Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 1 SUMARI Introducció 2 Presentació 3 Organigrama 4 Despesa Econòmica 5 Objectius Generals 5 Serveis 6 1. Servei d’Informació i Atenció al Públic 6 1.1. Usuaris 7 1.2. Consultes 9 1.3. Serveis intranet més consultats 16 1.4. Serveis internet més consultats 41 2. Servei d’Obtenció de Documents 42 3. Servei de Préstec intern 43 4. Catàleg col·lectiu a Intranet 44 4.1. Servei de catalogació 47 5. Adquisicions i subscripcions corporatives 49 6. Formació d’usuaris 50 7. Servei de tria i donacions 51 Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 2 INTRODUCCIÓ Em plau presentar-vos la Memòria de la Biblioteca General de l’Ajuntament de Barcelona corresponent al 2006. Comprovem que la biblioteca té un paper important en la recerca d’informacions necessàries per a la gestió local i, continua consolidant-se com a punt d’accés a la documentació editada municipal, especialment la documentació electrònica. S’ha millorat, de manera notable, el sistema que gestiona les tasques i els processos de tractament dels recursos d’informació, la qual cosa ha permès disposar d’un Catàleg corporatiu amb més de 40.000 documents accessibles que ja està disponible a la intranet i, molt aviat, ho estarà via internet. Les estadístiques demostren que el manteniment que es fa, de les ordenances municipals a internet, és un element crític per garantir el dret d’accés del ciutadà a la informació administrativa electrònica i, tanmateix, per millorar l’eficàcia dels nostres serveis municipals. Veient aquestes dades, es fa indispensable reconèixer la utilitat de la informació que es proporciona des de la biblioteca i valorar, també, el capital humà dels nostres professionals de la documentació com a instrument per garantir la cobertura documental necessària a la corporació. José Cuervo Argudín Regidor-President Comissió de Presidència, Hisenda i Coordinació Territorial Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 3 PRESENTACIÓ La present Memòria recull les actuacions dutes a terme per la Biblioteca General al llarg del 2006. D’aquesta any, voldria destacar la tasca col·lectiva de tot el personal que ha estat immers en un gran procés de canvi. El seu esforç i, llarga dedicació, ens ha permès substituir, en poc temps, el sistema que gestiona gran part de les funcions de la biblioteca, la qual cosa ens garantirà, a partir del 2007, millorar els serveis finals als usuaris i fer la nostra feina d’una forma més integrada, àgil i eficient . Aquest canvi, no ha afectat només a la nostra biblioteca, sinó que també ha sacsejat a totes les biblioteques departamentals, al personal de les quals, també els estem molt agraïts per la seva inestimable ajuda. El nou sistema els ofereix la possibilitat de reduir temps de dedicació a procediments manuals i poder-lo dedicar a altres objectius prioritaris de la unitat administrativa de la qual en depenen. Els indicadors del 2006 ens mostren com els serveis d’informació electrònics continuen essent l’estrella: la web de la biblioteca, via internet, ha tingut, quasi bé, 8 milions de planes visualitzades a l’any, creixent en un 114% respecte a l’any 2005 i, el portal intern, a la intranet, ha rebut una mitjana de 2.600 visites cada dia. S’ha finalitzat una part important del projecte de consolidació de les ordenances municipals i des de l’octubre ja les podem consultar per paraules clau, via internet i intranet, amb un 47% de creixement respecte a l’any anterior. La Biblioteca Virtual, redissenyada per ser més amigable i entenedora, ha tingut una mitjana de 100 planes visitades al dia i, ja són 144 el nombre de revistes a text complet, en format electrònic, que els departaments municipals tenen al seu abast. En un món on internet s’ha convertit en la primera font d’informació i la gran preocupació és la pèrdua d’aquesta informació, creiem que la Biblioteca General haurà de treballar, al 2007, per conservar i garantir l’accés universal a la producció bibliogràfica municipal. Vistes les estadístiques d’ús, l’apertura dels fons bibliogràfics municipals ben segur que tindran una indubtable rendibilitat ciutadana. Marta Ràfales Caelles Cap de la Biblioteca General Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 4 ORGANIGRAMA 2006 Cap: Sra. Marta Ràfales Bibliotecàries- Documentalistes: Sra. Roser Batlló Sra. Montserrat Cabré Sra. Anna Tintó Sra. Margarita Vázquez Altres tècnics: Sra. Elvira Jou Sra. Ma.Teresa Torrell Administratius: Sra. Montse Bonet Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 5 DESPESA ECONÒMICA 2006 Capítol 1 (Personal) 314.487 Capítol 2 (Despeses corrents) 291.067 Capítol 6 (Inversions) 86.515 Total 2006 692.069 OBJECTIUS GENERALS La Biblioteca General es va constituir l'any 1983 com a servei central d'informació documental de l'Ajuntament de Barcelona amb les següents línies generals: 1. Suport d’informació i documentació dels treballadors municipals A partir de tres objectius: a) fiabilitat de la informació proporcionada b) rapidesa en resoldre les consultes c) avançament a les necessitats documentals de l'Ajuntament 2. Descentralització dels fons municipals dels departaments però amb integració de processos i tractaments tècnics de la documentació, per tal de simplificar estructures i estalviar recursos. 3. Assegurar l'accés i conservació de la producció bibliogràfica municipal. 4. Racionalitzar i rendibilitzar els recursos documentals municipals, per tal de compartir-los, i estalviar-ne els costos. 5. Servei central d'assessorament tècnic en matèria documental, excepte per les àrees d'Ensenyament i Cultura. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 6 SERVEIS 1. Servei d'Informació i Atenció al Públic El Servei d’Informació i Atenció al públic és el responsable de satisfer les necessitats d’informació i de documentació dels departaments municipals i també s’encarrega de donar resposta a les preguntes que plantegen els ciutadans sobre les qüestions municipals. La Biblioteca General, tot i que és una biblioteca especialitzada de caire intern, està oberta a tothom per tal de garantir l’accés dels col·lectius ciutadans a la informació i documentació pública municipal i per això dóna suport a les biblioteques públiques del Consorci de biblioteques de Barcelona. Distingim, per tant, dos tipus diferents d’usuaris: l’usuari intern, qualsevol persona que estigui treballant per l’Ajuntament de Barcelona, independentment de la seva relació laboral i, l’usuari extern, que és qualsevol particular, institució, biblioteca, museu, empresa, etc. que no té cap vinculació laboral amb la corporació municipal. Els usuaris externs són, generalment, de la ciutat de Barcelona, tot i que també n’hi ha de la resta d’Espanya i de l’estranger. El Servei d’Informació i Atenció al públic engloba tots els serveis al públic de la biblioteca i, inclou els serveis presencials i els electrònics: Els serveis d’informació presencials (SIP a partir d’ara) estan atesos directament pels bibliotecaris, els quals coneixen molt bé les fonts