Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals SUMARI 1. Presentació ................................................................................ 3 2. Processos estratègics................................................................. 4 2.1 Projectes anuals ....................................................................... 4 2.2 Pressupost ............................................................................... 4 2.3 Desenvolupament de la col·lecció ............................................ 5 2.4 Cooperació interbibliotecària .................................................... 8 2.5 Personal ................................................................................... 8 2.6 Difusió ...................................................................................... 9 3. Processos clau – productes ...................................................... 10 3.1 Guia de lectura ....................................................................... 10 3.2 Noves adquisicions ................................................................. 10 4. Processos clau – serveis .......................................................... 10 4.1 Informació i atenció al públic................................................... 10 4.2 Préstec ................................................................................... 12 4.3 Reproduccions ........................................................................ 14 4.4 Club de Lectura ...................................................................... 17 5. Processos de suport ................................................................. 17 5.1 Manteniment de la web ........................................................... 17 5.2 Distribució de les publicacions del Museu .............................. 17 5.3 Conservació i emmagatzematge ............................................ 17 5.4 Procés del fons documental ................................................... 18 6. Arxiu ......................................................................................... 18 2 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals 1. PRESENTACIÓ El 2009 ha estat l’any en què ens ha tocat trencar esquemes i inèrcies i creure que una altra realitat és possible. La tan anhelada biblioteca de divulgació finalment es materialitzarà en l’edifici del Fòrum, comunament denominat Espai Blau, a començaments del 2011, quan s’inaugurarà aquest nou equipament. Fa anys que anem comentant la conveniència de disposar d’una secció destinada al públic infantil i juvenil que satisfaci les seves necessitats d’oci i formació. El projecte que hem començat a elaborar va encara més enllà perquè pretén dotar la Mediateca d’una dimensió informacional-digital, audiovisual, multimèdia i multicultural. Pel que fa al Centre de Documentació, si bé la Biblioteca reprodueix, amb lleugeres oscil·lacions, el comportament dels darrers anys, en canvi l’Arxiu ha experimentat una sensible millora. La documentació històrica de l’Institut Botànic es troba correctament ordenada, identificada i conservada, s’ha elaborat el quadre de classificació i ha començat a ser descrita en el CIRBIC, el catàleg de les biblioteques del CSIC. D’altra banda, quant al Museu de la Ciutadella, hem creat també el quadre de classificació de l’Arxiu Fotogràfic i la Col·lecció Local i hem treballat en la classificació i ordenació dels fons i en la conservació i restauració dels suports més delicats. El 2009 no només hem tingut present la botànica en les accions dutes a terme en l’Arxiu. Ha quedat enllestida la restauració de les 8 obres en més mal estat de la col·lecció Salvador,ens hem ocupat del préstec interbibliotecari per als tècnics de l’Institut i el Jardí i hem gestionat l’adquisició dels llibres de consulta i les revistes que ens han demanat, d’acord amb la partida pressupostària destinada. Tot i així, ens hauria agradat tenir-hi una relació més fructífera, cosa que no ha estat possible per la manca del bibliotecari del CSIC. Considerem un encert la decisió de mantenir el