Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? Guía 2022 Cocreación Dirección y coordinación Nota Gerencia Municipal del Este documento contiene Ayuntamiento de Barcelona referencias bibliográficas disponibles en Internet. Redacción y elaboración Podéis consultar los enlaces Manel Bardavio Novi y electrónicos accediendo a la Montse Bordas Santacreu versión digital del documento, (the À company) alojada en: http://hdl.handle.net/11703/129372 Asesoramiento lingüístico Linguaserve e Internacionalización de Servicios SA Diseño gráfico y maquetación El Guateque SL Impresión Imagen y Servicios Editoriales del Ayuntamiento de Barcelona Barcelona, diciembre de 2022 2 Ayuntamiento de Barcelona Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 3 "Existe la necesidad, incluso una demanda social, de que alguien en el Gobierno siga impulsando la agenda de innovación, creatividad y experimentación centrada en la ciudadanía. Es demasiado fácil recurrir a las formas más tradicionales centradas en los sistemas clásicos de diseño y desarrollo de políticas y servicios públicos". Christian Bason. Doctorado en Gestión, CEO en el Danish Design Center y exjefe del MindLab. 4 Ayuntamiento de Barcelona Presentación Tenéis en vuestras manos una publicación que intenta mostrar uno de los grandes ejes que solicita la ciudadanía del siglo XXI: la gestión por cocreación. Creo que todos hemos entendido que no se pueden atender los desafíos del siglo XXI con estructuras organizativas, formas de trabajo y valores culturales del siglo XX o, incluso, del siglo XIX. Las administraciones públicas no escapan a esta dinámica y tienen que saber construirse y aportar un nuevo valor añadido al ejercicio de mediación que llevan a cabo entre la ciudadanía y el bien común. Nuevos valores sociales –transformación digital, empoderamiento ciudadano, filosofía colaborativa, fortalecimiento de las redes de gobernanza– son, entre otros aspectos, dimensiones que en la actualidad afectan al funcionamiento de cualquier tipo de administración pública. En este contexto la cocreación se convierte en una metodología de trabajo que nos aporta un valor añadido por su planteamiento esencial consistente en hacer intervenir activamente en el abordaje de nuevos retos y la solución de problemas complejos a todas las partes que se ven afectadas o están interesadas, especialmente aquellos actores que son destinatarios o beneficiarios directos de las soluciones planteadas. ¿Pero qué es eso de la cocreación? Hay quien la confunde con la colaboración, o con la cooperación, con la participación o con la innovación. La cocreación es todo eso porque incorpora todos esos aspectos, pero va más allá, ya que implica de forma igualitaria y horizontal a todos los agentes que forman parte de la solución que se está buscando. Este es el motivo por el que la cocreación es un paso adelante dentro de una sociedad democrática y también la causa de que, a menudo, los grupos cocreativos puedan surgir de manera espontánea dentro de una organización para intentar mejorar alguna cuestión. Ese es el caso de algunos de los proyectos que os mostramos en la parte final de la publicación. En nuestro Ayuntamiento la cocreación vino con una encuesta a toda la plantilla — dentro de la nueva gestión mediante los valores que estamos implantando— en la que se escogió este valor entre muchos otros para hacer de referente en nuestra organización. Hemos querido elaborar un tratado metodológico que ayude a todo el mundo que quiera implementarlo con algunas pautas básicas. Pautas que, por supuesto, cada entidad puede adaptar o modificar según sus necesidades. Con el uso cada vez más amplio de este tipo de metodologías de trabajo, queremos que la adaptación a los cambios, la innovación, la asunción del riesgo, el pensamiento crítico, la creatividad, los aprendizajes, la inteligencia colectiva, la transferencia de conocimientos y los enfoques colaborativos de trabajo sean conceptos y valores que queden definitivamente anclados en el ADN del tipo de Ayuntamiento que necesitemos para servir a la ciudadanía de nuestro tiempo y del tiempo futuro que ha de venir. Sara Berbel Sánchez Gerente municipal Ayuntamiento de Barcelona Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 5 6 Ayuntamiento de Barcelona Índice de contenidos 01 Introducción 9 02 Orígenes y evolución del concepto cocreación 11 03 La cocreación en las administraciones públicas 17 04 Marco metodológico para desplegar la cocreación 23 4.1 Fases 24 4.2 Pautas 26 4.3 Temporización 28 4.4 Requisitos 29 4.5 Operativa 30 05 Referencias institucionales internacionales 33 5.1 MindLab / Dinamarca 34 5.2 Policy Lab / Reino Unido 35 5.3 The Policy Project / Nueva Zelanda 36 5.4 Employment and Social Development / Canadá 37 06 La cocreación en el Ayuntamiento de Barcelona 41 6.1 BIT Habitat 43 6.2 Red de agentes para la innovación 47 6.3 Comunidad de aprendizaje de coordinadores/oras de las Direcciones de Servicios a las Personas y al Territorio (2021) 49 6.4 Cocreativas en Acción (2021) 52 6.5 Transformación de dos parques en espacios públicos (2018) 55 6.6 Guía de cocreación del programa "Transformamos los patios" (2021) 57 6.7 La cocreación en el Plan de Barrios (2016-2024) 60 6.8 Espacios Estratégicos y de Cocreación (2021) 63 07 Referencias 67 Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 7 8 Ayuntamiento de Barcelona 1 Introducción La finalidad de la publicación que os hacemos llegar es aportar elementos prácticos y de reflexión sobre el concepto de cocreación. A tal fin, el documento se ha elaborado con la voluntad de ser una herramienta útil para todas aquellas personas y equipos que quieran incorporar este enfoque de trabajo a la hora de innovar o mejorar servicios, productos o actuaciones en el ámbito público. Es necesario tener en cuenta que en la cocreación es tan importante lo que queremos llevar a cabo como la manera en que lo hacemos. En ese sentido, el papel y la intervención de varios agentes es un factor clave y más especialmente la intervención activa de aquellos agentes que representan a las personas, los colectivos o las organizaciones receptoras y usuarias de los servicios, productos o actuaciones en los que se trabaja. El documento se estructura en seis apartados: Un primer apartado donde se sitúan sintéticamente los orígenes y la evolución conceptual de lo que se entiende por cocreación. El segundo apartado enmarca el concepto y la adaptación de su significado y la aportación de valor añadido en el ámbito público. En un tercer apartado se presenta un marco metodológico que debe tenerse en cuenta a la hora de trabajar e implementar la cocreación a partir de cinco elementos: fases para estructurar la cocreación, pautas para desarrollarla, temporización de un proceso cocreativo, requisitos para llevarla a cabo con éxito y operativa de una sesión estándar de trabajo. El cuarto apartado describe cuatro referencias internacionales (Dinamarca, Reino Unido, Nueva Zelanda y Canadá) que han llevado a cabo importantes iniciativas institucionales para impulsar la innovación social y a la vez la innovación a las administraciones públicas incorporando el concepto de cocreación. El quinto apartado esboza como entiende el Ayuntamiento de Barcelona institucionalmente el concepto de cocreación y se presentan seis proyectos municipales con vocación innovadora que ilustran, cada uno en su especificidad y contexto, la práctica cocreativa promovida por el Ayuntamiento. Para acabar, en el apartado sexto se hace referencia a materiales que permiten profundizar en qué es y cómo funciona la cocreación en el marco de la innovación social y organizativa. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 9 10 Ayuntamiento de Barcelona 2 Orígenes y evolución del concepto cocreación El concepto de cocreación proviene originariamente del mundo de la gestión empresarial y se refiere a un proceso de diseño de productos o servicios en el que las aportaciones de las personas que son destinatarias tienen un papel central de principio a fin. Posteriormente, el concepto se extendió al ámbito de la gestión pública como forma de mejorar los servicios y productos dirigidos a la ciudadanía mediante el trabajo colaborativo de varios agentes. En general, el concepto se utiliza para cualquier política estratégica en la que una organización promueve que varios tipos de agentes presenten ideas, diseños o nuevos contenidos referidos a productos o servicios concretos, nuevos o anteriormente proporcionados. En 1996 Kambil, Ginsberg y Bloch presentan la cocreación como "una estrategia para transformar las propuestas de valor trabajando con clientes o recursos complementarios"1, y en 1999 el mismo Kambil con Friesen y Sundaram2 la presentan como una fuente importante de valor reforzada por Internet y analizan qué riesgos se tienen que tener en cuenta a la hora de utilizar esta estrategia. En el año 2000, Prahalad y Ramaswamy popularizaron el concepto cocreación3, y en 2006 definieron la cocreación como la creación conjunta de valor por parte de una organización y de quien recibe sus productos o servicios, que permite construir experiencias adaptadas a las necesidades específicas de los receptores finales4. Sugirieron que para llevar a cabo la cocreación debían aplicarse cuatro conceptos fundamentales: 1 Kambil, Ajit; Ginsberg, Ari; Bloch, Michael. “Re-Inventing Value Propositions”. 1996. 2 Kambil, Ajit; Friesen, G. Bruce; Sundaram, Arul. “Co-creation: A New Source of Value”. 1999. 3 Prahalad, K. C.; Ramaswamy, Venkat. “Co-Opting Customer Competence”. 