Memòria del conveni entre la Societat Catalana d’Educació Ambiental i l’Ajuntament de Barcelona Any 2000 Centre de Recursos Barcelona Sostenible Servei de Documentació Data: 17.12.2001 1 SUMARI 1. Dades generals 2. Local, personal i calendari 2.1. Local 2.2. Personal 2.3. Calendari 3. El fons documental 3.1. Criteris de catalogació 3.2. Fons actual 3.2.1. Total registres bibliogràfics 3.2.2. Procedència 3.2.3. Publicacions periòdiques 3.2.4. Duplicats 4. Contactes amb entitats. Intercanvi 5. Consultes i usuaris 6. Activitats 7. Propostes de futur 7. 1. Servei de prèstec 7. 2. Catàleg a la web 7. 3. Expositor temàtic de documentació 7. 4. Recull de recursos temàtics 7. 5. Noves adquisions a la web 7. 6. Servei de reprografia 7. 7. Control demandes dels usuaris 7. 8. Butlletí de sumaris 7. 9. Servei d’obtenció de documents 7. 10. Buidat de revistes 7. 11. Servei de teledocumentació 8. Despeses 2 1. Dades generals El mes de desembre de 2000 l’Ajuntament de Barcelona i la Societat Catalana d’Educació Ambiental van signar un conveni de col·laboració per a la creació d’un servei de documentació i recursos d’educació ambiental obert a la ciutadania, amb seu al Centre de Recursos Barcelona Sostenible. Aquest servei consta d’un fons format per materials publicats (llibres, guies, dossier, etc.), material àudiovisual i multimèdia, jocs didàctics, productes informàtics, etc. El seu objectiu és donar suport personal, professional i institucional en matèria d’educació ambiental. + Les seves principals característiques són: - Servei especialitzat en educació ambiental - Tot tipus de suport documental (monografies, vídeos, material multimèdia, publicacions periòdiques, etc.) - Catàleg informatitzat (amb el programa Inmagic) - Tracte personalitzat als seus usuaris - Àmplia tipologia d’usuaris (des d’estudiants a tècnics especialistes) + Els serveis que actualment s’ofereixen són: - Informació i referència - Atenció a sala - Servei de reprografia (provisionalment restringit) - Difusió selectiva de la informació + El personal que treballa en el servei de documentació és: - Bibliotecari/ària i especialista/es en matèria de medi ambient (una persona contractada per la Societat Catalana d’Educació Ambiental segons conveni signat i aprovat amb l’Ajuntament de Barcelona) - Equip de tres persones que treballen al Centre de Recursos Barcelona Sostenible que atenen consultes dels usuaris i també consultes del servei de documentació - Col·laboració d’un grup de treball voluntari de la Societat Catalana d’Educació Ambiental + L’horari d’atenció al públic és: - De dilluns a divendres de 9:30 a 14:00 h i de 16:30 a 20:00 h Dissabtes d’ 11:00 a 13:30 h - Horari de consultes especialitzades en educació ambiental: dimarts, dimecres i dijous de 16:30 h a 20:00 h 3 2. Local, personal i calendari 2.1. Local Durant l’any 2001 s’ha canviat la ubicació física del Servei de Documentació del Centre de Recursos Barcelona Sostenible degut a la remodelació de l’exposició permanent realitzada el mes de juny. Actualment, la superfície total dedicada al Servei és d’uns 15 m2, que es reparteixen en: - 2 taules grans de consulta amb 6 llocs de treball cadascuna - 8 armaris amb 5 prestatgeries cadascun - 2 expositors de documentació gratuïta per agafar lliurement - 1 fotocopiadora (amb servei restringit als usuaris). 2.2 Personal1 El personal que ha treballat o que ha col·laborat en el servei de documentació han estat: a) Personal laboral Tasques: gestió i manteniment del fons, gestió d’adquisicions, gestió del material duplicat i/o d’obsolets, gestió de donacions i atenció a l’usuari. Marta Cuixart, biòloga Període: 1/01/01 – 30 /06/01 Hores: 14 h setmanals amb contracte laboral Jaume Pedregosa, documentalista Període: 23/07/01-30/07/01; 04/09/01-21/09/01 Hores: 25 h setmanals amb contracte laboral Yolanda Monteiro, documentalista Període: 3/10/01 – 18/12/01 Hores: 25 h setmanals amb contracte laboral b) Grup de treball voluntari de la Societat Catalana d’Educació Ambiental Tasques: aquesta comissió de treball voluntària integrada per quatre persones ha recolzat tasques tècniques del servei de documentació, com per exemple, adquisició de material i/o documentació, subscripció de revistes, realització de reculls de recursos, etc. Isabel Alves, Teresa Canyelles, Marta Cuixart i Ana Prieto, tècnics especialistes Període: 1/01/01 – 18-12/01 Hores: no es poden determinar el número exacte d’hores però s’estima en unes 90 hores, sense contracte, ja que és una feina voluntària. 