bibliotecari extern, perquè suposa un reforç molt valuós, així com el continuat creixement del pressupost. I celebrem plenament l’inici de la redacció del Pla Estratègic i l’engegada del blog privat del Museu, que valorem com a una bona oportunitat de millorar la comunicació interna. Com a fets negatius reiterem, una vegada més, la falta de personal qualificat, que comporta que no puguem emprendre actuacions adreçades a ampliar i millorar els serveis. De la mateixa manera, l’insuficient reconeixement, a efectes de categoria laboral, de la responsabilitat que exercim, ens decep profundament. I d’altra banda, lamentem la precària cobertura de les necessitats del Centre de Documentació en matèria d’informàtica. Aquest any, això ens ha fet perdre moltes hores de treball. Quant als reptes -a hores d’ara ja podríem qualificar-los d’històrics- que tenim pendents d’afrontar (posada en marxa del sistema de gestió documental del Museu, catalogació de l’Arxiu Fotogràfic, digitalització de diverses col·leccions...) quedaran ajornats fins al 2011. El pla de treball per a l’any vinent se centrarà en l’organització de la Mediateca del Museu de Ciències Naturals de Barcelona. 3 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals 2. PROCESSOS ESTRATÈGICS 2.1 Projectes anuals Enguany, en el projecte estable que descriu i garanteix el funcionament del Centre de Documentació (increment i processament dels fons, difusió, etc) hem inclòs la millora dels arxius i la digitalització, conceptes amb els quals ja feia anys que hi treballàvem, però com a nous projectes. Així doncs, el 2009 hem plantejat un únic projecte, l’estable titulat Funcionament i activitats del Centre de Documentació. 2.2 Pressupost El pressupost gestionat ha estat de 107.475 €. L’increment respecte al 2008 ha estat del 13,28 %. Pressupost 2009 107.475 € Adquisició monografies 13.775 Enquadernació 3.000 Subscripcions 14.000 Club de lectura 1.000 Guia de lectura 1.800 Documentalista 54.000 Digitalització 14.500 Formació 1.900 Col·lecció local 500 Difusió i diversos 3.000 Dins el capítol de subscripcions, a més de les revistes, s’hi compten les quotes d’associació del Museu a diverses organitzacions. Ingressos Hem tingut uns ingressos de 46.038,80 €, la major part dels quals es quantifiquen com a indirectes, és a dir, els diners que ens hem estalviat per documents i serveis obtinguts sense cap cost. 4 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Directes Fotocòpies + PI 777’80 Indirectes Donatius + intercanvi monografies 2.851 Donatius + intercanvi revistes 39.000 Obtenció gratuïta de documents 3.409’60 L’increment dels ingressos respecte al 2008 ha estat del 4,15%. Han augmentat remarcablement els ingressos directes per fotocòpies i PI i els indirectes per obtenció gratuïta de documents, però han disminuït els indirectes per monografies ingressades ja que el 2008 vam registrar el donatiu de la col·lecció Ayguadé de taxidèrmia. 2.3 Desenvolupament de la col·lecció Monografies Registres a 31/12/2009: 13.026 Increment 2009: 274 Procedència 2009 Donatiu 93 Compra 156 Intercanvi 25 TOTAL 274 Procedència dels nous registres 9% 34% Donatiu Compra Intercanvi 57% 5 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Matèries 2009 Invertebrats 40 Vertebrats 33 Paleontologia 14 Geologia 34 Mineralogia 23 Museologia 20 Altres 104 TOTAL 274 Matèries dels nous registres 120 100 104 80 60 40 40 33 34 20 14 23 20 0 Observem que s’incrementa l’oferta de ciutadans de cedir al Museu les seves col·leccions (llibres, vídeos, diapositives...) Això suposa una càrrega de feina perquè hem de comprovar què ens interessa realment incorporar a la col·lecció i d’altra banda, refusar el que no volem. En aquestes ocasions, no és infreqüent haver de justificar detalladament i pacientment els motius del refús, davant l’estranyesa del donant. Enguany destaquem el lot de 49 monografies d’entomologia i etologia donades pel Sr. José Manuel Diéguez. I, com hem esmentat en la presentació, hem gestionat per primera vegada l’adquisició de monografies i revistes per a l’Institut Botànic i el Jardí. 