d'informació municipals i les fonts d’informació externes per resoldre, tant ràpid com sigui possible, les peticions que se’ns plantegen. Totes les comandes, excepte les de teledocumentació, es responen en un termini màxim de 48 hores i si no es pot donar la informació final dins d'aquest termini fixat, aquest és el cas de peticions on de vegades han d'intervenir terceres persones, s’informa a l'usuari de quin és l'estat de la seva consulta i del temps que pot trigar a tenir el resultat final. Des de fa uns anys, els serveis presencials han anat minvant a favor dels serveis electrònics, que són cada vegada més utilitzats. Els serveis d’informació electrònics (SIE a partir d’ara) tenen al darrera tot el personal de la biblioteca. S’ofereixen a través de dues plataformes: la Intranet, pels usuaris municipals, i la Internet, per als usuaris externs a la Corporació municipal. Aquests són els serveis estrella, ho demostren les 80.612 visites internes rebudes al 2006 mitjançant la Intranet. Els SIE ens permeten posar la informació a l’abast dels treballadors/es municipals 24x7, la qual cosa millora considerablement el servei ofert i fa que l’usuari pugui ser més autònom en la recerca de la informació i documentació del seu interès. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 7 1.1. Usuaris Presencials Presencials Electrònics Electrònics 2006 interns externs Intranet(*) (visites) Internet(**) (visites) Gener 207 138 7.365 141.172 Febrer 207 110 8.997 143.386 Març 209 116 9.312 387.871 Abril 159 70 5.881 185.377 Maig 178 101 8.015 208.509 Juny 163 69 6.790 221.893 Juliol 152 68 6.170 225.785 Agost 41 67 3.460 138.372 Setembre 141 68 6.499 107.805 Octubre 173 136 7.088 108.004 Novembre 177 116 6.708 149.604 Desembre 132 86 4.327 213.186 TOTAL 1.939 1.145 80.612 2.230.964 * Dades extretes de la plana resum /taulell control del sistema estadístic de la intranet municipal. ** Dades extretes de la plana resum /taulell control del sistema estadístic del servidor d’internet municipal. No estan comptabilitzats els accessos provinents de la xarxa interna de l’Ajuntament de Barcelona. Mitjana presencials: 3.084 usuaris/any 257 usuaris/mes Usuaris presencials 2006 0 50 100 150 200 250 Ge ne r Ma rç Ma ig Ju lio l Se tem bre No ve mb re Usuaris interns Usuaris externs Usuaris presencials 2006 Usuaris externs 37% Usuaris interns 63% Els usuaris presencials interns han augmentat un 5% respecte a l’any 2005. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 8 0 1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 7.000 8.000 9.000 10.000 G en er Fe br er M ar ç A br il M ai g Ju ny Ju lio l A go st S et em br e O ct ub re N ov em br e D es em br e Intranet visites 2006 Mitjana intranet: 6.718 visites/mes 305 visites/dia Internet visites 2006 - 50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000 400.000 450.000 Ge ne r Fe bre r Ma rç Ab ril Ma ig Ju ny Ju lio l Ag os t Se tem bre Oc tub re No ve mb re De se mb re Mitjana internet: 185.891 visites/mes 6.112 visites/dia 0 500.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 2.500.000 2003 2004 2005 2006 Evolució usuaris internet 2003-2006 114% creixement respecte a l’any anterior; més del doble que el de tota la web municipal. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 9 1.2. Consultes 2006 Presencials internes Presencials externes Intranet(*) (planes visualitzades) Internet(**) (planes visualitzades) Gener 285 249 66.729 602.593 Febre 282 204 68.163 730.520 Març 243 187 85.322 1.006.795 Abril 183 114 76.472 610.370 Maig 216 150 78.234 618.863 Juny 195 104 54.360 702.911 Juliol 169 96 51.868 856.042 Agost 126 104 30.065 517.843 Setembre 180 96 51.080 352.217 Octubre 203 180 57.071 429.493 Novembre 201 150 45.417 632.210 Desembre 156 101 32.478 864.267 Total 2.439 1.735 697.259 7.924.124 * Dades extretes de la plana resum /taulell control del sistema estadístic de la intranet municipal. ** Dades extretes de la plana resum /taulell control del sistema estadístic del servidor d’internet municipal. No estan comptabilitzats els accessos provinents de la xarxa interna de l’Ajuntament de Barcelona. Consultes presencials 2006 0 50 100 150 200 250 300 G en er Fe br er M ar ç A br il M ai g Ju ny Ju lio l Ag os t S et em br e O ct ub re N ov em br e D es em br e internes externes Consultes presencials 2006 externes 42% internes 58% Consultes presencials: 4.174 consultes/any 2006 Són superiors les consultes municipals. Mitjana presencials: 348 consultes/mes 16 consultes/dia 22 min./consulta Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 10 Canals de comunicació consultes presencials: Consultes intranet 2006 0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 80.000 90.000 Gener Març Maig Juliol Setembre Novembre Consultes electròniques 2006 internet 92% intranet 8% Mitjana intranet: 58.105 planes visualitzades/mes 2.641 planes visualitzades/dia Consultes internes En persona 12% Telèfon 26%E-mail 62% El correu electrònic és el més usat pels usuaris municipals. Correu-e puja 9 punts respecte a l’any passat. El telèfon decreix 6 punts a favor del e-mail. El canal presencial continua baixant. Mitjana internet: 660.344 planes visualitzades/mes 30.016 planes visualitzades/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 11 Distribució de les consultes presencials internes per sectors d’actuació: Sectors Municipals Consultes presencials Serveis Generals 1.042 Districtes 365 Seguretat i Mobilitat 252 Serveis Personals 217 Urbanisme 191 Promoció Econòmica 187 Serveis Urbans i Manteniment 185 Total 2.439 Consultes externes Telèfon 30% E-mail 7% En persona 63% El canal presencial és el més usat pels ciutadans. E-mail puja 3 punts en detriment del canal presencial i del telèfon. Consultes SIP internes per sectors 2006 Serveis Urbans i M anteniment 8% Urbanisme 8% Promoció Econòmica 8% Serveis Personals 9% Seguretat i M obilitat 10% Districtes 15% Serveis Generals 42% Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 12 Matèries de les consultes presencials internes: 56 60 69 73 78 94 97 109 112 305 574 812 0 200 400 600 800 1000 Sanitat Esports Via Pública M edi Ambient Ensenyament Cultura Economia Serveis Socials Urbanisme Informació Bcn. Administració Pública Normativa i legislació Matèries més demanades pels usuaris interns Distribució de les consultes de normativa Normativa en general 56% Ordenances 16% Publicacions Oficials 28% ¾ Les peticions internes de normativa han baixat 22 punts. ¾ Les ordenances han pujat 11 punts ¾ Les publicacions oficials han augmentat en 13 punts. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 13 Els 10 departaments municipals que més consultes SIP han fet per ordre decreixent: ‰ Guardia Urbana ‰ Serveis Jurídics ‰ Secretaria General ‰ Alcaldia ‰ Urbanisme ‰ Reg. d’Hisenda ‰ Tresoreria ‰ Serveis Personals ‰ I.M.Paisatge Urbà ‰ Dte. Eixample Els 10 òrgans polítics que més consultes SIP han realitzat: ‰ Alcaldia ‰ Reg. d'Hisenda ‰ Grup Municipal Partit Popular ‰ Grup Municipal ERC ‰ Reg. Comissió Seguretat i Mobilitat ‰ 4a.Tinència d'Alcaldia ‰ 1a.Tinència d'Alcaldia ‰ Grup Municipal ICV-EU ‰ Reg. Comissió de Cultura, Educació i Benestar ‰ Reg. Pla Municipal Immigració Els Districtes que més han usat presencialment el servei de Biblioteca per ordre decreixent: ‰ Dte. Nou Barris ‰ Dte. L'Eixample ‰ Dte. Sants-Montjuïc ‰ Dte. Sarrià-Sant Gervasi ‰ Dte. Sant Andreu ‰ Dte. Gràcia ‰ Dte. Ciutat Vella ‰ Dte. Horta-Guinardó ‰ Dte. Les Corts ‰ Dte. Sant Martí Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 14 Els 10 òrgans autònoms que més consultes SIP han fet: ‰ ICUB ‰ IM Paisatge Urbà ‰ IM Hisenda ‰ Parcs i Jardins de Barcelona ‰ Agència Salut Pública ‰ IMAS ‰ IM Persones amb Discapacitat ‰ Consorci Biblioteques ‰ IM Urbanisme ‰ IM Mercats Matèries de les consultes presencials externes: 22 25 33 45 64 91 179 209 390 663 0 100 200 300 400 500 600 700 Via Pública Ensenyament Medi Ambient Serveis Socials Economia Urbanisme Cultura Administració Pública Informació Bcn. Normativa i legislació Matèries més demanades pels usuaris externs Distribució de les consultes de normativa Ordenances 55% Normativa en general 33% Publicacions Oficials 12% Les ordenances són les normes més demanades cada any pels ciutadans. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 15 Serveis electrònics més consultats a Intranet: Serveis Intranet (planes visualitzades) Ordenances municipals *156.574 Pub. Oficials 124.628 Legislació consolidada 49.647 Biblioteca Virtual 25.353 Revistes 22.396 Biblioteques departamentals 19.264 CDRoms corporatius 14.489 Bases de dades 14.231 Estatuts municipals 14.067 Reglaments 9.609 ERI (intranet) 6.654 Infobib 5.596 Actualitat 4.277 Catàleg corporatiu 1.958 Eines bibliotecaris 1.107 Total 469.850 * Des de l’octubre del 2006 el servei només comptabilitza les consultes via internet i, tot i que no comptabilitza les consultes que es fan des de la intranet municipal, creiem que és per això que ha passat del 2n lloc al primer més consultat. Tipologia d'usuaris de les consultes externs Institucions 4% Ciutadans 96% SERVEIS MÉS UTILITZATS: Líder → Ordenances municipals amb 593 planes visitades/dia 2n. → Publicacions Oficials amb 472 planes visitades/dia 3r. → Legislació consolidada amb 188 planes visitades/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 16 1.3. Descripció dels serveis d’Intranet més consultats 1.3.1. ORDENANCES MUNICIPALS Per millorar aquest servei, ja fa uns anys es va engegar un projecte ingent del qual, al 2006, hem pogut ja veure una primera fase. Des de l’octubre s’ofereix la consulta de les ordenances i plans especials vigents, en format base de dades, amb la possibilitat de recercar les ordenances per paraula clau, a més de pel títol i per grans temes que ja es venia oferint abans. La base de dades està hostatjada a la web municipal, la qual cosa permet donar accés, no només als/les treballadors/es de l’Ajuntament, sinó també als ciutadans i a la resta del món. La Biblioteca garanteix la vigència de la informació i fa el tractament documental de la normativa (referències creuades, descripció bibliogràfica, lectura i extracció de les paraules clau, etc.) per tal de garantir-ne l’accés per diferents punts de consulta. La recerca es pot fer en català, castellà i anglès. Exemple de recerca a la base d’ordenances Els 10 serveis intranet més usats 0 20000 40000 60000 80000 100000 120000 140000 160000 180000 Or de na nc es Pu b. Of ici als Le gis lac ió Bib .V irtu al Re vis tes Bib .de pa rta me nta ls CD Ro ms co rpo rat ius Ba se s d ad es Es tat uts Re gla me nts Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 17 Visualització de resultats i de referències terminològiques creuades Ordenances Visites Planes visualitzades Gener 5.670 12.669 Febre 5.311 11.679 Març 6.228 14.453 Abril 4.749 8.865 Maig 5.213 10.605 Juny 4.280 8.538 Juliol 3.895 8.096 Agost 2.226 4.811 Setembre 3.650 7.793 Octubre 4.559 13.929 Novembre 7.029 31.708 Desembre 5.624 22.428 Total 58.434 156.574 Mitjana servei: 221 visites/dia 593 planes consultades/dia 47% de creixement respecte a l’any anterior. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 18 1. 3.2. PUBLICACIONS OFICIALS S’ofereixen diàriament, abans de les 9 h. del matí, diferents productes: els sumaris del BOP, DOGC, BOE i DOUE; una selecció de les disposicions oficials aparegudes a text complet; la normativa municipal a informació pública i la que està pendent d’aprovació definitiva, així com la consulta en línia dels diaris de notícies jurídiques de més impacte. El servei garantitza el seguiment de la legislació d’interès per l’Ajuntament a través de les Alertes Legislatives, li dóna difusió i, a més, permet a tots els/les treballadors/es municipals, tinguin o no tinguin accés a Internet, poder conèixer les disposicions publicades cada dia als butlletins, que afecten a la seva tasca laboral, i també els permet connectar-se a la resta de publicacions oficials nacionals i de la resta de països del món. D’altra banda, i com un valor afegit més, permet que aquests demanin altres disposicions a la biblioteca a través d’uns formularis específics. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 19 Visites BOE DOG BOP DOUE Gener 1.150 1.198 2.296 14 Febrer 787 2.881 1.560 11 Març 1.073 1.925 1.899 9 Abril 1.048 1.400 1.515 9 Maig 947 1.188 1.876 5 Juny 825 1.051 1.695 9 Juliol 901 1.119 1.711 7 Agost 458 671 1.093 5 Setembre 909 986 1.494 7 Octubre 683 1.052 1.482 4 Novembre 769 715 1.406 8 Desembre 691 684 1.452 5 Total 10.241 14.870 19.479 93 Planes visualitzades BOE DOG BOP DOUE Gener 1.950 1.993 6.444 14 Febrer 1.169 5.757 3.947 12 Març 1.640 4.127 8.443 10 Abril 1.646 2.324 5.523 12 Maig 1.415 1.803 6.745 7 Juny 1.200 1.587 4.870 10 Juliol 1.567 1.908 5.721 7 Agost 625 1.179 3.256 5 Setembre 1.250 1.691 4.174 7 Octubre 910 2.016 4.225 4 Novembre 1.111 991 3.118 8 Desembre 1.073 1.446 3.753 8 Total 15.556 26.822 60.219 *104 * Els sumaris del DOUE es deixaran d’oferir al 2007 a través de la intranet degut al baix ús del servei. La Biblioteca oferirà només l’accés al text complet via Internet. - 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 BOP DOG BOE DOUE Publicacions oficials més consultades Mitjana servei: 169 visites/dia 389 planes consultades/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 20 Accés a les Alertes legislatives i Normes a exposició pública: Visites Planes visualitzades Gener 1.460 2.854 Febrer 1.063 2.289 Març 1.239 2.642 Abril 773 1.570 Maig 976 1.992 Juny 867 1.628 Juliol 795 1.607 Agost 511 1.065 Setembre 846 1.663 Octubre 933 1.858 Novembre 806 1.551 Desembre 603 1.208 Total 10.872 21.927 1.3.3. LEGISLACIÓ CONSOLIDADA Amb la col·laboració de l’editorial La Ley, s’ofereix una selecció legislativa, per matèries, de disposicions europees, estatals i autonòmiques consolidades, d’interès per l’Ajuntament de Barcelona. A més, dins de cada tema, la biblioteca inclou la normativa municipal que hi fa referència i fa el seguiment de la qualitat de tots els continguts. Mitjana servei: 41 visites/dia 83 