2000. 4 Prahalad, K. C.; Ramaswamy, Venkat. “The Future of Competition: Co-Creating Unique Value with Customers”. 2004. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 11 Conceptos fundamentales para llevar a cabo la cocreación: Definición Implicación directiva Diálogo Interacción entre Conexión multidireccional las partes. en lugar de estrategias de tipo unidireccional. Acceso Acceso de Creación de valor usuarios/as a conjunto con datos corporativos. usuarios/as. Riesgo- Control del riesgo Establecimiento de entre usuarios/as acuerdos claros a la hora beneficio y la organización. de compartir posibles riesgos asociados a la innovación. Transparencia Accesibilidad de la Eliminación de las información entre barreras a la información organizaciones. entre los diferentes agentes que intervienen. 12 Ayuntamiento de Barcelona Según estos autores, las ventajas de la cocreación surgen en forma de experiencias personalizadas (aprendizaje, fidelización y aportación de ideas por parte de los usuarios/as) que pueden ayudar a la organización. En 2004 Ramaswamy y Gouillart reflexionan sobre el hecho de que con la cocreación se construyen espacios de actuación que implican una red diversa de agentes, no únicamente los implicados directamente, y que eso supone un desarrollo continuo de experiencias enriquecedoras que aglutinan varios enfoques y puntos de vista.5 Aric Rindfleisch y Matt O'Hern definen la cocreación en marketing digital como una actividad colaborativa de desarrollo de nuevos productos, en los que los usuarios/ as contribuyen activamente en un nuevo servicio o producto. Asimismo, confirman planteamientos anteriores en el sentido de que todos los procesos de desarrollo de nuevos servicios o productos constan de dos pasos clave: la aportación de contenido y la selección de las mejores contribuciones6. En esa línea, clasifican los diferentes tipos de cocreación en función de los requisitos que tienen que cumplir las aportaciones (pueden ser fijas o abiertas) y si la selección la hacen los usuarios/as o la organización. Quedan así establecidas cuatro tipologías de cocreación, que corresponden a las cuatro combinaciones de los modelos de aportaciones y de selección: Aportación abierta, selección dirigida por los usuarios/as (un ejemplo sería el software de código abierto). Aportación abierta, selección dirigida por la organización (un ejemplo sería la recopilación de propuestas para modificaciones de videojuegos). Aportación fija, selección dirigida por los usuarios/as (un ejemplo sería Lego, que ha creado la plataforma Lego Ideas, donde se permite a cualquier persona sugerir su propio modelo de piezas, que, si recibe suficientes votos y la aprobación de la corporación, puede llegar incluso a ser fabricado y comercializado). Aportación fija, selección dirigida por la organización (un ejemplo sería la promoción de un concurso de ideas con determinados requisitos y con un posible incentivo económico incluido). 5 Ramaswamy, Venkat; Gouillart, Francis J. “The Power of Co-Creation: Build It with Them to Boost Growth, Productivity, and Profits”. 2004. 6 Rindfleisch, Aric; O’Hern, Matt. “Customer Co-Creation: A Typology and Research Agenda”. 2010. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 13 Tipologías de cocreación según tipo de aportación y selección: Aportación abierta Aportación abierta Selección usuarios/as Selección organización Aportación fija Selección usuarios/as Aportación fija Selección organización 14 Ayuntamiento de Barcelona Para acabar esta recopilación de aportaciones, en 2013, Jansen y Pieters argumentan que "la cocreación se utiliza a menudo como palabra de moda y puede significar muchas cosas diferentes. El término se utiliza incorrectamente para referirse a formas de investigación de mercado, como grupos focales o análisis de redes sociales. El simple hecho de trabajar conjuntamente o recoger aportaciones tampoco es suficiente para recibir la denominación de cocreación. Solo se tendría que denominar cocreación si el usuario final tiene un papel activo en un proceso continuo"7. En esa línea, en 2017 introdujeron el concepto de cocreación completa: "Un proceso transparente de creación de valor en colaboración continuada y productiva, con el apoyo de todas las partes relevantes, en que los usuarios finales desempeñan un papel central”8. En resumen, existen muchas definiciones diferentes sobre el concepto de cocreación, pero todas convergen en el hecho de que la cocreación aporta valor innovador a un espacio dinámico compartido por varios agentes donde coinciden varias partes interesadas en producir un resultado mutuamente valioso. Es decir, la cocreación tiene lugar cuando una organización trabaja con varios de sus miembros, con equipos ad hoc, con otras organizaciones y con personas receptoras de sus productos o servicios para crear nuevos productos o mejorar los existentes, mejorar un proceso, establecer nuevas formas de trabajo, o sencillamente para innovar. Así, pues, la cocreación es una metodología para el desarrollo de nuevas propuestas de valor a partir del trabajo conjunto de distintos actores clave (directivos, técnicos, expertos, usuarios/as, así como otros agentes interesados) para buscar nuevas soluciones y resultados en relación con una necesidad o un problema complejo. Un rasgo que la determina especialmente es que la cocreación es una forma de innovación colaborativa: las ideas se comparten y mejoran juntas; de esta manera, se supera el concepto de inteligencia individual con el de inteligencia colectiva al favorecer que los procesos de innovación incorporen la premisa de ganar-ganar (win-win), en la que se plantea una situación, estrategia, negociación o acuerdo que resultan beneficiosos y satisfactorios para todas las partes implicadas. La cocreación es muy útil para obtener resultados, entre otros, en los campos siguientes: La generación de nuevas ideas, conceptos, productos, servicios y actuaciones. La fidelización y la confianza entre los diversos agentes que participan. La promoción del talento innovador, el impulso de equipos con puntos de vista diferentes y la potenciación de la inteligencia colectiva. Por todos estos motivos en la actualidad hay muchas organizaciones que están orientadas hacia esta forma de trabajar. 7 Pieters, Maarten; Jansen, Stefanie. “Order in the chaos: 6 advantages of complete co-creation”. 2013. 8 Pieters, Maarten; Jansen, Stefanie. “The 7 Principles of Complete Co-creation”. 2017. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 15 16 Ayuntamiento de Barcelona 3 La cocreación en las administraciones públicas La cocreación se entiende en las administraciones públicas como una forma de innovar y de mejorar los servicios públicos potenciando la intervención activa de los agentes implicados, tanto los trabajadores y las trabajadoras municipales como organizaciones externas en el Ayuntamiento, así como la ciudadanía en calidad de receptora y usuaria de las políticas, los productos y los servicios públicos. Como ya se ha visto anteriormente, la cocreación es un concepto en continua construcción que se articula con diferentes en función de los diferentes contextos en que se aplica, incluso en una misma organización como puede ser el Ayuntamiento. Un ejemplo sería el programa Plan de barrios, en el que la experiencia desplegada en cada barrio adquiere unas características distintas. Es importante diferenciar tres conceptos utilizados en el ámbito público que, si bien guardan relación, no significan exactamente lo mismo: participación, innovación social y cocreación. El concepto de participación implica hacer que la ciudadanía tome parte, a partir de criterios de diversidad e inclusión, en la resolución de los problemas colectivos. Normalmente el proceso participativo está formalizado en reglamentos de participación ciudadana que regulan los mecanismos y canales de relación entre el Ayuntamiento y la ciudadanía, a fin de que esta haga aportaciones e incida de forma activa en la agenda política de la ciudad. La incorporación de procesos deliberativos, aunque no sean vinculantes, aumenta la legitimidad democrática en la toma de decisiones por parte del Ayuntamiento, que en última instancia siempre será el responsable de la toma de decisiones. El concepto de innovación social supone el desarrollo y la implementación de nuevas ideas (productos, servicios y modelos) para satisfacer necesidades sociales no cubiertas, crear nuevas relaciones sociales y proporcionar resultados satisfactorios para el conjunto de la sociedad. Da respuesta a las demandas sociales que afectan al proceso de interacción social, y sirve para mejorar el bienestar común y la capacidad de actuación y creatividad de la ciudadanía, las organizaciones de la sociedad civil y las comunidades locales. El concepto de cocreación desde el punto de vista público, se puede definir como aquel proceso colaborativo que genera soluciones y resultados mediante la participación activa de los diversos agentes afectados e interesados por un problema complejo o un nuevo reto, generando conocimiento e inteligencia colectiva y propiciando nuevas formas y procesos de innovación. La cocreación va más allá de participar y deliberar para tomar decisiones, es intervenir activamente en el diseño, la implementación y la evaluación de una determinada actuación por parte de los diferentes agentes afectados e interesados, especialmente los que son los beneficiarios directos de la actuación. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 17 Participación, innovación social y cocreación Participación Innovación Ciudadanía, social diversidad, inclusión, Nuevas ideas, reglamento, procesos necesidades sociales, deliberativos nuevas relaciones, bienestar común Cocreación Proceso colaborativo, diversidad de agentes, intervención activa, inteligencia colectiva, innovación 18 Ayuntamiento de Barcelona De forma sintética, para hablar de cocreación en el ámbito público se tendrían que tener en cuenta los puntos siguientes: Abordar nuevos retos sociales o problemas complejos. Contar con el correspondiente aval y apoyo político o gerencial. Potenciar la intervención activa de varios agentes internos y externos a la organización. Trabajar de forma colaborativa y transversal. Actuar todas las partes implicadas de forma corresponsable. Diseñar la solución para el reto o problema planteado con la participación activa de todos los agentes implicados. Implementar la solución para el reto o problema planteado con la participación activa de todos los agentes implicados. Evaluar los resultados e impactos obtenidos con la participación activa de todos los agentes implicados. Llevar a cabo una política de transparencia con todos los agentes implicados. Propiciar nuevos aprendizajes, tanto los colectivos como los individuales. Generar valor público mediante la innovación y la mejora de determinados servicios, productos o actuaciones públicas. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 19 Palabras clave que identifican la cocreación Innovación Trabajo en equipo Creatividad Diversidad de agentes Complejidad Intervención activa de agentes Diálogo Transparencia Comunicación Colaboración Corresponsabilidad Cocreación Conocimiento Aprendizaje Objetivos/Resultados Proceso Inteligencia colectiva Transversalidad Valor público Temporización Diseño Implementación Evaluación 20 Ayuntamiento de Barcelona Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 21 22 Ayuntamiento de Barcelona 4 Marco metodológico para desplegar la cocreación Como se ha visto anteriormente, la cocreación permite abordar proyectos complejos o innovadores que a la vez generan procesos complejos e innovadores; por lo tanto, plagados de riesgos y de incertidumbres como pasa en toda experimentación. El contexto en que se sitúa cada iniciativa, la temática abordada, el grado de complejidad, la temporización y las interrelaciones de los agentes que intervienen exigen planteamientos metodológicos muy flexibles y adaptados a las peculiaridades de cada caso. Aun así, se puede establecer un marco metodológico general que permita desplegar un proceso de cocreación. Este marco prevería los aspectos siguientes: Fases para estructurar el proceso cocreativo. Pautas para desarrollar el proceso cocreativo. Temporización del proceso cocreativo. Requisitos para desarrollar un proceso cocreativo. Operativa de una sesión estándar de trabajo. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 23 4.1 Fases Todo proceso cocreativo tendría que prever las fases siguientes: 1. Identificación de una necesidad social u organizativa o de un problema complejo que pide una solución innovadora. 2. Aval y apoyo político o gerencial para abordar la necesidad o el problema con una metodología cocreativa. 3. Puesta en marcha de un equipo impulsor del proceso cocreativo (el equipo tiene que ser diverso, motivado, aportador de diferentes puntos de vista y competencias, proactivo y con fuertes relaciones en el ámbito en el que se quiere intervenir); a menudo en la cocreación el equipo se crea de forma espontánea, e incluso, puede autogestionarse. 4. Determinación de los agentes que intervienen en el proceso (detección de posibles participantes, elaboración de un mapa de actores teniendo en cuenta el tema y el territorio, identificación de intereses compartidos, establecimiento de los mecanismos operativos de información y comunicación). 5. Capacitación de los agentes que intervienen en el proceso (análisis y diagnóstico estratégico, planificación y gestión de proyectos colaborativos, comunicación, resolución de problemas, pensamiento creativo, aplicaciones tecnológicas colaborativas, indicadores de evaluación/panel de mando y otras acciones de aprendizaje asociadas a las características del proyecto). 6. Diseño del proceso cocreativo (establecimiento de objetivos/acciones, planificación, reglas de funcionamiento y roles, mecanismos de toma de decisiones, sesiones y dinámicas de trabajo, uso de aplicaciones colaborativas, indicadores/panel de mando, recursos asignados) con la intervención activa de todos los agentes implicados. 7. Implantación de las acciones establecidas para dar respuesta a la necesidad detectada o solucionar el problema planteado, con la intervención activa de todos los agentes implicados. 8. Seguimiento y evaluación del proyecto (resultados, impactos, desarrollo del proceso de cocreación, satisfacción de los beneficiarios de la actuación, satisfacción de los agentes que han intervenido en el proceso de cocreación, aprendizajes adquiridos) con la intervención activa de todos los agentes implicados. 24 Ayuntamiento de Barcelona Fases del proceso creativo Identificación necesidad o problema Apoyo político o gerencial Equipo impulsor Agentes Captación agentes Diseño proceso cocreativo Implantación acciones Seguimiento y evaluación Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 25 4.2 Pautas Se pueden establecer doce pautas metodológicas prácticas que dan coherencia a un proceso de cocreación, independientemente de sus características específicas. • Pauta 1: Confirmar que la iniciativa responde a una necesidad relevante de un problema complejo. • Pauta 2: Establecer de dónde surge la iniciativa, cuyo origen puede ser político, gerencial, técnico o ciudadano. • Pauta 3: Establecer qué agentes intervienen (municipales, ciudadanía, organizaciones sociales, organismos institucionales y profesionales y otros), qué rol asume cada uno y qué tipo de interrelación se da entre cada agente implicado con todos los demás. • Pauta 4: Hacer un balance de los beneficios y de los riesgos de llevar a cabo un proceso de procreación. • Pauta 5: Realizar un análisis y un diagnóstico estratégico del proyecto. • Pauta 6: Establecer los indicadores de seguimiento y de evaluación de los resultados y de los impactos que deben alcanzarse, así como del propio proceso cocreativo. • Pauta 7: Determinar qué mecanismos se ponen en marcha para garantizar la toma de decisiones, la coordinación, la transversalidad, la transparencia, el trabajo colaborativo y la corresponsabilidad. • Pauta 8: Asegurar los recursos necesarios (económicos, temporales, técnicos, de equipamientos, tecnológicos y otros) para garantizar la calidad y el éxito de la intervención. • Pauta 9: Diseñar la solución para la necesidad o el problema planteados, con la participación activa de todos los agentes implicados. • Pauta 10: Llevar a cabo acciones de aprendizaje previas a la puesta en marcha del proyecto. • Pauta 11: Implementar la solución para la necesidad o el problema planteado, con la participación activa de todos los agentes implicados. • Pauta 12: Evaluar los resultados, impactos y beneficios obtenidos con la intervención, con la participación activa de todos los agentes implicados y extraer los aprendizajes correspondientes. 26 Ayuntamiento de Barcelona Pautas metodológicas para aplicar la cocreación Origen iniciativa 1 Necesidad 2 problema Agentes 3 4 Beneficios y riesgos Análisis y diagnóstico 5 6 Indicadores Mecanismos 7 8 Recursos Aprendizaje 9 10 Diseño Implementación 11 12 Evaluación Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 27 4.3 Temporización Un factor muy importante que afecta a todo el proceso cocreativo es el factor tiempo. Tanto la complejidad como la innovación requieren tiempo, por lo tanto para un proceso de cocreación hace falta un margen de tiempo que puede abarcar, orientativamente, entre nueve y dieciocho meses de trabajo según el grado de complejidad, el número de agentes que intervienen, las potenciales ralentizaciones organizativas y el tipo de tema en el que se quiere intervenir (por ejemplo, un proyecto urbanístico puede superar de largo esta temporización a la hora de producirse la fase de implementación; otro ejemplo, los ritmos de funcionamiento y toma de decisiones de las organizaciones a veces pueden ser muy pesados y lentos). Por lo tanto, es muy importante ser lo más realistas posible a la hora de calcular este factor y dejar siempre márgenes de tiempo para posibles incidentes que se puedan producir. Los alargamientos innecesarios, las ralentizaciones organizativas, la no puntualidad y la falta de rigor en el cumplimiento de los plazos establecidos pueden causar efectos muy negativos, incluso paralizantes o desmotivadores, en las dinámicas cocreativas. 