6 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Publicacions periòdiques Registres a 31/12/2009 1.670 Increment 2009 23 Títols en curs 533 Subscripcions 33 Títols tancats 1.073 Referències 66 Amb el pressupost de subscripcions es paguen les quotes d’Associació del Museu a les següents organitzacions: Internacionals: ▪ European Network of Science Centres and Museums (ECSITE) ▪ International Association of Sound and Audiovisuals Archives (IASA) ▪ International Council of Museums (ICOM) ▪ Alpine Gardener Association Nacionals: . Institució Catalana d’Història Natural (ICHN) . Sociedad Geológica de España (SGE) La pertinença a aquestes associacions ens dóna dret a rebre les publicacions periòdiques que editen. Respecte a les noves incorporacions, hem iniciat 4 subscripcions: “Journal of Museum Education”, “The Mediterranean Garden”,”The Alpine Gardener” i “The Micromounting Magazine”. I la Biblioteca del Muséum National d’Histoire Naturelle de Paris ens ha fet donació de diverses col·leccions de revistes franceses d’entomologia que a Espanya només té, tot i que parcialment i en microforma, la Biblioteca del Real Jardín Botánico. D’altra banda, hem donat de baixa una subscripció: la base de dades Bio One. El motiu és que la major part de les revistes que indexa es troben a la Xarxa de Biblioteques del CSIC i hem comprovat que l’ús que en fem no compensa el cost. També, en aquest apartat, ens sembla rellevant mencionar que hem perdut alguns intercanvis. L’American Natural History Museum, la University of kansas i la Università di Genova han cancel·lat la tramesa de les seves revistes. Al·leguen la falta de regularitat dels nostres “Treballs” i de les “Monografies” i que les seves publicacions són de més qualitat que les nostres. Mapes Fons a 31/12/2009: 3.313 Increment 2009: 19 7 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Audiovisuals Registres a 31/12/2009: 107 Increment 2009: 29 2.4 Cooperació interbibliotecària Tenim signats convenis de col·laboració amb les següents entitats:  Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC): Compartim catàleg i prenem part del préstec interbibliotecari.  Instituto Geológico y Minero de España (IGME): A efectes de préstec interbibliotecari. Participem en els següents catàlegs col·lectius:  C17: pertanyent al Grup de Treball de Gestió de la Informació en Ciències de la Salut.  Catàleg del Patrimoni Bibliogràfic de Catalunya  Catálogo Colectivo del Patrimonio Bibliográfico Español Les revistes del Museu es troben en el repositori cooperatiu RACO (Revistes Catalanes amb Accés Obert) I col·laborem habitualment, sobretot pel que fa al préstec interbibliotecari, amb les següents institucions:  Institut Català de Paleontologia  Biblioteca General de l’Ajuntament de Barcelona  Institut Català d’Ornitologia  Museu Agbar de les Aigües  Les biblioteques de museus de l’ICUB Hem inscrit la Biblioteca en el Directori de Biblioteques Especialitzades de Catalunya. 2.5 Personal Montserrat Navarro Cap de Biblioteca Emma Asensio Sandra Valentín Bibliotecària de Bibliotecària reforç M. José Saura Demi Cerdán Auxiliar Auxiliar 8 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Insistim que la bibliotecària de reforç juga un paper fonamental perquè comparteix amb les dues bibliotecàries les funcions pròpies de la gestió del Centre de Documentació, triplicades des que vam assumir els arxius i més diversificada des que una d’elles ha assumit tasques de direcció. Tot i així, reivindiquem la creació del lloc de treball de documentalista, que serà la figura que haurà de liderar el desplegament del sistema de gestió documental del Museu. Fins al mes de juny ha estat treballant amb nosaltres la Yahue Liu, a través de Barcelona Activa. La seva tasca s’ha adreçat a l’organització i conservació de l’Arxiu Fotogràfic, tot i que degut a la manca inicial d’infraestructura i al retard en la recepció del material de treball, els primers mesos del contracte ha estat col·laborant en d’altres àmbits, com ara la conservació i retolació d’una col·lecció de mapes. I fins al setembre, la Trini Prunera, amb un contracte del propi Museu, dedicada a ordenar, classificar i començar a descriure el fons documental històric de l’Institut Botànic. Formació El personal del Centre de Documentació ha assistit als següents cursos i jornades: Conservació i organització de col·leccions fotogràfiques / Institut d’Estudis Fotogràfics. 