ha permès desenvolupar protocols i guies per implantar el sistema a l’Administració municipal i plantejar millores contínues.  Evidentment, aquest període ha estat especialment significatiu en la constitució de la borsa de tècnics superiors d’arxivística i l’oferta pública de places, després de molts anys sense incorporar personal tècnic amb formació i qualificació professional. 29 4. Conclusions El balanç general, doncs, és molt positiu, tant pel grau d’assoliment dels reptes inclosos com pel compromís implícit de continuar amb els projectes pendents o en progrés en els anys vinents. De l’anàlisi dels indicadors d’assoliment del PDA 2016-2019 i de gestió i servei 2016- 2019 se n’extreuen les conclusions i els reptes de futur següents: Conclusions:  El Pla director de l’Arxiu Municipal de Barcelona 2016-2019 s’ha assolit satisfactòriament amb gairebé un 95% dels objectius que són els compromisos cap a la ciutadania i l’organització municipal.  Els indicadors de gestió i serveis permeten fer un seguiment objectiu de l’activitat del SMA, atès que permeten cobrir tot el cicle de vida de la documentació.  L’ocupació dels dipòsits del SMA és molt alta, i alguns arxius han assolit la plena ocupació o superen percentatges del 90%, i han hagut de recórrer a l’externalització de la custòdia amb el corresponent sobrecost anual i la pèrdua d’agilitat en el tractament i gestió de la documentació. Esdevé prioritari plantejar una ampliació urgent dels dipòsits, i en alguns casos una millora o reforma de les actuals instal·lacions per solucionar problemes de filtracions, humitats o d’altres incidències que posen en risc l’adequada preservació de la documentació.  El talent del SMA està en procés de consolidació, atès que gairebé el 70% de la plantilla és de caràcter indefinit. Malgrat tot, i atès que en els propers anys es preveu que una part important dels treballadors assoleixi l’edat de jubilació, és necessari seguir incorporant personal de nou ingrés per a garantir una adequada gestió del coneixement, mantenir la qualitat dels nostres serveis, i millorar els actuals percentatges d’interinitat i temporalitat.  El pressupost de despeses dels diferents centres d’arxiu s’ha mantingut estable durant el període del PDA. En el cas dels AMD, però, els anys 2018 i 2019 ha rebut una dotació pressupostària addicional per finançar la implantació del sistema AIDA, projecte que tindrà continuïtat en els exercicis posteriors.  Durant el període del PDA han augmentat els ingressos de fons i col·leccions per donacions, fet que reflecteix el compromís recíproc de la ciutadania amb el SMA. Tanmateix, preocupa justament la manca d’espai dels centres actuals per respondre a la demanda d’ingressar documents de procedència privada i col·lectiva, que haurien de formar part del llegat comú de la ciutadania. 30  Diferents indicadors mostren el compromís del SMA en facilitar l’accés al patrimoni, lligats a l’esforç realitzat en la descripció i catalogació dels documents i l’atenció en línia, com per exemple: o L’augment constant i significatiu de les digitalitzacions. o La consolidació del nombre de reproduccions sol·licitades. o L’augment de les visites als webs del SMA. o La consolidació del nombre de consultes de documentació presencial i no presencial, amb un clar augment de la consulta en línia. o L’augment sostingut de les visites, pàgines vistes i visitants únics del catàleg en línia. o La posada en marxa de l’e-Arxiu i la consolidació de la gestió documental amb el sistema AIDA, com a peça fonamental de la transformació digital de l’Ajuntament de Barcelona. o L’augment de la interacció amb la ciutadania a través de les xarxes socials. o La consolidació de les activitats de difusió i el nombre d’assistents. Reptes de futur: A punt que s’aprovi el nou Pla estratègic 2020-2023, mantenim el pols per seguir unes línies estratègiques de l’Arxiu Municipal de Barcelona que són el reflex dels nous temps i dels nous reptes. Amb aquesta finalitat volem contribuir, a través de les renovades línies següents, a assolir aquests objectius:  Enfortir la vinculació amb la ciutadania per potenciar el coneixement de la memòria de Barcelona a través del patrimoni documental.  