planes consultades/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 21 Legislació Visites Planes visualitzades Gener 2.882 4.284 Febrer 3.025 4.698 Març 3.670 5.975 Abril 2.421 3.893 Maig 3.028 4.791 Juny 2.592 4.075 Juliol 2.307 3.627 Agost 1.305 2.083 Setembre 2.616 4.229 Octubre 2.970 4.864 Novembre 2.912 4.551 Desembre 1.552 2.577 Total 31.280 49.647 1.3.4. BIBLIOTECA VIRTUAL Enguany, aquest servei s’ha redissenyat a nivell de presentació per tal de ser més atractiu. És un servei fet a mida de les necessitats internes, que permet consultar tots els recursos d’informació, interns i externs, que té recollits la Biblioteca General des d’un punt d’accés temàtic. Els temes s’han escollits en funció dels interessos i actuacions municipals. Mitjana servei: 118 visites/dia 188 planes consultades/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 22 En la majoria de disciplines s’inclouen, en primer terme, les notícies i novetats jurídiques i de premsa del dia. Aquest servei està contractat a l’empresa Datadiar per tal que l’usuari intern estigui informat, a primera hora del matí, de les novetats més importants que li afecten. En segon lloc, es pot consultar la normativa específica: municipal, autonòmica o nacional, consolidada o no, d’aquell tema; el text complet i/o el sumari de les revistes subscrites per la biblioteca en aquella matèria; localitzar, a través del catàleg corporatiu la bibliografia relacionada; es pot accedir als recursos web seleccionats pel servei ERI, o bé, consultar altres informacions a mida. A més de tot això, es destaquen altres webs dels departaments municipals que hi estan relacionades i, remet a altres disciplines, que també poden ser d’interès per un usuari que estigui interessat en aquella matèria. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 23 Algunes matèries, com en l’exemple anterior, no segueixen l’organització genèrica. Aquest és el cas de la secció Memòries i Indicadors que recull totes les memòries i informes anuals de l’Ajuntament de Barcelona. Bilioteca virtual Visites Planes visualitzades Gener 1.530 2.068 Febrer 1.811 2.468 Març 1.951 2.827 Abril 1.517 2.249 Maig 1.770 2.401 Juny 1.545 1.971 Juliol 1.470 2.017 Agost 953 1.286 Setembre 1.316 1.790 Octubre 1.652 2.204 Novembre 1.859 2.353 Desembre 1.052 1.719 Total 18.426 25.353 1.3.5. REVISTES Des de la secció de revistes l’usuari intern pot accedir a 413 títols de publicacions periòdiques de la Biblioteca General i de les biblioteques departamentals, dels quals 144 són revistes completament electròniques. La consulta es pot fer per títol o gran matèria i l’usuari pot veure el sumari, o el text electrònic sencer. Des de la mateixa plana, pot demanar la revista en circulació, aconsellar-ne la compra d’un altre o enllaçar amb la Biblioteca virtual. Mitjana servei: 70 visites/dia 96 planes consultades/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 24 Revistes Visites Planes visualitzades Gener 977 1670 Febrer 1.512 2.978 Març 1330 2298 Abril 1.737 3.487 Maig 1.445 3.444 Juny 848 1.409 Juliol 818 1.495 Agost 412 628 Setembre 720 1.120 Octubre 966 1.711 Novembre 711 1.064 Desembre 555 1.092 Total 12.031 22.396 Mitjana servei: 46 visites/dia 85 planes consultades/dia • 413 títols en línia de revistes • 144 revistes electròniques • 67 revistes municipals en línia • 95 revistes circulant • 113 usuaris de circulació Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 25 1.3.6. BIBLIOTEQUES DEPARTAMENTALS Disposar de documentació i informació especialitzada, al marge de la temàtica normativa i administrativa que ofereix la Biblioteca General, és una condició crítica per oferir al ciutadà un servei de qualitat. Arrel d’aquesta imperiosa necessitat, en el si dels departaments i, al llarg dels anys de trajectòria municipal, s’han anat creant col·leccions especialitzades, algunes de les quals amb tant volum de recerca i gestió, que han requerit personal bibliotecari dedicat i s’han convertit en petites biblioteques especialitzades, les quals resolen les consultes específiques de tècnics i directius de les unitats administratives de les quals en depenen i, al mateix temps, tenen l’objectiu d’avançar-se a les seves necessitats per tal de mantenir-los al dia en el seu sector d’activitat. Aquestes biblioteques són molt potents des del punt de vista de fonts d’informació externes que ofereixen, ja que disposen, a través de la Biblioteca General, de connexions a bases de dades (nacionals i internacionals) en les seves disciplines, per assessorar i ajudar als/les treballadors/es en l’assoliment dels seus objectius. Per rendibilitzar i racionalitzar els recursos municipals dedicats a aquests serveis documentals, la Biblioteca General s’encarrega de coordinar-les transversalment i els facilita els recursos d’informació corporatius que té al seu abast. En aquest sentit, la BG supervisa i valida la creació, o tancament, d’aquestes biblioteques, dóna l’assessorament per l’organització inicial dels serveis, garantitza que els serveis documentals es facin amb criteris i procediments estàndards internacionals, per poder compartir la informació dins i fora de l’Ajuntament, facilita la informatització de la gestió de la biblioteca amb un programari que els permet funcionar autònomament, però compartint les col·leccions, proporciona l’accés a bases de dades especialitzades en les matèries que els interessen, intervé en la tria i eliminació de la col·lecció, forma al personal bibliotecari, manté les planes web d’aquestes biblioteques a la intranet municipal i, al mateix temps, vetlla per que es faci un bon ús d’aquests recursos. Les biblioteques departamentals ofereixen serveis presencials, que en alguns casos són purament d’accés intern i, ofereixen serveis electrònics des del portal de la intranet de la Biblioteca General. Aquestes biblioteques són actualment: la Biblioteca d’Urbanisme, la Biblioteca de Parcs i Jardins de Barcelona, el Centre de documentació del C.I.R.D. (Centre d’Informació i Recursos de la Dona) i el Centre de Documentació Estadística. Algunes són més potents que d’altres i el seu èxit està en funció de la dedicació de personal bibliotecari. Els quatre centres ofereixen, en el portal, el seu fons mitjançant el catàleg corporatiu, la consulta a les novetats bibliogràfiques respectives, a les seves revistes i als productes específics que elaboren. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 26 Biblioteques departamentals Visites Intranet Planes visualitzades Gener 103 129 Febrer 144 194 Març 170 244 Abril 111 142 Maig 201 109 Juny 99 121 Juliol 80 100 Agost 45 52 Setembre 95 127 Octubre 144 205 Novembre 117 167 Desembre 51 62 Total 1.360 1.652 Plana inicial de la biblioteca més nova (Parcs i Jardins) 0 200 400 600 800 1000 1200 E st ad ís tic a U rb an is m e C IR D P ar cs i Ja rd in s Biblioteques departamentals 2007 Visites Visualitzacions Urbanisme és la que té més moviment de serveis electrònics. Parcs i Jardins està accessible a la intranet des de l’octubre 2006. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 27 Biblioteca d’Urbanisme Aquesta biblioteca està especialitzada en temes d’arquitectura, enginyeria i desenvolupament urbanístic de la ciutat de Barcelona, principalment. També conserva, digitalitza i difon un gran fons gràfic d’imatges fixes relatives a les actuacions urbanístiques que s’han fet a la ciutat. Depèn orgànicament del Sector d’Urbanisme i, tot i que aquests són els seus usuaris principals, també atén al públic interessat en aquest tema, sempre i quan, no pugui trobar la informació en altres tipus de biblioteques. La biblioteca canalitza la recerca d’informació d’aquest sector i organitza els fons bibliogràfics i documentals (no administratius) que aquest produeix. 2006 Indicadors Serveis presencials Usuaris (interns i externs) 3.072 Consultes (internes i externes) 3.100 Préstecs 548 Revistes subscrites 43 Revistes en circulació 22 Revistes electròniques 11 Usuaris de circulació de revistes 26 Serveis electrònics Revistes accessibles per intranet 41 Consultes al servei de revistes 100 Consultes a la base imatges IMAGURB 546 Consultes butlletí electrònic Bib.Informa 829 Serveis tècnics Noves adquisicions Catalogacions fetes al 2006 al catàleg corporatiu 295 Total recursos d’informació al catàleg corporatiu 3.981 Digitalització i catalogació d’imatges a la base IMAGURB 778 Digitalització i precatalogació imatges Barcelona de CBFoto 7.784 Plana d’accés a les revistes subscrites per la bib. Urbanisme Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 28 Al 2006 s’ha informatitzat i, format al personal bibliotecari, amb el nou sistema de gestió bibliotecària corporatiu, la qual cosa li ha permès automatitzar el préstec, la gestió de les revistes, dels usuaris de circulació i la gestió de les adquisicions, funcions que abans es feien totalment manuals. La catalogació dels fons documentals, tot i que abans ja es feia de forma automatitzada, es fa des del novembre del 2006, amb el nou programari corporatiu, que permet compartir millor la informació, dins i fora de l’Ajuntament i, treure’n subproductes automatitzats, de forma molt més ràpida i àgil. Registre bibliogràfic d’Urbanisme al catàleg corporatiu En el decurs del 2006, el butlletí electrònic Biblioteca informa, va fer un especial en memòria d’Ignasi de Lecea, directiu del sector d’Urbanisme. Butlletí electrònic gener-abril 2006 Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 29 S’ha donat continuïtat a la valuosa base de fons gràfic IMAGURB que ja compta amb 18.727 imatges catalogades en els formats gràfics adequats per garantir la preservació de les imatges urbanístiques de la ciutat de Barcelona i la difusió i reutilització, per part del propi sector i, de la resta de l’Ajuntament de Barcelona. Al 2006 s’han digitalitzat 7.784 d’imatges procedents del productor extern CBFoto però propietat del sector, que passaran a formar part d’aquesta base. Elements urbans de la ciutat de Barcelona, antics i moderns a IMAGURB. Biblioteca de Parcs i Jardins de Barcelona És una biblioteca que al 2006 feia molt poc que havia iniciat els seus serveis. Està especialitzada en jardineria i botànica, disseny de jardins, arquitectura del paisatge i parcs de Barcelona principalment, però també del món. Inicialment, era una antiga col·lecció tancada que en no respondre a les necessitats de l’Institut es plantejava la seva dissolució, però al 2003 la direcció es va proposar adaptar-la a les necessitats de tècnics i directius per tal d’ajudar-los a millorar el serveis públics a la ciutat, ser un referent pels estudiants de jardineria del Centre de Formació del Laberint i garantir la conservació del patrimoni bibliogràfic i documental de cara a donar a conèixer l’evolució paisatgística de la ciutat de Barcelona. En aquest sentit, es va demanar assessorament a la Biblioteca General i, al setembre del 2004, es van iniciar els treballs d’organització. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 30 2006 Indicadors Serveis presencials Usuaris/consultes (interns i externs)(*) 400 Préstecs 113 Revistes subscrites 44 Revistes en circulació 35 Revistes electròniques 3 Usuaris de circulació de revistes 46 Serveis electrònics Revistes accessibles per intranet 5 Consultes al servei de revistes 118 Serveis tècnics Noves adquisicions 175 Catalogacions 2006 al catàleg corporatiu 161 Total recursos d’informació al catàleg corporatiu 2.515 (*) Aquest centre no ha comptabilitzat separadament usuaris i consultes Actuacions realitzades fins el 2006: 1ª. Fase A) Adequació de la infrastructura al Centre de Formació del Laberint (espai, mobiliari i comunicacions informàtiques), B) Primera tria i eliminació dels fons obsolets de la col·lecció antiga, C) Dotació a tot el personal de les connexions al catàleg col·lectiu, als cdrom i a la intranet 2ª. Fase A) Organització física, catalogació i indexació de la col·lecció inicial al catàleg corporatiu de l’Ajuntament de Barcelona, B) Racionalització i difusió de les revistes especialitzades que ja es rebien. En aquest sentit, s’ha fet l’inventari i tria de les revistes acumulades al dipòsit del C/ Tarragona i, s’ha obert una secció de revistes a la intranet des d’on es poden consultar les revistes en format electrònic i es poden demanar títols en circulació. Aquest servei permetrà també rendibilitzar les subscripcions. C) A l’octubre del 2006 també ha iniciat un espai a intranet per donar a conèixer la col·lecció inicial i els seus serveis, no només als/les treballadors/es de Parcs sinó també a la resta de personal de l’Ajuntament de Barcelona. D) Incorporació del nou sistema de gestió bibliotecària corporativa i formació del becari bibliotecari corresponent. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 31 Serveis que ofereix a la intranet Properes actuacions pendents: 1. Escannejar els sumaris de les revistes en paper per donar-los més difusió a través de la intranet, 2. Catalogació de la literatura grisa (documentació pública que no ha estat difosa pels canals habituals de distribució, la qual cosa fa difícil la seva reutilització i consulta) que es troba dispersa entre les dependències de Parcs i Jardins, 3. Entrevistes amb directius per conèixer les necessitats i expectatives vers la nova biblioteca i a partir d’aquí completar la col·lecció amb les fonts d’informació internes i externes necessàries, 4. Inclusió del bibliotecari en el projectes i programes per donar suport a aquests, 5. Selecció de bases de dades nacionals i internacionals d’interès, 6. Formació del personal i formalització de cooperació amb altres centres similars, 7. Digitalització, catalogació i difusió de la documentació gràfica a la base d’imatges municipal, per tal de conservar-la adequadament i difondre-la. Aquesta tasca és essencial per salvaguardar l’evolució paisatgística de la ciutat de Barcelona, 8. Butlletins de novetats 9. Selecció de llocs webs especialitzats Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 32 10. Difusió generalitzada Plana de revistes de biblioteca Parcs i Jardins Centre de Documentació del C.I.R.D. El Centre de Documentació del Centre d’Informació i Recursos per a les Dones és una biblioteca especialitzada en informació i documentació adreçada als professionals que treballen en l’àmbit de les dones i als grups, entitats i associacions de dones de Barcelona. Depèn del Sector d’actuació de Serveis Personals. 