4 c) Pràctiques de la UAB Tasques: sol·licitud de publicacions gratuïtes i selecció de documents Noel Eduardo, estudiant de sociologia en pràctiques a la SCEA segons conveni establert amb la UAB Període: 30/03/01-08/06/01 Hores: 20 hores d) Coordinació per part de la SCEA Albert Torras, president; Cristina Santacreu, secretaria administrativa. Gestió, coordinació i suport administratiu de la SCEA Tasques: relacions institucionals, gestió del conveni, gestió administrativa, contractes, control de la despesa, administració, correspondència, etc. Període: 18/12/00 – 18/12/01 2.3. Calendari Desembre 2000 -Signatura conveni Ajuntament de Barcelona i Societat Catalana d’Educació Ambiental Gener 2001 -Constitució grup de treball -Selecció personal Febrer 2001 -Començament de selecció, ordenació i classificació de documentació -Identificació duplicats -Confecció llista de matèries per a la catalogació Març 2001 -Adaptació CDU -Primera reunió grup de treball de la Societat Catalana d’Educació Ambiental -Inundació local del Centre de Recursos Barcelona Sostenible -Començament estudiant en pràctiques Abril 2001 -Estudi descriptors -Consulta de thesaurus -Començament proves amb Inmagic Maig 2001 -Vàries reunions amb personal de la biblioteca de l’Ajuntament de Barcelona -Proves amb Inmagic -Reordenació de documents amb nova classificació Juny 2001 -Creació provisional de base de dades de revistes -Proves exportació base de dades d’Acces a Inmagic Dues setmanes finals sense personal al servei de documentació 5 Juliol 2001 Fins el 23 de juliol no hi va haver cap persona en el servei de documentació -Exportació base de dades d’Acces a Inmagic -Selecció i expurg de documentació Agost 2001 Tancat per vacances Setembre 2001 -Comandes de publicacions gratuites a organismes institucionals -Reunió grup de treball per acordar paràmetres de compra de material per al servei Última setmana sense personal al servei de documentació Octubre 2001 -Presentació del Servei de Documentació del Centre de Recursos Barcelona Sostenible -Pre-catalogació fons no catalogat -VII Sessió de Treball de Centres de Documentació d’Espais Naturals i Protegits de Catalunya -Començament distribució de duplicats Novembre 2001 -Revisió, tria i expurg de material divers -Compra de publicacions -Realització i presentació del Recull de Recursos de l’Energia Desembre 2001 -Compra de publicacions -Subscripció a revistes -Realització del Recull de Recursos de l’Aigua (presentació el proper trimestre) -Memòria anual 6 3. El fons documental A l’inici del conveni el Centre de Recursos Barcelona Sostenible disposava ja d’un fons de 162 documents disponibles per a consultes del públic. Estaven registrats en una base de dades d’Acces i classificats en 11 àmbits per a la seva ubicació i localització. Aquest fons inicial es va incorporar al nou servei de documentació. Amb el canvi de base de dades es va fer una migració de registres d’Acces a Inmagic, que és el programa que s’utilitza actualment. Actualment el servei de documentació el formen a prop d’un miler de documents. El grup més nombrós és el de les monografies ja que forma el 87,86 % del fons total. Per una altra banda tenim tres grups que segons la seva tipologia de suport fa que siguin minoritaris. Parlem del grup dels vídeos i material multimèdia que formen el 7,78 % del fons, les publicacions periòdiques formen el 2,62 % i els jocs l’ 1,74 %. Monografies Vídeos i mat. multimèdia Publicacions periòdiques Jocs La política d’actuació en aquest primer any en el servei de documentació s’ha centrat bàsicament en revisar, ordenar i seleccionar: - Publicacions registrades i catalogades prèviament al CRBS - Documentació i/o material encara no registrats ni catalogats - Documentació i/o material procedent del fons documental de la SCEA - Donacions personals - Materials d’interès obtinguts gratuïtament o a través d’una política d’intercanvi - Noves adquisicions - Noves donacions També s’ha hagut de decidir a través de quines eines o quina actitud seguir per treballar en algunes de les actuacions anteriorment citades. Un exemple podria ser la decisió de quin thesaurus utilitzar per treballar els termes controlats. Un altre exemple seria a través de quines institucions podriem aconseguir unes determinades publicacions sense haber-les de comprar, bé a través de donacions o d’intercanvi. 