3-5, 10-12 febrer 2009 We preserve Forum 2009 / European Initiatives in Digital Preservation, Digital Preservation Europe, We Preserve. 27 març 2009 Seminario de difusión y preservación / Greendata. 22 abril 2009 Desarrollo de habilidades directivas en unidades de información : cultura organizacional, comunicación, dirección y motivación / SEDIC. 16-17 novembre 2009 XI Jornadas de Gestión de la Información: servicios polivalentes, confluencia entre proferionales de archivo, biblioteca y documentación / SEDIC. 19-20 novembre 2009 2.6 Difusió Han contribuït a fer difusió del Centre de Documentació les següents accions:  3 visites comentades a alumnes de 1r de la Facultat de Biologia de la UB  La menció de la Biblioteca en els programes La aventura del saber de La 2 i Einstein a la platja de Barcelona TV.  El préstec de llibres i documents dels arxius en les exposicions: o El Castell dels tres Dragons: de restaurant a museu de ciències naturals, de l’MCNB o Exploradors: aventura i biodiversitat, de l’MCNB o Darwin observador, de CosmoCaixa 9 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals 3. PROCESSOS CLAU - PRODUCTES 3.1 Guia de lectura Aquest any, hem editat número 6 de la col·lecció Guies de lectura, dedicat a la figura de Darwin i les expedicions científiques naturalistes. Aquesta guia constitueix un material complementari a la darrera exposició temporal que es pot visitar al Castell dels Tres Dragons. 3.2 Noves adquisicions Les llistes de noves adquisicions es publiquen (versió impresa i electrònica) trimestralment i consisteixen en el recull de les cites bibliogràfiques dels documents incorporats a la col·lecció. 4. PROCESSOS CLAU - SERVEIS 4.1 Informació i atenció al públic Usuaris i consultes Lectors atesos 2009 Presencials 1.971 No presencials 2.069 TOTAL 4.040 Total d'usuaris atesos 49% Presencials 51% No presencials 10 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Tipologia dels usuaris 2009 Biòleg/Geòleg 1.237 Estudiant 65 Ensenyant 22 Aficionat 647 TOTAL 1.971 Tipologia dels usuaris Biòleg/Geòleg 33% Estudiant Ensenyant 63% 1% Aficionat 3% Matèries consultades 2009 Vertebrats 320 Invertebrats 2.337 Geologia 380 Paleontologia 300 Mineralogia 476 Museologia 68 Arxiu 184 Altres 350 TOTAL 4.415 11 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Matèries consultades 9% 10% 11% Vertebrats Invertebrats Geologia Paleontologia 70% Respecte al 2008, els lectors no presencials han augmentat del 37 al 51%. Molts usuaris que abans venien al Museu ara prefereixen fer-ho via e-mail. Ho troben més còmode i es mostren satisfets de l’atenció rebuda. Quant a la tipologia, estudiants i ensenyants han baixat força; presumim que és degut a la incompatibilitat d’horaris. Augmenten, en canvi, lleugerament els aficionats. En una organització com la nostra, amb usuaris força fidelitzats, és raonablement fàcil deduir-ne el motiu: alguns s’han jubilat recentment i venen molt més sovint. Pel que fa a les matèries consultades, destaca l’augment dels invertebrats. Les consultes a l’Arxiu es comptabilitzen, de moment, juntament amb les de la Biblioteca. De les 70 registrades l’any passat hem passat a 184. 4.2 Préstec Préstec personal Documents prestats a 31/12/2009: 1.911 És el préstec que fem directament als usuaris des del Centre de Documentació. Des que el 2002 vam començar a oferir aquest servei, la demanda ha anant creixent regularment: en 8 anys, hem passat dels 274 als 1911 d’enguany. D’acord amb el Reglament, només deixem que surtin fora del Museu les monografies i els audiovisuals. Tant les revistes, com els documents d’arxiu, com els mapes estan exclosos de préstec. És un servei que valorem molt favorablement, tant pel grau de satisfacció dels usuaris com pel desenvolupament del procés mateix. 