2006 Indicadors Serveis presencials Usuaris/consultes (interns i externs) 520 Préstecs 374 Revistes subscrites 32 Serveis tècnics Noves adquisicions 137 Catalogacions 2006 al catàleg corporatiu 73 Total recursos d’informació al catàleg corporatiu 4.758 Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 33 Serveis oferts a la intranet Al 2006 i, degut al canvi del sistema de gestió del catàleg corporatiu, la biblioteca ha hagut d’adaptar-se al nou sistema i s’ha format el personal bibliotecari. S’ha treballat la nova web del CIRD la qual s’ha integrat amb la web municipal Dones a Internet al 2007. Secció del CIRD a la plana de Dones a internet Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 34 Centre de Documentació Estadística Aquesta és la biblioteca departamental amb més antiguitat. El seu objectiu és recollir informació estadística sobre la ciutat de Barcelona i el seu entorn. Serveix als departaments municipals i als ciutadans en general. Aquesta biblioteca depèn del sector d’actuació de Serveis Generals. 2006 Indicadors Serveis presencials Usuaris(interns i externs) 511 Consultes (internes/externes) 1122 Préstecs 32 Revistes subscrites 60 Revistes electròniques 20 Serveis electrònics Revistes accessibles per intranet 53 Consultes al servei de revistes 87 Serveis tècnics Noves adquisicions 221 Catalogacions 2006 al catàleg corporatiu 79 Total recursos d’informació al catàleg corporatiu 5.109 Plana inicial de la biblioteca d’Estadística a la Intranet Al 2006 aquest centre també ha canviat de sistema gestor de la biblioteca i ofereix el seu catàleg totalment integrat amb la resta de fons municipals al catàleg corporatiu. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 35 El nou sistema li permet, a més de la catalogació corporativa i l’accés directe als documents electrònics, les gestions automatitzades de les publicacions periòdiques i del préstec que abans es feien manualment. Documents d’Estadística al Catàleg corporatiu Desde la intranet la biblioteca dóna accés als informes estadístics que elabora el seu departament i, que estan ubicats, al seu lloc web de la internet municipal. Productes i altres informes que s’ofereixen desde la intranet i internet La plana web del departament d’Estadística ha tingut aquest any 616.295 visites i 2.112.922 visualitzacions de planes. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 36 1.3.7. SERVEI DE CDROM/DVD CORPORATIUS La BG subscriu, en entorn multiusuari, diferents bases de dades en suport òptic per tal que els/les treballadors/es de l’Ajuntament hi puguin accedir simultàniament. Tenir aquests productes en xarxa, ens permet rendibilitzar al màxim la despesa econòmica entre els usuaris del servei. La majoria de bases de dades són jurídiques i tècniques. La selecció de les bases es fa en funció de: les necessitats corporatives; de l’exhaustivitat de continguts; de la facilitat i rapidesa en la recerca; i del seu cost. Es fa una avaluació contínua dels diferents productes que apareixen en el mercat per tal de decidir una possible compra de les novetats o la baixa dels existents. Els CDRom/DVD són d’aparició bimestral o trimestral i, per a cobrir el desfasament de la informació que contenen, es complementen amb les versions web via internet, les quals garanteixen l’actualització dels continguts des de la data del tancament del producte. Els accessos a les versions via web es fan, sempre que sigui possible, a través de control de les adreces per IP. Els usuaris interns poden consultar les bases de dades a través de la intranet de la biblioteca o directament accedint al servidor de CDRom/DVD corporatiu des d’una icona del seu escriptori. Per entrar-hi cal estar donats d’alta com a usuari d’aquest servei. El servei de CDROM/DVD corporatius és intern i permet, també, als usuaris, consultar els manuals-guia de funcionament de cada un dels productes subscrits, per tal que puguin ser el màxim d’autònoms en realitzar les recerques d’informació. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 37 CD/DVD Visites Planes visualitzades Gener 926 1.300 Febrer 883 1.327 Març 1.140 1.645 Abril 790 1.166 Maig 883 1.164 Juny 959 1.357 Juliol 781 1.046 Agost 496 642 Setembre 763 1.113 Octubre 925 1.371 Novembre 1.006 1.511 Desembre 621 841 Total 10.173 14.489 Mitjana visites: 39 visites/dia Mitjana consultes: 55 consultes/dia 1.3.8. BASES DE DADES El servei de consulta de bases de dades (gratuïtes i de pagament) proporciona dades bibliogràfiques, dades estadístiques i textos complets d’articles tècnics de diverses disciplines. Es poden trobar des de textos legals a informes comercials d’empreses, articles de premsa, indicadors estadístics locals i internacionals, etc. L’usuari intern hi pot accedir pel títol de la base, o bé per la matèria que tracta. CDRom/DVD corporatius 2006 Westlaw 45% BOE Tribunal Constitucional 2% Atlas contable 1% Rev. Der. Urbanístico 3% M ementix 5% Iberlex 1% Civitas 6% Lea urbanismo 8% Consultor 10% DOG 9% La Ley 10% Aranzadi Westlaw és la base de dades més consultada amb diferència per la seva qualitat documental i quantitat d’informació legal. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 38 Si la consulta és molt especialitzada, d’àmbit nacional i/o internacional, generalment és requereix sempre un treball en equip entre els serveis municipals que fan la comanda i el bibliotecari que l’ha de resoldre. En aquest tipus de petició s’han de definir clarament els objectius i l’abast de la recerca (geogràfic, cronològic, llengua...), així com les paraules claus que la identifiquen en diferents llengües, si s’escau. El producte final és un informe, treballat pel bibliotecari, sobre l’estat de la qüestió del tema demanat. És dóna la possibilitat de subscriure’s a un servei d’alerta que permet crear cerques fixes per poder estar informat, de forma periòdica i sistemàtica, sobre el propi sector d’activitat. Bases de dades Visites Planes visualitzades Gener 901 1.181 Febrer 878 1.164 Març 1.221 1.602 Abril 1.050 1.532 Maig 945 1.191 Juny 952 1.220 Juliol 687 912 Agost 473 577 Setembre 686 873 Octubre 861 1.124 Novembre 876 2.035 Desembre 568 820 Total 10.098 14.231 Mitjana visites d’usuari: 38 visites/dia Mitjana planes visualitzades: 54 visualitzacions/dia Bases de dades de notícies de premsa nacional i internacional Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 39 1.3.9. ESTATUTS MUNICIPALS Aquesta secció del portal ofereix, a text complet, els estatuts de consorcis, empreses, fundacions, organismes autònoms, entitats de dret públic i patronats relacionats amb l’Ajuntament de Barcelona. Es garanteix el seu seguiment i posada al dia, afegint de cada entitat la data de publicació de l’estatut en el BOP i l’accés directe a la seva web. Estatuts Visites Planes visualitzades Gener 661 1.404 Febrer 715 1.493 Març 672 1.246 Abril 998 1.961 Maig 821 1.558 Juny 571 1.024 Juliol 453 909 Agost 212 397 Setembre 487 972 Octubre 716 1.503 Novembre 478 1.015 Desembre 283 585 Total 7.067 14.067 Mitjana visites d’usuari: 27 visites/dia Mitjana planes visualitzades: 53 visualitzacions/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 40 1. 