7 3.1. Criteris de catalogació Per aquesta feina s’ha comptat amb el suport de la Biblioteca Central de l’Ajuntament de Barcelona. Les feines realitzades són: - Confecció d’un model de fitxa de registre del fons. - Elaboració d’una adaptació de la Classificació Decimal Universal per a la classificació. No es parteix de zero, ja que es disposa del model del CDRE del Parc de Collserola i del de la biblioteca de La Vola. - Pel que fa als descriptors, inicialment es van consultar tres thesaurus: 1) ERIC Database (Educational Resources Information Center, http://www.eric.ed.gov/) 2) European Education Thesaurus – EET (http://www.eurydice.org/) 3) GEMET (General Multilingual Environmental Thesaurus) Un cop estudiats, es va concloure que cap d’ells era adequat, donades les característiques específiques del fons documental. Com a resultat final l’assignació de paraules clau es fa seguint una sèrie de llistes controlades que són: a) Quadres de referència que surten en el llibre Educació ambiental: Selecció bibliogràfica: Pla d’Educació ambiental: Centre de Documentació Artur Martorell. b) Llista de descriptors d’Urbanet del projecte del mateix nom (paraules clau sobre educació ambiental urbana, basades en el tesaure d’Eurydice). c) Thesaurus de la biblioteca de la Universitat de Barcelona. 3.2. Fons actual 3.2.1. Total registres bibliogràfics Actualment en la base de dades d’Inmagic tenim un total de 769 registres que el formen tot tipus de material (monografies, vídeos, tríptics, fullets, jocs, CD-ROM, etc.). D’aquesta totalitat hi ha un percentatge del fons que està catalogat2 (58,4 %), i un altre que està pre- catalogat3 (41,6%). Aquesta pre-catalogació s’ha realitzat per tenir un control de tot el material i documentació que hi havia al servei per tal de no efectuar compres d’allò que ja teníem. 8 A la taula següent es presenta una estimació sobre un total de 579 documents als quals s’ha assignat les matèries. CDU Reg. bibliogràfics 0 Generalitats 84 14,50 1 Filosofia 4 0,69 2 Religió --- --- 3Ciències Socials. 151 26,07 Educació 4 --- --- 5 Matemàtiques. 76 13,12 Ciències Naturals 6 Ciències Aplicades. 175 30,22 Medicina. Tècnica 7 Art. Arquitectura. 73 12,60 Fotografia. Música. Jocs. Esports 8 Lingüística. Filologia. 4 0,69 Literatura 9 Geografia. Biografies. 12 2,07 Història 3.2.2. Procedència Dins aquest apartat cal fer una distinció per una banda la documentació i/o material que ja hi era al centre de recursos (la majoria de donacions) juntament amb la documentació que ha anat arribant al servei durant tot l’any, i per l’altra, totes les noves adquisicions que s’han realitzat. Abreujadament distingiríem dos grans grups, un el de donacions i l’altre el d’adquisicions4. Vers aquest aclariment, el total de fons que actualment tenin al servei de documentació, tant el que està catalogat i pre-catalogat com el que està pendent de catalogar, és el següent:5: Donatius: 724 documents (79,12 %) Noves adquisicions: 191 documents (20,88 %) 80 60 Donacions 40 Adquisicions 20 0 9 3.2.3. Publicacions periòdiques Durant tot l’any ha anat arribant al servei de documentació una quantitat considerable de revistes. Ens trobem en la situació en que hi ha algunes d’elles que sí les rebem periòdicament. Aquestes estan ordenades alfabèticament pel títol a disposició dels usuaris. D’altres però, ens arriben de manera esporàdica i fins i tot, s’ha rebut un parell d’ exemplars i prou. Aquesta situació contempla la situació actual en el servei de documentació ja que hi ha un conjunt de publicacions periòdiques que s’ha de revisar i agrupar pels títols que siguin comuns i valorar si són d’interés i buscar la manera de rebre-la, tant sigui per donació, intercanvi o a través d’altres vies d’adquisicions. S’ha revisat i valorat una sèrie de títols de publicacions periòdiques necessàris pel servei. Estem parlant d’un total de 13 títols dels quals s’ha fet la suscripció en algunes, d’altres ja es reben periòdicament al servei, també hi ha un grup que arriben a través de donacions, i per últim, un grup una mica especial ja que es considera important tenir les revistes però només aquells números que són d’interés. D’aquest últim grup es preveu fer un seguiment de les mateixes a través dels seus butlletins de sumaris. 