12 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Préstec interbibliotecari Transaccions realitzades a 31/12/2009: 1.920 Quan atenem les peticions d’altres biblioteques, actuem com a proveïdors i quan som nosaltres que demanem documents a d’altres biblioteques estem fent de clients. Gestionem el préstec interbibliotecari amb procediments diferents segons cada modalitat i també portem el control estadístic per separat. Documents gestionats com a clients: 413 Documents gestionats com a proveïdors: 1.507 Monografies: 70 Articles de revista: 1.850 Préstec interbibliotecari 2009 Clients 413 Proveïdors 1.507 TOTAL 1.920 Préstec interbibliotecari Clients 22% Proveïdors 78% 13 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Tipologia de documents (P.I.) 2009 Monografies 70 Articles de revista 1.850 TOTAL 1.920 Tipologia de documents (P.I.) 4% Monografies Articles de 96% revista Respecte al 2008, hem triplicat el nombre de documents gestionats com a proveïdors (591 l’any passat davant dels 1.507 del 2009) Ens satisfà comprovar que estem assolint els objectius que ens vam marcar quan vam engegar aquest servei: atendre més peticions que no pas fer-ne. Les conclusions que s’extreuen de l’estudi estadístic són les següents:  Les nostres col·leccions tenen un bon grau de pertinença i idoneïtat. La major part de les peticions dels nostres usuaris les podem atendre amb documents del nostre fons.  Hi ha una remarcable diferència entre les col·leccions de monografies i de revistes. Entre aquestes, tenim títols que no es troben en cap altra biblioteca. 4.3 Reproduccions Durant el 2009 hem fet un total de 32.759 còpies (paper i pdf). 14 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Tipologia documental Tipologia documental 2009 Monografies 4.136 Revistes 28.347 Arxiu 265 Mapes 11 TOTAL 32.759 Tipologia documental 1% 0% 13% Monografies Revistes Arxiu 86% Mapes Matèries Matèries 2009 Invertebrats 16.736 Paleontologia 7.350 Vertebrats 3.339 Altres 2.296 Arxiu 265 Geologia 1.267 Museologia 1.195 Mineralogia 311 TOTAL 32.759 15 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Matèries consultades 4% 4% 1% 1% Invertebrats Paleontologia 7% Vertebrats 10% Altres 51% Arxiu Geologia 22% Museologia Mineralogia Tipologia d’usuari Tipologia usuari 2009 Lectors 26.630 CSIC 3.945 Web 0 REBIUN 838 Institucions 1.242 Internacional 104 TOTAL 32.759 Tipologia d'usuari 3% 0%0% 4% 12% Lectors CSIC Web REBIUN Institucions 81% 16 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Destaquem que durant el 2009 hem fet gairebé 15.000 còpies més que el 2008. Com hem vist quan hem parlat del Préstec, els nostres fons són molt consultats i reproduïts. 4.4 Club de Lectura De l’organització d’aquesta activitat se’n farà càrrec, d’ara endavant, el Departament d’Activitats del Museu. La participació del Centre de Documentació consisteix a proposar títols i gestionar l’adquisició dels exemplars que es necessiten de l’obra escollida. 5. PROCESSOS DE SUPORT 5.1 Manteniment de la web La web del Museu ha funcionat malament durant la major part de l’any. A finals d’any hem estrenat una nova versió, en principi més àgil, pràctica i infal·lible, però la part corresponent al Centre de Documentació es troba encara en construcció. 5.2 Distribució de les publicacions del Museu La distribució de la major part dels exemplars de les publicacions editades pel Museu va a càrrec del Centre de Documentació perquè ens serveixen per obtenir-ne d’altres en intercanvi i així mantenir i incrementar la nostra col·lecció de publicacions periòdiques. La qualitat i grandària del nostre fons, a què ens hem referit en diverses ocasions al llarg d’aquesta Memòria, prové de les relacions d’intercanvi que la Biblioteca del Museu Martorell establí amb les institucions més rellevants de l’època. El 2009 s’han distribuït les següents publicacions: Animal biodiversity and conservation: Vol. 31 (2), vol. 32 (1) i vol. 32 (2) Gestionar el mailing de l’intercanvi requereix una especial constància i atenció. La naturalesa de les dades que manegem és molt variable: canvis en les adreces, en el nom de les entitats, de periodicitats, títols, etc. 5.3 Conservació i emmagatzematge Per assegurar la conservació de les revistes, i per refer els llibres malmesos per l’ús, hem gestionat l’enquadernació de 166 volums. 