28 Ayuntamiento de Barcelona 4.4 Requisitos No siempre es posible o adecuado aplicar la metodología cocreativa a la hora de afrontar una determinada necesidad o un reto. Por lo tanto, se tiene que hacer un balance sobre los beneficios y la adecuación o no de plantear un proceso de cocreación a la hora de poner en marcha un determinado proyecto. Para hacer ese balance es conveniente que se tomen en consideración los requisitos siguientes: Se ha detectado una demanda social o un problema complejo que requiere una solución innovadora. Existe una voluntad y un apoyo político o gerencial para aplicar la metodología cocreativa. Se asumen los riesgos y las incertidumbres derivadas de la innovación y la experimentación. Existe una aceptación social o, en su caso, un consenso organizativo para llevar a cabo el proceso cocreativo. La necesidad o problema que debe resolverse exige, por su complejidad, la intervención activa de varios agentes, especialmente los directamente afectados. Se garantiza una estabilidad y un compromiso corresponsable por parte de los agentes y equipos que intervienen durante el proceso. Se manifiesta un propósito explícito de generación de aprendizajes sociales u organizativos y de estimulación de la inteligencia colectiva. Se plantean objetivos/resultados que alcanzar claros, concretos y factibles. Se diseñan mecanismos ágiles, eficientes y eficaces para la toma de decisiones. Dado que se aborda un proyecto complejo, se dispone de un margen de tiempo mínimo de nueve meses para llevarlo a cabo. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 29 4.5 Operativa A continuación, y a modo de orientación, se presenta una propuesta sobre los aspectos que deben considerarse en el funcionamiento y la dinámica de las sesiones de trabajo que se tienen que llevar a cabo en el proceso de cocreación. Es necesario que exista una planificación temporalizada (cronograma) de las sesiones y de su formato (presencial, telemático o mixto). Esta planificación en el tiempo se tiene que hacer llegar a las personas participantes antes del inicio del proceso de trabajo. El número y la periodicidad de las sesiones depende de la duración y las características del proyecto, pero se aplican siempre criterios de eficiencia, eficacia, economía del tiempo y disponibilidad. La sesión de apertura y la de cierre tienen que tener unas características específicas correspondientes a los momentos de inicio y final del proceso de trabajo. Se aconseja que la duración de las sesiones oscile entre 1 hora (mínimo) y 3 horas (máximo). Cada sesión tiene que tener un orden del día en el que conste la denominación, los objetivos, los contenidos con el tiempo asignado para cada uno de ellos, quién participa y en representación de qué. Se tiene que poner a disposición de quien participa como mínimo una semana antes de la fecha prevista para que se realice. Cada sesión tendría que incluir las partes siguientes diferenciadas: marco (qué se quiere debatir/alcanzar/acordar, con qué dinámica se trabaja, cómo se estructura la sesión), debate (aplicación de metodologías y técnicas facilitadoras, creativas y deliberativas), concreción (resultados obtenidos, recopilación de acuerdos y desacuerdos) y cierre (conclusiones, síntesis integrativa, valoración de la sesión). Cada sesión tiene que contar con una persona que la dinamice y otra que se encargue de la relatoría correspondiente para trasladarla a las personas interesadas. Se tiene que aplicar el máximo rigor con respecto a la gestión del tiempo: hora de inicio y finalización de la sesión, cumplimiento del tiempo asignado a cada uno de sus contenidos y las intervenciones. 30 Ayuntamiento de Barcelona Partes de una sesión de trabajo estándar Marco Debate Concreción Cierre Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 31 32 Ayuntamiento de Barcelona 5 Referencias institucionales internacionales A continuación se presentan cuatro referencias institucionales internacionales promotoras de la innovación en los servicios públicos que utilizan, entre otros enfoques metodológicos, la cocreación: Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 33 5.1 MindLab / Dinamarca MindLab, el equipo de innovación del gobierno danés, creado en 2002, fue el primer laboratorio de innovación pública del mundo. Se concibió como una unidad de innovación intergubernamental que implicaba a la ciudadania y empresas en la creación de nuevas soluciones para la mejora del bienestar social. Fue pionero en muchos de los métodos que utilizan hoy los equipos experimentales en todo el mundo, y fue la primera, y quizá la única, organización, en demostrar que un pequeño laboratorio puede cambiar la cultura de un servicio público completo. Formaba parte de tres ministerios y un municipio: el Ministerio de Industria, Economía y Asuntos Financieros, el Ministerio de Empleo, el Ministerio de Educación y el municipio de Odense. Su intervención cubría amplias áreas de las políticas públicas que afectan a la vida diaria prácticamente de toda la ciudadanía danesa: emprendimiento, autoservicio digital, educación y empleo son algunas de las áreas abordadas. La idea clave era incorporar la perspectiva de la ciudadanía a la hora de tomar decisiones en el impulso y la materialización de iniciativas vinculadas a las políticas públicas. Este enfoque servía de plataforma para generar nuevas ideas innovadoras y de mejora en el funcionamiento de los servicios públicos. A finales de 2018, MindLab cerró después de más de dieciséis años de existencia9 y fue reemplazado por el grupo de trabajo de disrupción (Disruption Task Force), también conocido como MindLab versión 2.010, adscrito al Ministerio de Finanzas y centrado en el impulso de la innovación y la transformación digital en toda la administración pública danesa. Sus objetivos para los próximos años son: Ser referentes globales con respecto a nuevas tecnologías, bancos de pruebas y experimentación digital dentro de las administraciones públicas. Acelerar una cultura más orientada al riesgo, en la que las administraciones se involucren activamente en los diferentes ecosistemas económicos y sociales, prioricen e incentiven la innovación y tengan como premisa poner a los usuarios y usuarias al frente de cualquier nueva iniciativa innovadora. 9 Mindlab 2002-2018: cómo vive el legado. 10 Mindlab2.0: Dinamarca establece su laboratorio de innovación de próxima generación. 34 Ayuntamiento de Barcelona 5.2 Policy Lab / Reino Unido Policy Lab fue creado en 2014 por el gobierno del Reino Unido, vinculado a la oficina del primer ministro o primera ministra (Cabinet Office), como parte del plan de reforma de la función pública para hacer más abierta la elaboración de políticas dirigidas a la ciudadanía. Aporta nuevas herramientas y técnicas políticas al gobierno del Reino Unido mediante el impulso de políticas públicas abiertas, con un enfoque colaborativo y centrado en las personas y ofreciendo apoyo práctico a los equipos que las diseñan. Es un espacio creativo en el que los equipos políticos pueden desarrollar los conocimientos y las habilidades para desarrollar políticas de una manera más abierta, basada en el uso de grandes volúmenes de datos (big data), la transformación digital y la preeminencia de las percepciones y los intereses de los usuarios y usuarias de los servicios públicos. Todo con la finalidad de prestar unos servicios públicos mejores y más innovadores. Actualmente es un equipo de dieciséis personas, integrado por diseñadores/as de políticas públicas, investigadores/as, responsables políticos, una amplia red de personas expertas que colaboran en diferentes proyectos, así como también con los usuarios y usuarias de los servicios públicos. Actúa como campo de pruebas para la innovación de políticas que afectan a todo el gobierno, donde se abordan problemas sistémicos y complejos que requieren enfoques y soluciones innovadoras y que pueden desembocar en soluciones potencialmente transformadoras. El enfoque prioritario de cocreación y todo el conjunto de herramientas y técnicas desarrolladas a lo largo de los años han generado un ecosistema donde las nuevas ideas pueden arraigar y florecer. Se trabaja de acuerdo con tres ejes principales: Ofrecer nuevas soluciones políticas mediante proyectos prácticos e inspiradores. Desarrollar las competencias de la profesión política y del personal público. Inspirar formas de pensar innovadoras a la hora de afrontar retos y problemas. Se han promovido más de veinte grandes proyectos en áreas tan diversas como la policía en la era digital, la vivienda, la salud, el trabajo, la mediación familiar, el cuidado de los niños y niñas, y el futuro del envejecimiento. Las herramientas que ofrece el Policy Lab se centran en estas temáticas siguientes12: Cómo empezar con la elaboración de políticas abiertas. Cómo definir la elaboración de políticas abiertas. Cómo ser un político abierto. 11 Open Policy Making toolkit. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 35 5.3 The Policy Project / Nueva Zelanda En 2014, Nueva Zelanda creó el programa The Policy Project, que tiene como objetivo preparar y desarrollar un sistema que permita a las administraciones públicas tomar las mejores decisiones con respecto a la prestación de los servicios públicos. El programa se sustenta en cinco aspectos fundamentales: Crear nuevas políticas públicas con agilidad y adaptabilidad. Construir dichas políticas a partir de buenas prácticas llevadas a cabo en organismos públicos. Articular liderazgos colaborativos entre los diferentes agentes implicados e interesados en cada temática específica. Trabajar metodológicamente según la cocreación. Buscar puntos en común entre las diferentes partes implicadas e interesadas en cada proyecto. Su finalidad es conseguir que todo el mundo que trabaje en la administración pública, independientemente del organismo o el puesto de trabajo que ocupe, conozca los aspectos clave que tiene que prever una política pública que garantice la adopción de decisiones inclusivas, participativas y representativas en todos los niveles y que responda realmente a las necesidades de la ciudadanía a la que va dirigida. The Policy Project puso en marcha su metodología en tres proyectos dedicados al ámbito de las finanzas, el transporte y el territorio. Actualmente los proyectos impulsados son varios y abarcan todas las áreas donde intervienen las diferentes administraciones públicas. El documento "The Policy Quality Framework Sumary" aporta toda una serie de estándares que permiten evaluar y mejorar la calidad de las políticas desplegadas para la mejora de los servicios públicos. Contiene 21 puntos agrupados en cuatro áreas: contexto, análisis, asesoramiento y acción. También son interesantes los documentos "Policy Skills" y "Policy Capability", que permiten identificar las cualidades y competencias de un buen servidor/servidora pública. Los resultados y los impactos alcanzados desde 2014 han supuesto avances de innovación y mejora significativos y actualmente todos los organismos públicos basan su acción en los estándares determinados por el proyecto. La creación e implantación de este proyecto, con el uso de una metodología clara, concisa y multisectorial, es una apuesta clara de futuro por una administración pública innovadora y comprometida con la ciudadanía. 