3. 2. 4. Duplicats Degut a la considerable entrada de donacions ens hem trobat amb duplicats i hem establert una política d’actuació respecte aquesta situació. Amb aquella documentació que es considera d’interés pel servei i que es creu convenient tenir-ne dos exemplars, aquest forma part del fons per duplicat. Amb els exemplars que es creu que ja hi ha prou amb un pel servei, se separa per a la seva redistribució. Dins aquest grup es calcula un total aproximat d’uns 120 documents duplicats, dels quals hi ha al centre actualment la meitat dels mateixos. Dins aquest conjunt hi trobem tot tipus de documents: monografies, monogràfics, revistes, CD’s, etc. 10 4. Contactes amb entitats. Intercanvis Per tal d’aconseguir documentació actual i de manera gratuïta, o a través d’intercanvis, es va portar a terme la següent línea d’actuació: - Es va elaborar un llistat d’institucions i entitats que publiquen materials d’interès en temes de medi ambient, sostenibilitat i/o educació (annex?) - Es van consultar els catàlegs de publicacions a través d’Internet - Es van seleccionar publicacions d’interès, amb la col·laboració del grup de treball - Es va establir contacte telefònic amb les entitats - Es van enviar cartes sol·licitant les publicacions (model annex) - Es va fer un seguiment telefònic de les sol·licituds Fruit de tota aquesta política d’actuació al servei de documentació ha anat arribant periòdicament petits lots de documents demanats, catàlegs de les mateixes institucions, propostes d’intercanvi,etc. En definitiva, una resposta bastant gratificant de cara a futures relacions amb aquestes entitats. Encara queda pendent d’especificar legalment l’actuació del servei davant aquestes situacions ja que s’ha de redactar el reglament que regirà totes les actuacions i condicions del servei de documentació. 11 5. Consultes i usuaris Els usuaris del servei de documentació presenten perfils i necessitats diverses ja que n’hi ha de molts tipus i amb necessitats diferents. A la taula següent es pot veure reflectida aquesta situació6: Tipologia d’usuari/s Necessitats Professorat -Documentació i/o informació sobre educació ambiental. Aquest grup s’ha vist augmentat des del començament del programa Agenda 21 Escolar. Alumnat -Documentació i/o informació sobre energies renovables (especialment d’energia solar), construcció i residus. Educadors en el lleure -Documentació i/o informació sobre educació ambiental i sobre activitats que es poden realitzar amb nens sobre aquest tema. Usuaris tècnics -Documentació i/o informació sobre residus, construcció i especialitzats energies renovables (principalment solar). Públic general -Documentació i/o informació sobre energia solar, aigua, construcció i residus. Del total d’usuaris que ha tingut el Centre de Recursos Barcelona Sostenible durant l’any 20017 (1.416 usuaris) han estat usuaris comuns o exclusivament del servei de documentació 202 persones. D’acord a la variada tipologia d’usuaris que té el servei es presenta a continuació un gràfic on es reflecteix cadascú dels grups i la seva importància dins el total anual. El grup d’educadors inclou professorat i persones dedicades a l’educació no formal. Tipologia d'usuaris 6% 14% Educadors 27% Estudiants (totes tipologies) Professionals tècnics Públic general 53% 6. Activitats 12 6. Activitats El servei de documentació ha estat realitzant diferents activitats coherents amb del seu objectiu principal. u Assistir a la VII Sessió de Treball de Centres de Documentació d’Espais Naturals i Protegits de Catalunya. Dins aquesta sessió es va contactar amb el personal de diferents centres de documentació de temàtica medio-ambiental. La