Garantir la protecció i l’accés als documents i recursos d’informació a totes les persones.  Facilitar la transició digital de l’Ajuntament de Barcelona per a una gestió eficient dels documents.  Desenvolupar un model organitzatiu i professional que doni resposta a les necessitats de la ciutat. 31 Annex Grau d’assoliment i nombre de projectes per àmbit del PDA % Nombre d’execució Àmbits del PDA de del projectes projecte 1.1. Objectius relacionats amb la presència a internet (web, xarxes socials) 53 99,06% 1.2. Objectius relacionats amb l’organització d’activitats de difusió cultural i 97 96,65% professional 1.3. Objectius relacionats amb l’organització d’activitats amb altres entitats 24 100,00% 1.4. Objectius relacionats amb la promoció 7 100,00% 1.5. Objectius relacionats amb l’oferta de serveis en el món educatiu per a 41 97,56% l’estudi i construcció de la memòria de la ciutat 1.6. Objectius relacionats amb l’activitat acadèmica i de recerca 8 100,00% 2.1. Objectius relacionats amb la transparència i amb l’accés 50 96,74% 2.2. Objectius relacionats amb l’ingrés i el tractament i digitalització dels fons 527 95,82% 2.3. Objectius relacionats amb la definició de polítiques de preservació i 10 93,00% seguretat del fons 2.4. Objectius relacionats amb accions directes de preservació i restauració del 72 92,15% fons 2.5. Objectius relacionats amb l’adequació i millora dels equipaments i les 21 94,05% instal·lacions 2.6. Objectius relacionats amb el desenvolupament dels instruments del 6 67,50% sistema AIDA 3.1. Objectius relacionats amb el desenvolupament dels instruments del 53 94,42% sistema AIDA 3.2. Objectius relacionats amb els processos i mètodes de gestió documental 30 91,67% 3.3. Objectius relacionats amb la implantació del sistema AIDA a l’Administració 35 95,43% municipal 3.4. Objectius relacionats amb el gestor documental i l’eArxiu 41 73,66% 3.5. Objectius relacionats amb el desenvolupament d’accions de capacitació 4 100,00% adreçades a personal de l’Ajuntament de Barcelona 4.1. Objectius relacionats amb la programació d’accions formatives 1 100,00% 4.2. Objectius relacionats amb detectar, capturar i compartir el coneixement 7 100,00% expert 4.3. Objectius relacionats amb afavorir i potenciar la comunicació entre les 3 100,00% persones i la seva participació en l’impuls i millora del SMA 4.4. Objectius relacionats amb la innovació i millora de metodologies i serveis 15 89,67% 4.5. Objectius relacionats amb el dimensionament i provisió de professionals 6 85,00% 4.6. Objectius relacionats amb el disseny i estructuració de l’organització 3 83,33% Total general 1.114 94,73% 32 Ingressos per donacions per tipologia INGRESSOS PER DONACIONS Unitat de mesura 2016 2017 2018 2019 TOTAL Metres lineals (ml) 24,90 1,56 26,40 20,78 73,64 Unitats d’instal·lació (ui) 73 4 18 55 150 Unitats documentals (ud) 468 3.523 209 3.245 7.445 Dibuixos 447 367 814 Fullets 95 95 Cartells 168 36 168 45 417 Impresos 88 88 Àlbums 11 11 Sobres 2 2 Lligalls 9 1 10 Pergamí 1 1 Carpetes 3 3 12 18 Testimonis orals 25 10 35 Vídeos 12 12 Plànols 784 784 Nadales 4.345 4.345 Fotografies (positius) 189.879 53.049 19.857 112.311 375.096 Diapositives 56 56 Fotograma 1 1 Postals 98 7 35 140 Banderins 33 33 Volums 36 36 Tríptics 312 312 33