3.10. REGLAMENTS MUNICIPALS Des d’aquesta secció de la intranet s’ofereixen els reglaments organitzatius dels Districtes, dels Consells assessors i, altres òrgans administratius amb l’enllaç a la seva web, si en disposa. Es garanteix el seguiment i posada al dia a partir de les informacions aparegudes a les publicacions oficials. Reglaments Visites Planes visualitzades Gener 433 934 Febrer 477 1.109 Març 443 980 Abril 453 1.101 Maig 468 1.034 Juny 374 740 Juliol 334 746 Agost 198 420 Setembre 311 663 Octubre 345 743 Novembre 363 797 Desembre 157 342 Total 4.356 9.609 Mitjana visites d’usuari: 16 visites/dia Mitjana planes visualitzades: 36 visualitzacions/dia Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 41 1.4. Descripció dels serveis d’Internet més consultats El Catàleg i els Enllaços Recomanats a Internet (ERI), tot i que estan accessibles des de la intranet i des de la internet, són serveis suportats al servidor d’Internet de l’Ajuntament de Barcelona i reben molt accessos diàriament degut a aquesta ubicació externa. Durant el 2006, Barcelona Informació ha redissenyat la plana web per adaptar- la als nous requeriments d’estil que ens marca la web municipal i al 2007 estarà ja disponible en la nova versió. Al 2007, el contingut del catàleg estarà totalment al dia gràcies al canvi del sistema de gestió del catàleg que s’ha pogut fer a finals de l’any 2006. Les funcionalitats del catàleg també seran molt diferents, amb moltes més funcionalitats de les que té avui en dia. Accessos al catàleg: Visites Planes Gener 591.636 597.208 Febrer 717.198 728.728 Març 989.783 998.621 Abril 594.833 602.516 Maig 599.847 607.606 Juny 686.986 694.523 Juliol 827.423 849.034 Agost 503.873 511.909 Setembre 341.319 346.438 Octubre 409.023 423.380 Novembre 619.230 625.503 Desembre 852.700 858.105 Total 7.733.851 7.843.571 Mitjana visites d’usuari: 20.790 visites/dia Mitjana planes visualitzades: 21.085 visualitzacions/dia 114% creixement web respecte 2005 66% per sobre del web municipal Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 42 Accessos al ERI: Visites Planes Gener 3.139 3.264 Febrer 4.151 4.348 Març 4.958 5.201 Abril 4.928 5.227 Maig 6.856 7.437 Juny 5.133 5.473 Juliol 4.225 4.526 Agost 3.915 4.223 Setembre 3.742 3.924 Octubre 3.497 3.972 Novembre 4.133 4.332 Desembre 3.956 4.080 Total 52.633 56.007 Mitjana visites d’usuari: 141 visites/dia Mitjana planes visualitzades: 150 visualitzacions/dia El servei ERI també està pendent d’un canvi de plataforma pel 2007 per tal que es faci més ràpida i àgil la difusió i catalogació de les webs recomanades. 2. Servei d’Obtenció de Documents És un servei de caire intern, dirigit als treballadors municipals. L’usuari pot demanar qualsevol documentació, editada o no, que no tingui l’Ajuntament de Barcelona dins del seu fons documental. Això requereix cercar la documentació en diferents biblioteques, i fer-ne la sol·licitud de préstec o còpia. Si el document demanat és una monografia, un cop aquesta s’hagi consultat caldrà retornar-la al centre prestatari vetllant pel respecte dels drets d’autor. 157 peticions de S.O.D.: • 63 llibres • 94 articles de revista • 960 Webs seleccionades • 33 webs d’alta • 11 webs de baixa • 16 temes d’interés Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 43 3. Servei de Préstec intern Aquest servei està pensat per tal que els departaments puguin gaudir de tot el fons bibliogràfic i documental que es troba en el catàleg corporatiu. A més, el servei de préstec facilita a les institucions alienes a l’Ajuntament de Barcelona, la documentació municipal pública que aquests demanen. Es fa préstec i reserva de tota la col·lecció del catàleg col·lectiu. Per tant no només es fa préstec del fons de la Biblioteca General sinó que també es fa de la resta de documentació dels departaments municipals. Lògicament, per poder fer un préstec, és bàsic saber, prèviament, on es localitza el document i, per això, és d’especial importància, la tasca del servei de catalogació que organitza i coordina els fons municipals, per tal de tenir-los controlats i fer-los més rendibles. Durant l’any 2006, s’han fet 260 préstecs de forma manual, però des de finals del 2006, el nou sistema Unicorn ens permet més agilitat i rapidesa en resoldre aquesta funció. Així, és el mateix usuari qui després de fer una consulta al catàleg, pot sol·licitar el préstec o fotocòpia dels documents que hi ha trobat i, sense haver de rescriure de nou les dades bibliogràfiques d’identificació del document, el sistema envia directament la seva petició a la bústia de la biblioteca. També i, prèvia identificació, pot renovar-se els seus préstecs. Opció de préstec un cop vist el registre bibliogràfic Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 44 Recuperació de la cita bibliogràfica del llibre seleccionat pel préstec 4. Catàleg col·lectiu a Intranet El catàleg col·lectiu, anomenat CBAB, és el catàleg dels fons bibliogràfics i documentals de la Biblioteca General, de la resta de biblioteques i fons departamentals de la Corporació municipal. Es presenta en format web, des del novembre del 2006, degut a un canvi de programari. L’objectiu del CBAB és rendibilitzar i racionalitzar els recursos d’informació municipals en qualsevol suport, i per això es troben des de monografies a articles de revistes, revistes electròniques, vídeos, CDROM/DVD, etc. Els/Les treballadors/es municipals poden consultar el catàleg des dels propis departaments i, quan localitzen el recurs que necessiten, el poden demanar en préstec. Si no hi troben el document, la biblioteca els facilita el material per la via més òptima possible: compra, préstec interbibliotecari, etc. El catàleg és el cor del funcionament de la biblioteca i, des de la implementació del nou sistema Unicorn, ens permet no només catalogar els recursos d’una forma molt més àgil i integrada, sinó que facilita la gestió de les adquisicions, el control pressupostari, la gestió i control de publicacions periòdiques, la gestió del préstec, l’organització dels documents electrònics i ens permet posar tots els documents, independentment del seu suport, a l’abast de tothom via web. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 45 Plana de recerca simple del nou catàleg El sistema Unicorn ha afegit moltes funcionalitats a les capacitats de recerca que teníem abans : l’usuari pot cercar els documents en una biblioteca municipal en concret, o en totes a la vegada; quan es localitza un document electrònic es pot consultar directament; es pot demanar el préstec automàticament; es poden veure documents del mateix autor, de la mateixa matèria o a la mateixa prestatgeria. • 40.237 registres bibliogràfics de totes les biblioteques i fons departamentals: Monografies: 34.198 Buidats de revista: 3.769 Pub.Periòdiqes: 1.982 Documents en línia: 128 CD/DVD: 160 • 1.958 consultes/any 2006 • Inclou publicacions municipals dels segles XIX al XXI • Properament inclourà les antigues ordenances i pressupostos municipals dels segles XVIII al XX Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 46 Accés al document electrònic També es pot executar la mateixa recerca a catàlegs d’altres biblioteques a través del protocol z39.50 i al cercador Google, sense sortir del propi sistema. Recerca sobre Gaudí al catàleg corporatiu i a Google Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 47 A més d’aquestes opcions, l’usuari es pot identificar dins del sistema i definir els seus perfils d’interès. Si ho fa, el mateix CBAB farà un seguiment de les seves recerques al catàleg de forma automàtica i quan hi hagi novetats que s’adeqüin als seus interessos, l’avisarà per correu electrònic si així ho ha demanat. Cada treballador/a pot fer el seguiment del propi perfil, canviar-se la contrasenya, l’adreça laboral i reservar documents en préstec. Departaments al catàleg col·lectiu amb més volums: Departaments Registres Biblioteca General 9.720 Estadística 5.109 CIRD 4.758 Urbanisme 3.981 Alcaldia 2.827 Serveis Urbans i Medi Ambient 2.407 Parcs i Jardins 2.515 C.Documentació Circulació 1.629 Serveis Jurídics 1.553 Gerència Serveis Personals 1.034 Magatzem 784 Antic Centre Doc.Serveis Socials 593 4.1. Servei de Catalogació El servei organitza, cataloga i indexa els fons bibliogràfics i documentals de la Biblioteca General i dels departaments municipals per conèixer els recursos d’informació existents, compartir-ne i potenciar-ne l’ús, evitar duplicitats innecessàries dins la Corporació i, en definitiva, rendibilitzar i racionalitzar els recursos d’informació de l’Ajuntament de Barcelona des d’una perspectiva global. El producte visible d’aquest servei és el catàleg col·lectiu. El tractament tècnic d’un document és diferent segons quin sigui el seu suport i, per tant, no es descriuen mai igual una revista en paper i una revista electrònica. Les dades catalogràfiques i, l’assignació de matèries, es fa seguint uns estàndards internacionals que ens garanteixen la homogeneïtat dels punts d’accés als documents i la importació i/o exportació de dades amb altres catàlegs de biblioteques municipals, locals, nacionals i internacionals. Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 48 Exemple de catalogació amb el nou sistema Unicorn seguint estàndard MARC21 Visualització del mateix registre al catàleg CBAB Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 49 Noves catalogacions any 2006: Departaments Catalogacions Biblioteca General 544 Urbanisme 295 Parcs i Jardins 161 Estadística 79 CIRD 73 Serveis Jurídics 58 Alcaldia 18 Total 1.228 5. Adquisicions i subscripcions corporatives A més de gestionar les compres i subscripcions de la documentació pròpia, la biblioteca adquireix els recursos d’informació que els departaments municipals del sector de Serveis Generals necessiten per la seva tasca laboral. Això vol dir que cal estar molt pendent de les novetats del mercat editorial, en general, i de les novetats de l’Ajuntament, en particular, per tal de cobrir i, anticipar-se, a les necessitats dels usuaris. Els departaments han d’omplir un formulari especificant les dades bibliogràfiques del document que desitgen i la biblioteca fa la comanda a la llibreria, o editor, més adequats en cada cas. Quan el document encarregat arriba a la biblioteca, aquesta en fa la catalogació, abans d’enviar-lo a la dependència en concret. Així, es garanteix que aquest recurs, a més d’estar a disposició del departament que l’ha sol·licitat, també estarà a disposició de la resta de departaments municipals que podran conèixer la seva existència a través del catàleg col·lectiu i, si n’estan interessats, poden demanar-ne el préstec. El servei d’adquisicions s’encarrega també d’organitzar i supervisar la distribució de les subscripcions de publicacions periòdiques (revistes i premsa diària) d’aquest sector. • 1.135 comandes per biblioteca • 466 comandes per Serveis Generals • 839 precatalogacions de documentació • 60 altes de noves revistes • 10 baixes de revistes • 178 renovacions de subscripcions • 296 renovacions de premsa diària • 130 proveïdors Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 50 6. Formació d’usuaris La formació d’usuaris és una peça important per potenciar l’ús dels serveis electrònics de l’Ajuntament, en general, i de la biblioteca en particular. Cal que els departaments municipals sàpiguen utilitzar tots els serveis que se’ls ofereix i, aprofitin les eines corporatives com la Intranet per adquirir, de forma continuada, nous coneixements. Els objectius generals del servei de formació són: 1. Ensenyar als treballadors municipals a recercar la informació que necessiten per a la seva tasca laboral. 2. Familiaritzar-los en el maneig dels serveis que s’ofereixen per tal que siguin el màxim d’autònoms possible. 3. Potenciar l’ús i rendibilitzar els recursos d’informació municipals. 4. Promocionar l’ús de les noves tecnologies de la informació dins l’Ajuntament de Barcelona. 5. Difondre els serveis de la Biblioteca General. Es fan dos tipus de formacions: una que es fa “in situ” als locals de la biblioteca, on a l’usuari que entra, tant intern com extern, se li donen explicacions sobre quins són els recursos d’informació que té al seu abast i com els ha d’utilitzar; i un altra formació que es fa de forma més sistemàtica i planificada. Són sessions més complexes i llargues, duren una mitjana de tres hores i requereixen una planificació prèvia amb un pla de treball i uns objectius molt concrets adaptats a les persones que reben la formació. Aquestes sessions s’acostumen a fer en petits grups, menys quan s’adquireix una nova font d’informació, o canvia substancialment una d’existent, llavors és quan cal fer sessions més massives. Nombre de formacions: 105 usuaris interns 64 usuaris externs Memòria 2006 de la Biblioteca General de l'Ajuntament de Barcelona 51 7. Servei de tria i donacions Els departaments municipals, o la mateixa biblioteca a petició d’aquests, fan periòdicament, tria dels fons bibliogràfics que no són d’interès immediat per a la seva tasca laboral. Aquests fons arriben a la biblioteca i, després de ser expurgats seguint els criteris que marca la política de tria i eliminació de fons bibliogràfics, s’ofereixen en donatiu a altres biblioteques de la ciutat, d’Espanya i de l’estranger. Els materials que no volen cap d’aquestes entitats, s’envien a ONG relacionades amb el llibre i la lectura, o bé es destrueixen. Maig 2006 • 1.379 documents rebuts de dependències municipals per triar • 920 documents donats de baixa • 700 ofertats a biblioteques • 432 enviats a destrucció • 3.598 fons bibliogràfics municipals custodiats en magatzem