trobada es va centrar en dos grans temes: l’organització del procés de cerca d’informació i l’entorn internet. u Editar i presentar un recull de recursos sobre l’energia. Dins el programa d’activitats d’hivern del Centre de Recursos Barcelona Sostenible, el dia 8 de novembre es va presentar el recull de recursos número 1 del servei de documentació, centrat en la gestió de l’energia als centres d’ensenyament. L’acte va incloure: - enquesta sobre l’ús de l’energia per part de les persones assistents a l’acte - explicació de la tasca del servei de documentació - mostra de recursos sobre l’energia - entrega als assistents del recull de recursos sobre l’energia i del llibret ”Una teulada fotovoltaica a l’Ajuntament” El material ha tingut bona acollida entre els usuaris del CRBS, i se n’han fet dues reimpressions per distribuir-lo a les escoles participants al programa Agenda 21 Escolar i altres persones interessades. u Col·laborar en les activitats programades al Centre de Recursos Barcelona Sostenible. Dins les activitats que organitza el Centre de Recursos Barcelona Sostenible, el servei de documentació exposa documentació i recursos temàtics relacionats. Un exemple va ser el curs d’energia solar per al professorat realitzat del 17 d’octubre al 28 de novembre, es va dedicar la sessió del dia 7 de novembre a l’exposició i presentació de recursos relacionats amb el tema. u Col·laborar amb l’Agenda 21 Escolar de Barcelona. u Recomanar lectures dins el Butlletí del Consell Municipal de Medi Ambient i Sostenibilitat. Dins el mencionat butlletí es va presentar el Centre de Recursos Barcelona Sostenible i també el seu servei de documentació. Es van presentar tres publicacions d’última adquisició amb la seves ressenyes. 13 u Col·laborar en la realització de la presentació del Servei de Documentació dins el Full Informatiu de la SCEA. u Donar atenció personalitzada als nostres usuaris La majoria dels nostres ususaris són atesos de manera personalitzada ja que cadascú té unes necessitats diferents i el nivell de la consulta també varia. No s’atèn de la mateixa manera a un professor que a un alumne així com també hi ha diferència entre un usuari de carrer i un tècnic especialista. 14 7. Propostes de futur S’ha fet una llista de suggeriments d’aspectes a recollir en un reglament i qüestions que es plantegen sobre l’ús del fons del servei de documentació i recursos del Centre de Recursos Barcelona Sostenible. Encara aquesta situació queda pendent de formalitzar, però ja hi ha una reunió concertada per principis d’any, en el mes de gener, per tractar aquest tema, entre d'altres amb Margarita Vázquez. 7.1. Servei de prèstec Principalment el nostre propòsit és el de poder oferir aquest servei als Centres de Recursos Pedagògics de Barcelona on els usuaris finals serien les escoles. En total són 10 centres de recursos que hi ha en tota la ciutat, un per districte. Aquests farien d’intermediaris, d’aquesta manera el material deixat en prèstec estaria molt més controlat. Tota aquesta situació s’especificarà molt detalladament en el reglament del servei de documentació. El projecte que es vol dur a terme és deixar en prèstec lots temàtics on hi hagi tot tipus de documentació i/o material i aparells. Aquests lots temàtics estarien formats per monografies, tríptics, manuals, vídeos, CD-ROM, aparells (ex.: petites plaques fotovoltàiques, sonòmetres), etc. on tots tractessin sobre el mateix tema per tal de recolçar aquelles activitats que es duguin a terme a les classes. El perquè d’oferir aquest servei als Centres de Recursos Pedagògics és per diverses qüestions: a) Per tenir un millor control i treure el màxim profit possible del material deixat en prèstec. El principal motiu és per una banda, poder oferir un servei a mida ja que utilitzarien aquest material com a recolçament en les seves activitats i on els usuaris finals són en realitat aquests usuaris que en principi exclouem d’aquest servei, i per l’altre, treure el màxim profit de tot el material que tenim així com crear en certa manera una necessitat en aquests usuaris davant aquelles activitats que poden realitzar i/o completar amb el nostre material. El període de prèstec seria per