17 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals Descrivim en l’apartat de conservació la digitalització d’una important obra del nostre fons perquè, degut a la manca de capacitat del servidor municipal, comprenem que fora complicat i poc efectiu fer-ne la difusió. Es tracta de: Cuvier, G. Le règne animal distribué d’après son organisation : pour servir de base à l’histoire naturelle des animaux, et introduction à l’anatomie comparée. Paris, Bruxelles : Fortin, Masson , Louis Hauman et Compe, 1836-1849 Hem fet digitalitzar els 22 volums de l’obra,11de text i 11 de làmines i n’hem obtingut 5.000 cares documentals en format i resolució TIFF a 300 dpi la còpia d’arxiu de preservació i en PDF a 150 dpi, i amb OCR per a la còpia de consulta. Conservem les imatges en dos discos durs (màster i còpia de seguretat). S’han retolat 184 fulls de la col·lecció de l’Ortofotomapa de Catalunya 1:25.000 que guardem en arxivadors verticals. Les actuacions dutes a terme en els materials d’arxiu es troben descrites en l’apartat 6 d’aquesta memòria. 5.4 Procés del fons documental Degut als mesos que al llarg del 2008 vam estar sense connexió a Aleph, el programa del CSIC per a la catalogació, hem hagut d’incorporar al catàleg, a més dels documents ingressats el 2009, els pendents de l’any passat. Hem establert el procediment físic dels documents audiovisuals i l’hem començat a aplicar, però no els hem catalogat perquè ens falta adquirir la formació necessària. 6. ARXIU Col·lecció Local (Ciutadella) Hem dissenyat el quadre de classificació per als documents de la Col·lecció Local i de l’Arxiu Fotogràfic. També hem creat una base de dades en Access i hi hem introduït 279 documents (registres), que han quedat indexats i signaturitzats. Tots els documents es troben degudament arxivats en carpetes d’anelles. Arxiu Fotogràfic (Ciutadella) Sense entrar en detalls, la intervenció ha consistit a:  Fer un inventari de tota la documentació, establint-ne la tipologia, l’estat de conservació i l’organització. S’han comptat uns 9.000 elements.  Dissenyar el quadre de classificació  Separar els documents més deteriorats i identificar els danys i les possibles causes. 18 Memòria 2009 Centre de Documentació del Museu de Ciències Naturals  Preparar un model de fitxa de restauració/prevenció  Fotografiar els documents que es troben en situació de risc, així com també els continents i d’altres elements complementaris.  Condicionar les peces més fràgils per aturar-ne el deteriorament. Conserven l’informe sobre la intervenció que ha elaborat la Yahui Liu, l’especialista en restauració que ha treballat en la col·lecció amb un contracte de Barcelona Activa. Arxiu Històric (Institut Botànic) L’Arxiu de l’Institut Botànic inclou també els documents fotogràfics històrics. A grans trets, la intervenció realitzada ha consistit a:  Establir la metodologia de treball  Analitzar els tipus de fons i fer una diagnosi de l’estat de conservació  Estudiar i comparar els elements de descripció dels programes de gestió d’arxius Aleph (CSIC) i Albalà (Ajuntament de Barcelona). Interrelacionar les dades  Dissenyar el quadre de classificació  Classificar la documentació en sèries i agrupacions  Començar la catalogació en el programa Aleph  Ordenar i senyalitzar la documentació Volem deixar constància, i alhora agrair, l’estreta col·laboració de la Unitat de Coordinació de les Biblioteques del CSIC a Catalunya en la fase de catalogació dels documents. La tutela i dedicació que ha esmerçat en el projecte han estat essencials. Tenim la Memòria detallada de l’actuació efectuada elaborada per la Trini Prunera, l’arxivera contractada per aquesta tasca, a disposició de qui la vulgui consultar. Montserrat Navarro Cap de la Biblioteca Barcelona, 27 de febrer de 2010 19