36 Ayuntamiento de Barcelona 5.4 Employment and Social Development / Canadá Employment and Social Development Canada (ESDC) es el departamento del gobierno de Canadá responsable de desarrollar, gestionar y ofrecer programas y servicios sociales, con la finalidad de mejorar el nivel y la calidad de vida de la ciudadanía canadiense. Sus actuaciones se enmarcan en criterios que fomentan un mercado laboral eficiente e inclusivo, promueven la mejora profesional continua de equipos altamente cualificados y buscan el compromiso y la participación activa de la comunidad en las políticas sociales por desarrollar. En ese sentido, en 2017 el gobierno de Canadá nombró un grupo de dirección de cocreación para guiar el desarrollo de una estrategia canadiense de innovación social y de finanzas sociales que permitiera afrontar la resolución de problemas sociales y económicos complejos con la plena intervención de las comunidades afectadas. En 2018 el ESDC publica el documento "Inclusive innovation: New ideas and new partnerships for stronger communities" donde se enmarcan las líneas maestras de la intervención gubernamental federal para impulsar medidas de innovación inclusiva con la intervención activa de los diferentes actores sociales. Se plantean seis áreas clave de resultados: Capacitación competencial de las organizaciones con finalidades sociales para adoptar enfoques de innovación social y finanzas sociales. Financiación para desarrollar, probar, adoptar y hacer crecer soluciones innovadoras ante los problemas sociales y ambientales. Acceso al mercado de las organizaciones con finalidades sociales para encontrar compradores para sus productos y servicios. Generación de un entorno político y normativo que propicie las condiciones para potenciar la innovación social, las finanzas sociales y el fortalecimiento de las organizaciones con finalidades sociales. Acceso transparente a los datos, evidencias y evaluaciones públicas para permitir que los agentes implicados en los diferentes proyectos actúen con informaciones fiables. Sensibilización y movilización social para estimular el interés y generar apoyo con respecto a la innovación social y a los enfoques de finanzas sociales. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 37 En el documento se establecen doce recomendaciones finales: 1. Asegurar el compromiso y la acción política a largo plazo hacia la innovación social y las finanzas sociales mediante medidas legislativas. 2. Establecer y financiar un consejo de innovación social multisectorial permanente para asesorar al gobierno federal. 3. Crear una oficina de innovación social permanente. 4. Mejorar el acceso de las organizaciones de objetivos sociales a los programas federales de innovación, desarrollo empresarial y formación de habilidades. 5. Establecer un programa de ecosistemas de innovación social multidepartamental. 6. Crear un fondo de finanzas sociales. 7. Asegurar que las prácticas de financiación federal apoyan la innovación social y la permiten. 8. Incorporar directrices, herramientas y formación a lo largo de los procesos de cambio. 9. Resolver los problemas legales y reglamentarios que impiden que las organizaciones implicadas en proyectos participen en la innovación social, las finanzas sociales y la empresa social. 10. Poner en marcha una serie de pruebas piloto controladas para explorar y experimentar con nuevos modelos de regulación. 11. Establecer evaluaciones sistemáticas y longitudinales de las evidencias de innovación social. 12. Coordinar campañas federales de concienciación y promoción de la innovación social y las finanzas sociales. 38 Ayuntamiento de Barcelona Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 39 40 Ayuntamiento de Barcelona 6 La cocreación en el Ayuntamiento de Barcelona En el documento Estrategia de personas y desarrollo organizativo 2019-2023, publicado en 2021 por la Gerencia de Personas y Desarrollo Organizativo del Ayuntamiento de Barcelona, apartado 3, Desarrollo organizacional, se apuntan cuatro grandes líneas de trabajo para fortalecer la cultura organizacional municipal: 3.1 Plan de comunicación interna. 3.2 Dirección por valores. 3.3 Impulso a la innovación. 3.4 Armonización de condiciones en el grupo municipal. Con respecto a la dirección por valores, mediante un proceso participativo con toda la plantilla en 2020, se establecieron los cinco valores que mejor definen las prácticas municipales: compromiso de servicio público, agilidad, claridad, cocreación y amabilidad. Dentro de la línea de trabajo de impulso, se propone poner en marcha un eje de cocreación e intraemprendimiento para fomentar la innovación, así como impulsar espacios y comunidad de tipo colaborativo y de innovación organizativa. Ese es, pues, el marco corporativo en el que el concepto cocreación se constituye como pieza importante en la estrategia de personas y desarrollo organizativo del Ayuntamiento de Barcelona. El valor de la cocreación se identifica como fundamental "porque tomamos la iniciativa y trabajamos para innovar, para dar un paso adelante y emprender nuevos proyectos que transformen la institución y la ciudad."12 Sobre cómo practicar el valor de la cocreación, se entiende que es... Un valor transversal a la organización. Un proceso colaborativo. Un espacio de cooperación. 12 Los valores del Ayuntamiento de Barcelona Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 41 … y que comporta: Tener una gestión horizontal. Despersonalizar las tareas. Estar al servicio de los demás. Realizar análisis y diagnósticos. Aplicarse en el día a día. Promover la toma de decisiones compartidas/liderazgos compartidos. Tener la mente abierta. Innovar. Trabajar en red. Ser transversal. Revisar constantemente los procesos. Practicar la flexibilidad y la escucha activa. Utilizar el pensamiento divergente. Compartir conocimiento. Ejercitar la empatía y el respeto. Poner a las personas en el centro. Actuar con valentía. Buscar la mejora como resultado. Ya hace años que en el Ayuntamiento se llevan a cabo diferentes tipos de iniciativas vinculadas a la innovación, pero las prácticas cocreativas son mucho más recientes. Sin ánimo de hacer una recopilación general, a continuación se presentan seis que por sus temáticas, características o actualidad aportan un valor añadido de interés en esta práctica municipal: 1 BIT Habitat 5 Transformación de dos parques en espacios públicos (2018). 2 Red de Agentes para Guía de cocreación del programa la Innovación (2022). 6 "Transformamos los patios" (2021). 3 Comunidad de aprendizaje de 7 Cocreación en el proyecto coordinadoras y coordinadores de Plan de barrios (2016-2024). las Direcciones de Servicios a las Personas y al Territorio (2021). 8 Espacios Estratégicos y de Cocreación (2021). 4 Cocreativas en Acción (2021). Cada experiencia está descrita a partir de cuatro puntos: Contexto Objetivo(s) Enfoque metodológico Agentes participantes 42 Ayuntamiento de Barcelona 6.1 BIT Habitat Contexto La fundación BIT Habitat es una entidad sin ánimo de lucro creada en 2013 que se ha convertido en el instrumento de impulso de la innovación urbana del Ayuntamiento de Barcelona. BIT Habitat se encarga de estructurar, coordinar y fomentar los instrumentos de impulso de la innovación dentro del consistorio y trabaja con el ecosistema innovador de la ciudad, actuando como conector entre este y el Ayuntamiento. Además, es un punto de encuentro que favorece la coordinación y la generación de sinergias entre proyectos. De esta manera, pretende impulsar la innovación urbana para dar respuesta a los retos sociales, económicos, tecnológicos y ambientales a los que se enfrenta la ciudad de Barcelona para que sea una ciudad más saludable, sostenible, competitiva y equitativa, y al mismo tiempo mejorar la calidad de vida de las personas que la habitan. BIT Habitat es también la entidad gestora de Ca l'Alier, el Centro de Innovación Urbana de Barcelona y sede de la fundación. Este espacio, inaugurado en 2018 es un referente, no solo en innovación sino también en el ámbito de la rehabilitación sostenible en consonancia con la preservación de la memoria histórica e industrial. Objetivos de constitución Innovación y cocreación: • Impulsar actividades y proyectos de innovación urbana en colaboración y alianza con universidades e institutos de investigación, la industria y el tejido empresarial, administraciones públicas y organismos internacionales con la finalidad de que la ciudad de Barcelona se convierta en un referente a escala internacional. Divulgación y valoración: • Implicar a la ciudadanía en el diseño de nuevas soluciones y productos que mejoren su calidad de vida. • Consolidar un espacio de diálogo e interlocución con el ecosistema de innovación de la ciudad para generar alianzas, compartir información y experiencias y transferir conocimiento. Formación y educación: • Llevar a cabo y promover actividades de formación y educación para que las personas conozcan el entorno urbano, vivan allí de manera consciente y se conviertan en ciudadanas y ciudadanos activos, participativos y críticos con los procesos y las dinámicas de transformación de la ciudad. • Consolidar la cultura innovadora de la administración pública mediante actividades de capacitación y formación que permitan adquirir habilidades creativas a los gestores y gestoras públicas. • Apoyar las iniciativas e instrumentos de impulso de la innovación pública. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 43 Desarrollo de servicios y proyectos transformadores: • Apoyar el desarrollo de soluciones que transformen la ciudad, capaces de suscitar impactos reales, tangibles y perdurables en el tiempo. • Acelerar la llegada al mercado de nuevas soluciones y productos orientados a mejorar la calidad de vida a la ciudad, promoviendo la ciudad como espacio natural para la experimentación. Colaboración público-privada: • Impulsar la colaboración con entidades locales e internacionales, tanto públicas como privadas, para el desarrollo de actividades relacionadas con la innovación urbana. • Captar recursos públicos y privados para impulsar proyectos y programas de innovación, así como para que se desarrollen en la ciudad de Barcelona y se promocionen en el exterior. • Fomentar y colaborar con instrumentos que faciliten la cocreación y la coinnovación. Enfoque metodológico Con respecto a la cocreación, todos los programas e iniciativas que se promueven integran este valor, desde la fase de conceptualización hasta su desarrollo, implementación y evaluación. Destaca la existencia de la Plataforma de Innovación Urbana, un espacio de diálogo, reflexión y consenso colectivo que reúne a varios actores del ecosistema innovador de la ciudad (ciudadanía, academia, empresas y administraciones). Esta plataforma cuenta con la participación de un centenar de personas de diferentes ámbitos y disciplinas y permite al Ayuntamiento contrastar políticas y proyectos con el ecosistema y buscar alianzas. Encuentro anual de la Plataforma de Innovación Urbana 44 Ayuntamiento de Barcelona BIT Habitat también desarrolla diferentes instrumentos de innovación urbana. Destacan: Retos urbanos. Convocatorias de premios para soluciones innovadoras que responden a retos específicos de ciudad mediante un cofinanciamiento publicoprivado. Como ejemplo, en 2022 se han lanzado dos retos urbanos. "El panot del siglo XXI", impulsado en marzo de 2022 bajo la dirección del Área de Ecología Urbana, busca una nueva loseta (panot) que, a pesar de mantener el diseño actual y conservar el valor patrimonial intangible, incorpora soluciones y tecnologías innovadoras que lo hacen más sostenible para el futuro. Una sostenibilidad basada en la composición material y en el proceso de fabricación, reutilización y reciclabilidad. El reto "Regeneración de edificios de viviendas con sistemas innovadores sostenibles", lanzado en julio de 2022 juntamente con el Instituto Municipal de Urbanismo y la Gerencia de Urbanismo del Ayuntamiento de Barcelona, busca crear soluciones integrales que mejoren la habitabilidad y el rendimiento energético de las viviendas de Barcelona, aportando nuevos materiales y usos a los existentes. Subvenciones públicas a la innovación. En 2020, se puso en marcha la convocatoria anual de ayudas a la innovación urbana "la ciudad proactiva". Esta convocatoria pretende promover la innovación urbana de manera abierta, plural y multidisciplinar, con el fin de encontrar soluciones reales a los retos a los que se enfrenta nuestra ciudad en el futuro más inmediato. En total, entre las tres ediciones organizadas se han impulsado 22 iniciativas en la ciudad. Co-mida, uno de los proyectos ganadores de "la ciudad proactiva" 2020 desarrollado por el Instituto de Arquitectura Avanzada de Cataluña, Asociación Sun Sun Love, ConnectHort y la asociación Taula Eix Pere IV. Barcelona Innova Lab. Servicio piloto abierto en octubre de 2022 a través del Instituto Municipal de Informática y el Área de Ecología Urbana que busca facilitar a empresas, entidades y organizaciones que estén interesadas llevar a cabo actividades de realización de pruebas en condiciones reales de soluciones innovadoras de interés público para la ciudad y acompañarlas. La propuesta de valor es ser la ventanilla única de Barcelona para la realización de pruebas piloto en la ciudad y poner a disposición el espacio público y comunitario de Barcelona como espacio de realización de pruebas. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 45 Formación y divulgación. Se realizan actividades formativas dirigidas a favorecer que las personas adquieran las competencias necesarias para innovar en los propios servicios, procesos y gobernanza para acelerar la innovación en la ciudad y con la ciudad. Además, con periodicidad anual desde 2018, se celebra la Barcelona Innova Week, un acontecimiento que permite, a través de una serie de actividades: talleres, visitas guiadas, exposiciones, conferencias, etc., reflexionar sobre cómo la innovación es cosa de todas y todos y su capacidad transformadora como motor de cambio en la ciudad. Actividad de la Barcelona Innova Week, 2022 Agentes Plataforma de Innovación Urbana: grupo de 100 personas que representan una amplia muestra de disciplinas (tecnología, urbanismo, medio ambiente, cultura, etc.) y entidades (tejido empresarial, cooperativas, instituciones académicas, representaciones ciudadanas). Se han desarrollado proyectos y programas bajo la dirección del Área de Ecología Urbana, la Agencia de Energía de Barcelona, el Instituto Municipal de Urbanismo y el Instituto Municipal de Informática, entre otros. 46 Ayuntamiento de Barcelona 6.2 Red de agentes para la innovación Contexto Nacida en julio de 2022, la red de agentes de innovación del Ayuntamiento desea impulsar la innovación dentro de la organización. Esta es una de las prioridades organizativas en el Ayuntamiento, y está recogida en el punto 3.3 de la Estrategia de personas y desarrollo organizativo, de la Gerencia de Personas y Desarrollo Organizativo. Además, este propósito también forma parte de la Medida de gobierno de impulso a la innovación urbana, que tiene como una de sus líneas principales de acción la de innovar internamente. Objetivos de constitución Promover la innovación de manera más estructurada en la organización. Enfoque metodológico Cada una de las gerencias de la organización ha designado a una persona como mínimo para formar parte de la red de agentes de innovación. Cada una de estas personas lidera verticalmente las iniciativas y los proyectos innovadores de las áreas, y al mismo tiempo se coordinará de manera horizontal a estas personas. También se han sumado a ello personas expertas o interesadas. En estos momentos las personas integrantes están dando los primeros pasos acordando los hitos más inmediatos que hay que alcanzar y estableciendo los mecanismos con los que llevarán a cabo su labor. Para hacerlo, cuentan con el apoyo y el conocimiento de BIT Habitat, que les proporciona recursos e instrumentos tanto internos como externos. Y dependen directamente de la Gerencia Municipal para poder asegurar la transversalidad. Agentes participantes en la red de agentes de innovación del Ayuntamiento Personas referentes designadas por cada una de las gerencias de la organización con interés por impulsar la innovación. Personas que se han ofrecido esporádicamente, ya sean expertas o interesadas en el tema. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 47 Red de agentes para la innovación 48 Ayuntamiento de Barcelona 6.3 Comunidad de aprendizaje de coordinadores/oras de las Direcciones de Servicios a las Personas y al Territorio (2021) Contexto En 2021 se constituyó la Comunidad de aprendizaje y práctica profesional de coordinadores y coordinadoras de las Direcciones de Personas y Territorio de los distritos de Barcelona a iniciativa de la Gerencia de Coordinación Territorial y del Departamento de Desarrollo y de RR. HH. La comunidad se define como un espacio colaborativo y de cocreación para dar respuesta a las necesidades colectivas. El establecimiento de este espacio ha sido una iniciativa organizativamente importante, tanto por la innovación que supone en relación con las estructuras municipales como por su papel organizativo de coordinación de equipos y proyectos en el marco de ensayo de nuevos modelos de gestión. Actualmente la comunidad está constituida por los 22 profesionales con el encargo de coordinadores y coordinadoras de los diez distritos. Objetivos Consolidar la comunidad • Grupo de profesionales constituidos en una comunidad autogestionada. • Comunidad de iguales que comparten conocimientos con un encargo y reto comunes. • Trabajo progresivo de formación y desarrollo hacia un nuevo modelo de trabajo colaborativo. • Grupo de mejora e innovación. • Avanzan siguiendo los principios de identidad, compromiso, cultura compartida y dinámica relacional. • Selección de propuestas de trabajo bajo los criterios de impacto, facilidad, oportunidad, visibilidad y grado de necesidad/interés. Consolidar el marco de la gobernanza • Comunidad de profesionales fundamentalmente práctica. • Desea crear, mejorar e innovar en el ámbito de los servicios a las personas y a los territorios. • Catalizadores del cambio en la cultura organizativa. • Armonizar procesos y formas de trabajar atendiendo a las peculiaridades de los distintos territorios. • Facilitar la transmisión del conocimiento y las buenas prácticas. • Estar al día de las novedades en gestión pública municipal. Consolidar la metodología • Consolidación de los roles, tecnificación y liderazgo. • Sesiones plenarias mensuales rotatorias en cada distrito. • Trabajar en dos niveles: global y en grupos de trabajo, según el grado de complejidad de los temas que deben abordarse. • Dedicación según temática y demandas de la misma comunidad. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 49 • Comisión de seguimiento con gerencias y direcciones. • Patrocinar y validar los temas de intervención. • Funcionamiento: suscitar propuestas, priorizar, elaborar planes de acción, operativizar las acciones y proyectos que hay que desarrollar. Enfoque metodológico y progresos alcanzados Se organizan sesiones de trabajo con la participación directa de la comunidad, en una primera fase con el apoyo técnico experto de consultoras, y se prevé la presencia de forma estable de personas expertas en diferentes temas. Se trabaja con unas reglas de funcionamiento implícitas: compromiso, honestidad y confidencialidad. Estructuración del desarrollo de proyectos en tres fases: • Selección y contextualización del proyecto • Construcción de la solución • Traspaso y seguimiento de la solución Constitución de grupos de trabajo para la mejora organizativa: • Grupo de trabajo sobre indicadores / panel de mando • Grupo de trabajo sobre contratación • Grupo de trabajo sobre técnicos de barrio • Grupo de trabajo sobre territorialización Realización de jornadas de aprendizaje: • Dirección por valores • Panel de mando integral • Repensar problemas • ¿Es posible la colaboración real en el ámbito laboral? • Funcionamiento de MS-Teams • Mejora de la gestión por proyectos • La complejidad de la comunicación en el sector público • El modelo de descentralización y las capacidades institucionales • Los retos de la gestión pública en una década crucial: 2020-2030 Retos Acogida y vinculación para las nuevas incorporaciones Participación de todos los profesionales en los encuentros, incrementando el nivel de presencia y compromiso Identificar, profundizar, adaptar y revisar los principios y los criterios de la comunidad Impacto, herramientas de evaluación interna, protocolos, método Construcción conjunta, socializadores/as del saber Encaje, traspaso de la comunidad hacia la organización, influencia, construcción compartida, validación y metodología 50 Ayuntamiento de Barcelona Valoración de la comunidad de aprendizaje de Coordinadores/oras de la DSPiT del Ayuntamiento de Barcelona Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 51 6.4 Cocreativas en Acción (2021) Contexto Cocreativas en Acción es un grupo transversal que surgió a raíz de la publicación Recull de recomanacions del Día Internacional de las Mujeres 2021, y que se concretó formalmente con el apoyo de la Gerencial Municipal en julio de 2021. Coincidiendo con el primer aniversario de su origen, se han presentado seis vídeos con el título 8M: mujeres empoderadas dentro del Ayuntamiento, en los que hablan mujeres que han llegado a cargos de responsabilidad municipal que anteriormente han estado ocupados principalmente por hombres. Sus protagonistas son: Anna de Palau, directora de Acción Social Territorial y Comunitaria (Instituto Municipal de Servicios Sociales). Cristina Vila, directora de Barcelona Cicle de l'Aigua SA/(BCASA). Carme Miró, responsable del Plan Bàrcino (Servicio de Arqueología de Barcelona). Marta Marín-Dòmine, directora del Born Centro de Cultura y Memoria (Dirección de Memoria, Historia y Patrimonio del ICUB). Clara Latorre, jefe de Guardia (Bomberos de Barcelona). Noelia López, inspectora de la Guardia Urbana (Distrito de L'Eixample). Cocreativas en Acción presta una atención especial a los casos en los que se detecta una falta de reconocimiento hacia las mujeres, ya sea en los que la mujer está en sectores feminizados o, al contrario, en otros en los que el techo de cristal impide acceder a los puestos de responsabilidad. El funcionamiento voluntario del grupo añade un plus de compromiso compartido con la realización cotidiana de las funciones o tareas asignadas en los respectivos puestos de trabajo de sus integrantes. Objetivos Con una perspectiva a corto plazo (2022), los objetivos son los siguientes: Dar a conocer el grupo a todas las trabajadoras municipales con el fin de promover la cocreación desde la perspectiva de género. Llevar a cabo una acción el 25 de noviembre de este año relacionada con el Día Internacional para la Eliminación de la Violencia contra las Mujeres. Incorporar más diversidad fenotípica. Presentar un resumen del trabajo hecho durante el periodo 2021-2022 a la Gerencia Municipal. 52 Ayuntamiento de Barcelona Enfoque metodológico Constitución formal del grupo de cocreación. Establecimiento de los mecanismos de funcionamiento y asignación de roles en el grupo mediante una sesión llevada a cabo con el apoyo de la Gerencia de Personas y Desarrollo Organizativo. Concreción de los valores que identifican el grupo: cocreación con visión de género, diálogo, consenso, compromiso, motivación, cambio, perspectiva antirracista, diversidad funcional, visibilizar, ser altavoz, ser espejo, ser enlace y ser unión. Realización de reuniones mensuales de trabajo, de dos a tres horas, presenciales o telemáticas por precauciones por la covid-19. Establecimiento de procedimientos y documentación interna de apoyo: • Funcionamiento de la herramienta participativa. Guía de uso básico de la herramienta participativa municipal y, en concreto, del espacio Cocreativas en Acción. • Lista de miembros del grupo. Contiene a todas las personas miembros del grupo, la dirección a la que pertenecen, la fecha de incorporación, así como el historial de bajas. • Solicitud y autorización de alta. Procedimiento interno que una nueva persona interesada en participar en el colectivo tiene que formalizar y que prevé la aprobación de la responsable o el responsable correspondiente. • Funcionamiento básico del grupo. Procedimiento que establece las herramientas y procedimientos del grupo de utilidad para las nuevas incorporaciones, así como la definición de procedimientos a seguir en tareas de organización interna (incorporación en correos, en herramientas, comunicación a recursos humanos, etc.). • Tareas. Planificación donde se indican las tareas y las asignaciones de los diferentes roles de las personas miembros del grupo. • Como abrir el buzón. Instrucciones técnicas para abrir el buzón compartido. Realización de acciones de presentación del grupo y de coordinación con varios ámbitos organizativos del Ayuntamiento. Agentes participantes Actualmente participan catorce trabajadoras del Ayuntamiento pertenecientes a varios ámbitos municipales. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 53 Cocreativas en Acción con la gerente municipal La creación espontánea del grupo añade un plus de compromiso para sacar trabajo adelante. 54 Ayuntamiento de Barcelona 6.5 Transformación de dos parques en espacios públicos (2018) Contexto Una de las actuaciones clave de la medida de gobierno "Barcelona da mucho juego" (2018) ha sido diseñar y dinamizar dos procesos de cocreación con chicos y chicas para transformar dos parques, el parque Central de Nou Barris y el parque de la Pegaso, en espacios lúdicos13. Objetivo Conseguir que chicas y chicos de la ciudad, como principales usuarios y usuarias de los parques, aporten información clave a partir de sus ideas para transformar los parques en espacios lúdicos e incorporando el máximo de parámetros de jugabilidad. Enfoque metodológico Acompañamiento de las niñas y los niños durante todo el proceso utilizando técnicas participativas y de toma de decisiones. Realización de tres sesiones con seis actividades, más una sesión final explicativa del resultado de todo el proceso. Las sesiones se han estructurado a partir de los puntos siguientes: • Sesión 1. Reflexión sobre el juego en la ciudad, identificación de actividades que gusta hacer en los parques tanto a las niñas y niños participantes como a otros mayores o más pequeños. • Sesión 2. Salida al parque, observación, valoración y detección de mejoras. • Sesión 3. Propuestas de niñas y niños, collage y retos para un parque ideal. • Sesión 4. Retorno del proceso y exposición técnica de las propuestas hechas. Agentes participantes Área de Ecología, Urbanismo y Movilidad. Instituto Infancia y Adolescencia de Barcelona (IIAB). Distrito de Nou Barris. Distrito de Sant Andreu. 173 niñas y niños entre 10 y 13 años que usaban los parques mencionados. Escuelas públicas de los distritos mencionados vinculadas a la red Escuelas + Sostenibles. 13 Resultados del proceso de cocreación con niños de dos parques de Barcelona. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 55 Pulpo en el parque de La Pegaso Ballena en el parque Central de Nou Barris 56 Ayuntamiento de Barcelona 6.6 Guía de cocreación del programa "Transformamos los patios" (2021) Contexto La Guía de cocreación con los niños y las niñas, y la comunidad educativa para la mejora del patio de la escuela. El programa "Transformamos los patios"14 es una iniciativa del Ayuntamiento de Barcelona, en colaboración con el Consorcio de Educación de Barcelona y cuenta con el apoyo de la Associació de Mestres Rosa Sensat y el Instituto Infancia y Adolescencia de Barcelona. La iniciativa se enmarca en la política de convertir a las escuelas en un eje prioritario de todas las actuaciones de transformación del espacio público para mejorar las zonas de juego y deportivas de la ciudad, ampliar el verde, avanzar hacia el urbanismo con perspectiva de género, crear refugios climáticos y generar más lugares de encuentro. Objetivos Poner las escuelas en el centro de los barrios con el fin de definir un nuevo modelo urbano en el que los centros educativos sean puntos neurálgicos del espacio público y reciban una atención especial. Conseguir que todas las escuelas públicas de infantil y de primaria y todos los institutos escuela y centros de educación especial de Barcelona dispongan de un patio adecuado, rico en estímulos y del que se aproveche al máximo su potencial como espacio educativo y social. Enfoque metodológico Durante el curso 2020-2021 se lleva a cabo, con la colaboración de doce escuelas, una prueba piloto del proceso de cocreación de patios. Se pretende que toda la comunidad educativa (el profesorado, las familias, los monitores y las monitoras del tiempo de mediodía, las entidades vinculadas a los centros y sobre todo los niños y las niñas) se implique en las propuestas de transformación del patio. El proceso se inició partiendo de seis criterios para conseguir un buen patio (naturalizado, coeducativo y comunitario), consensuados ampliamente por todos los agentes implicados, la Administración y varias entidades expertas. La elaboración de la guía tiene como objetivo que los centros educativos que tomen parte en ediciones posteriores de este proyecto puedan realizar su propio proceso participativo. En ella se describe con detalle el proceso de cocreación y se pone a disposición de los centros educativos una serie de dinámicas y de propuestas de actividades para que puedan llevar a cabo, de una manera totalmente autónoma, un proceso participativo con tantas personas (niños y niñas, familias y equipo docente) como sea posible, y para que puedan adaptarlo fácilmente a la realidad de su centro. 14 Cocreación con los niños y la comunidad educativa para la mejora del patio de la escuela Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 57 Agentes participantes • Dirección del centro • Dirección de Educación del • Profesorado Ayuntamiento • Alumnado • Dirección de Equipamientos • Familias Educativos del CEB • Monitores y monitoras del • Referente de los centros y tiempo de mediodía coordinador/a del proyecto • Entidades vinculadas • Técnico/a de educación del Distrito al centro • Personal técnico territorial de Distrito • Otros profesionales del CEB • Otras direcciones y departamentos para contrastar y hacer el seguimiento a escala de ciudad Comunidad Ayuntamiento educativa de Barcelona y Consorcio de Educación de Barcelona Profesionales de apoyo Otras instituciones de apoyo y asesoramiento • Equipo de arquitectos y • Instituto Infancia y arquitectas (equipo director) Adolescencia de • Equipo de dinamización Barcelona (IIAB) de las sesiones de trabajo • Associació de Mestres • Equipo para analizar la Rosa Sensat caracterización técnica • Agencia de Salud y funcional del patio Pública de Barcelona 58 Ayuntamiento de Barcelona "6 Criterios por un patio naturalizado, coeducativo y comunitario." Guia de cocreación del programa "Transformamos los patios" Para obtener más información podéis consultar el documento Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 59 6.7 La cocreación en el Plan de Barrios (2016-2024) Contexto El Plan de Barrios es un programa extraordinario para los barrios más desfavorecidos de Barcelona, con el que se quieren eliminar las desigualdades mediante la aplicación de nuevas políticas públicas, implicando a los ciudadanos y a las ciudadanas en el desarrollo de proyectos dinamizadores de sus barrios y con un presupuesto asignado extraordinario e intensivo durante un tiempo limitado. Ha habido una primera edición correspondiente al cuadrienio 2016-2020 (16 planes de barrio en 10 barrios) y una segunda correspondiente al cuadrienio 2021-2024 (15 planes de barrio en 23 barrios). En el Plan de Barrios es igual de importante lo que se hace como la manera como se lleva a cabo (cocreación). En ese sentido, un ejemplo modélico de este planteamiento es el comedor social y solidario Gregal, que tiene como objetivo convertirse en un equipamiento abierto de referencia en el barrio del Besòs y el Maresme a través de acciones complementarias de formación y el impulso de proyectos de inserción laboral y social con la cooperación de Barcelona Activa. La histórica Cooperativa Gregal ha sido un agente clave en todo el proceso de materialización del proyecto. Objetivos El objetivo principal del Plan de Barrios es empoderar a los vecinos y las vecinas para que se organicen y establezcan objetivos y actuaciones de mejora de la vida colectiva en el barrio, impulsando las prácticas de innovación social y la acción ciudadana para mejorar y fortalecer el capital social de los barrios. A partir de aquí, se establecen objetivos específicos para los ámbitos clave de intervención siguientes: educación y salud pública; derechos sociales, equidad de género y acción comunitaria; sostenibilidad ambiental y emergencia climática; empleo, impulso económico y economía social; espacio público, accesibilidad y vivienda. 60 Ayuntamiento de Barcelona Enfoque metodológico Selección de los barrios objeto de intervención. Empoderamiento vecinal y asociativo en el diseño, desarrollo y seguimiento de cada plan. Asignación de los recursos necesarios para llevar a cabo las diferentes actuaciones. Aplicación de la metodología de la cocreación adaptada a las características de cada proyecto. Transversalidad municipal (áreas, distritos, otros organismos) a la hora de llevar a cabo las actuaciones. Colaboración interadministrativa. Evaluación y de rendición de cuentas de los resultados e impactos obtenidos15. Agentes participantes Grupos impulsores del plan en cada territorio. Red asociativa y entidades vecinales. Equipos técnicos que pilotan el día a día de cada plan. Mesas sectoriales de definición estratégica y coordinación municipal. Comité de pilotaje y seguimiento gerencial. Fomento de Ciudad. Consejo Asesor del Plan de Barrios. Ivàlua (Instituto Catalán de Evaluación de Políticas Públicas). 15 El Ivàlua (Instituto Catalán de Evaluación de Políticas Públicas) elaboró el informe "Evaluación del Plan de Barrios 2016-2020" (mayo 2021) en que, además de evaluar resultados e impactos de los diferentes planes, dedicó un apartado a evaluar la aplicación del método de cocreación. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 61 Comedor social y solidario Gregal 62 Ayuntamiento de Barcelona 6.8 Espacios Estratégicos y de Cocreación (2021) Contexto El Ayuntamiento de Barcelona impulsa los espacios estratégicos y de cocreación para dar a conocer proyectos que se están llevando a cabo, compartir conocimiento, debatir sobre temáticas de interés común y elaborar productos de interés resultantes de estos espacios. En el marco del Espacio Estratégico y de Cocreación del Ámbito Comunidad y Personas, en noviembre de 2021 realizó una sesión de trabajo virtual. Objetivos Compartir y contrastar cuatro proyectos cocreativos sobre jóvenes relativos a los aspectos siguientes: Participación: Foro Joven y Plan Joven Interculturalidad: Benvingudes a l’escola… Intercultural? Inclusión social: Hogar de oportunidades Salud emocional: Guía de servicios de prevención de adicciones Enfoque metodológico Cada uno de los proyectos presentó su experiencia a partir de los puntos siguientes: Breve contextualización y descripción del proyecto. Objetivo u objetivos. Proceso metodológico seguido. Agentes participantes en el proyecto. Elementos clave a destacar y valor añadir aportado. En todos los proyectos el enfoque cocreativo ha desempeñado un papel importante en el desarrollo y la materialización final. A partir de las cuatro exposiciones se ofreció un espacio de debate abierto con preguntas, respuestas, aportaciones y nuevas propuestas que se podrían derivar de todo ello. Todo se recogió en un documento de relatoría. Agentes participantes 48 personas de varios ámbitos y con distintas responsabilidades y funciones municipales (políticas, de mando y técnicas). Espacio Estratégico y de Cocreación. Ámbito Comunidad y Personas. Gerencia de Coordinación Territorial y de Proximidad. Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 63 Sesión telemática del Ámbito Comunidad y Personas. 64 Ayuntamiento de Barcelona Cocreación: ¿qué es y cómo llevarla a cabo? 65 66 Ayuntamiento de Barcelona 6 Referencias • Ayuntamiento de Barcelona. "PAM+ 2020-2023: Programa de actuación municipal extraordinario de respuesta a la pandemia. Para la recuperación y el relanzamiento de Barcelona”. Barcelona: 2020. • Ayuntamiento de Barcelona. "Estrategia de personas y desarrollo organizativo 2019-2023". Barcelona: 2021. • Ayuntamiento de Barcelona. "Los valores del Ayuntamiento de Barcelona". Barcelona: 2021. • Ayuntamiento de Barcelona. "Como practicar el valor de la cocreación". Barcelona: 2021. • Ayuntamiento de Barcelona. "Resultados del proceso de cocreación con niñas y niños de dos parques de Barcelona. La transformación del parque de La Pegaso y el parque Central de Nou Barris en espacios lúdicos". 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