un període curt de temps així el material estaria fora del servei un temps mínim i es tindria molt controlat ja que se sabria on està cadascú dels lots. b) La mancança de tenir un material substitut a aquell deixat en prèstec. Cal destacar la situació en la que es troba el servei de documentació ja que és un servei relativament nou, encara que porti un any de funcionament. Les adquisicions que s’han anat produint durant tot el període responen a la demanda dels usuaris i a la valoració del personal del centre i del grup de treball de la SCEA, de tal manera que es té la documentació necessària per cobrir les necessitats dels usuaris que acudeixen al servei. Cal dir, per tant, que el volum de documentació comença a ser considerable però no el suficient per cobrir a la vegada les demandes dels usuaris del servei in-situ i cobrir el prèstec de tots els usuaris del servei (escoles, professors, educadors, alumnes, etc.). D’aquesta manera, només deixant en prèstec material i documentació als Centres de Recursos Pedagògics està garantit el servei de consulta a sala i referència i el servei de difusió selectiva de la informació. 15 7.2. Catàleg a la web A mitjans de l’any vinent es preveu tenir el catàleg tot unificat per poder-ho penjar a la web del Centre de Recursos Barcelona Sostenible dins l’apartat de Centre de Documentació i Recursos. S’han de fer modificacions, correccions i unificacions dels registres de la base de dades ja que hi ha petites diferències de criteri en la catalogació i també algunes entrades incorrectes. La data donada és una previsió ja que està pendent una primera reunió amb el personal de la biblioteca de l’Ajuntament que porta les gestions de l’Inmagic. Del resultat d’aquesta reunió es convocaran vàries amb el personal de l’Ajuntament per poder tenir accès complert a la base de dades ja que actualment no es poden fer determinades correccions i actuacions perque es tenen limitacions d’actuació amb el programa Inmagic. 7.3 Expositor temàtic de documentació Coincidint amb les activitats del Centre de Recursos Barcelona Sostenible es vol exposar documentació que hi ha al servei de documentació. Dita documentació la formarà tant material retrospectiu com les noves adquisicions que vagin entrant en el servei. Si es donès el cas de que hi haguès vàries activitats alhora de temàtica diferent es repartiria l’espai de l’expositor i es posaria la documentació vària coincidint amb cadascuna de les activitats. En aquest cas, es faria de tal manera que estèticament es veiès visualment la diferència entre els diferents grups temàtics de documentació exposats. 7.4 Recull de recursos temàtics Seguint la mateixa línea d’actuació que el punt anterior s’ha començat a fer un recull de recursos temàtic. Ja es va presentar el mes de novembre de 2001 un recull de recursos sobre el tema de l’energia, i veient la resposta dels usuaris s’ha decidit fer cada trimestre un recull de recursos relacionat i coincidint amb les activitats que es realitzen al Centre de Recursos Barcelona Sostenible. La temàtica del proper serà l’aigua. 7.5. Noves adquisicions a la web Aprofitant l’entrada d’adquisicions, tant sigui a través de compres com de donacions, es vol donar més difusió a tot aquell material que sigui nou en el servei. S’ha pensat la possibilitat de poder-ho fer a la web del centre de recursos dins l’apartat de Centre de Documentació i Recursos (que actualment no té cap link) on aparegui una icona o un link que posi noves adquisicions i aparegui de manera actualitzada la relació de noves adquisicions. 7.6. Servei de reprografia Ja es va comentar durant l’any passat la possibilitat de poder oferir als usuaris fotocòpies amb un sistema d’autoservei utilitzant monedes. Encara no s’ha concretat res però està en tràmits de poder oferir aquest servei en els pròxims mesos. Les tarifes coincidiran amb les establertes per la Biblioteca General de l’Ajuntament de Barcelona. 16 7.7. Control demandes dels usuaris Es preveu portar un control de les demandes realitzades pels usuaris a través d’una plantilla on aquests especifiquin d’una manera fàcil i ràpida la seva consulta i quines de les fonts documentals han estat les que han cobert la seva necessitat. Això ens ajudarà per una banda a controlar quin tipus de comandes i necessitats tenen els usuaris del servei, i per l’altra, veure les mancances de documentació que hi poden haver vers aquestes necessitats dels usuaris. Aquest control de demandes també ens pot beneficiar de cara a consultes reiteratives ja que es pot fer un perfil de comandes, preguntes o necessitats amb la seva respectiva solució i documentació. Al principi aquesta activitat requereix una inversió de temps però a la llarga serà tot el contrari, s’aprofitarà totes les comandes realitzades i sense necessitat de buscar al catàleg ja es tindrà tota la relació de documents que cobreix aquella pregunta o necessitat en concret. També es demanaria de manera breu el lloc de treball de l’usuari, la seva professió i altres tipus de dades necessàries per portar control dels usuaris. 7.8. Butlletí de sumaris Aquest servei estaria a disposició de tots els usuaris via correu electrònic o a la sala de lectura del servei de documentació. La primera opció es faria periòdicament l’enviament dels sumaris a travès de correu electrònic a tots aquells usuaris interessats en aquest servei. I la segona opció s’aniria elaborant un dossier per títol de revista on s’anessin afegint periòdicament els sumaris de les mateixes. 7.9. Servei d’obtenció de documents Relacionat amb el punt anterior i aprofitant en certa manera feina ja feta es vol oferir un servei d’obtenció de documents però només d’articles de publicacions periòdiques. A través d’aquests butlletins de sumaris es faria un servei a mida pels usuaris tècnics especialitzats ja que se’ls faria arribar periòdicament dits sumaris i aquests a través de desiderates podrien demanar aquells articles que siguin del seu interès. 7.10. Buidat de revistes Les dues propostes anteriors estarien relacionades amb les revistes que arriben periòdicament al servei de tal manera que n’hi ha d’altres revistes que sí arriben però de manera més esporàdica. D’aquestes anteriors i d’aquelles que no tenen relació directa amb el nostre servei el que es vol fer és un buidat i salvar aquells articles que sí siguin d’interès pels nostres usuaris. Aquests formaríen part del nostre catàleg amb la resta de documents catalogats. 7. 11. Servei de teledocumentació A part dels materials multimèdia i recursos electrònics dels que disposa el servei de documentació l’usuari podrà consultar la xarxa de CD-ROM’s que hi ha disponible a la web de l’Ajuntament de Barcelona. No es podrà guardar la informació en disquettes així com les impressions es cobraran d’acord normativa de la Biblioteca General de l’Ajuntament de Barcelona. 17 8. Despeses A continuació detallem les despeses realitzades: Concepte Import Personal 1.609.950 PTA Noves adquisicions (llibres, vídeos, revistes, …) 660.945 PTA Despesses d’oficina 4.970 PTA Gestió i administració 284.135 PTA TOTAL 2.560.000 PTA 18 1 Per registrar les hores treballades s’ha confeccionat una graella mensual que inclou els camps: dia, lloc, hora inici, hora final, total hores treballades i tasca principal realitzada. 2 Descripció bibliogràfica total del document. 3 Descripció bibliogràfica parcial del document on hi figuren el núm. de registre, autor/s, títol, informació complementària del títol, procedència i data de catalogació. 4 En aquest apartat de procedència les xifres que es donen són en base a tota la documentació real que hi ha al servei. No es contabilitzen aquelles compres que encara no han arribat al servei en data finals de desembre. 5 Dins aquestes dades s’exclouen els títols de revistes ja que s’ha realitzat el procés de subscripció però no els d’intercanvi o donació (està en procès però no confirmat), per tant, no se sap el número total de títols que es rebran permanentment al servei de documentació. 6 Les necessitats dels usuaris s’han agrupat pels temes més consultats. N’hi ha d’altres temes que també han estat motiu de consulta però amb molta menys rellevància; per aquest motiu no s’han especificat a la taula. 7Les dades d’aquest apartat són agafades amb data mitjans de desembre. No corresponen per tant, a les dades anuals finals ja que queden per contabilitzar dues setmanes i mitja. 19