ELABORACIÓ D'INFORMES I MEMÒRIES Guia Pràctica A ju n ta m e n t d e B a rc e lo n a C e n tr e d e S e le c c ió i F o rm a c ió CONTINGUT: Elva Fernández (Centre d’Estudis Adams) DISSENY GRÀFIC: Núria Gallifa COORDINACIÓ: Dionisio Ortiz Carme Turégano EDICIÓ: Centre de Selecció i Formació Barcelona, desembre de 1997 1. PRESENTACIÓ DE LA GUIA ............................................................................................ 3 1.1 La comunicació dins les organitzacions .................................................... 3 1.2 Els informes i les memòries com a sistemes de comunicació ............................................................................................................ 4 1.3 Altres tipus de documents administratius .............................................. 6 2. CONSELLS D’UTILITZACIÓ DE LA GUIA ................................................................ 7 2.1 Presentació ...................................................................................................................... 7 2.2 Material del curs ......................................................................................................... 7 2.3 Tutories .............................................................................................................................. 8 2.4 Orientacions de treball .......................................................................................... 8 2.4.1. Planificació ....................................................................................................... 8 2.4.2 Metodologia ................................................................................................... 8 2.4.3 Calendari ............................................................................................................ 9 2.5 Autoavaluació de l’aprenentatge .................................................................. 10 3. GUIA D’ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES ......................................... 11 3.1 INFORMES ........................................................................................................................ 11 3.1.1 Definició i objectius ................................................................................... 11 3.1.2 Planificació del treball ............................................................................. 12 3.1.2.1 Definició del tipus de públic ............................................ 12 3.1.2.2 Recerca d’informació ............................................................. 13 3.1.2.3 Anàlisi i selecció de la informació ............................... 14 3.1.2.4 Temporalització .......................................................................... 14 3.1.3 Estructura de l’informe ........................................................................... 15 3.1.3.1 Títol ..................................................................................................... 15 3.1.3.2 Índex .................................................................................................. 15 3.1.3.3 Presentació .................................................................................... 17 3.1.3.4 Cos ....................................................................................................... 18 3.1.3.5 Conclusions ................................................................................... 20 3.1.3.6 Material complementari ..................................................... 21 3.1.3.7 Signatures ...................................................................................... 21 3.1.3.8 Referència atorgada ............................................................... 22 Unitat Unitat Unitat ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. 1 Índex 3.2 MEMÒRIES ...................................................................................................................... 23 3.2.1 Definició i objectius ................................................................................... 23 3.2.2 Planificació del treball ............................................................................. 23 3.2.2.1 Definició del tipus de públic ............................................ 23 3.2.2.2 Recerca d’informació ............................................................. 24 3.2.2.3 Anàlisi i selecció de la informació ............................... 24 3.2.2.4 Temporalització .......................................................................... 25 3.2.3 Estructura de la memòria ...................................................................... 26 3.2.3.1 Títol i presentació .................................................................... 26 3.2.3.2 Índex .................................................................................................. 26 3.2.3.3 Objecte social .............................................................................. 27 3.2.3.4 Actuacions ..................................................................................... 28 3.2.3.5 Pressupostos i Gestió econòmica ................................. 29 3.2.3.6 Gràfiques ........................................................................................ 30 3.2.3.7 Annexos .......................................................................................... 31 4. ANNEXOS I BIBLIOGRAFIA ............................................................................................. 33 5. PLANTILLA PER A L’ELABORACIÓ D’UN DOCUMENT TIPUS ................. 41 5.1 Model de realització d’informes .................................................................... 41 5.2 Model de realització de memòries ............................................................... 43 6. UTILITATS INFORMÀTIQUES PER AL DISSENY ................................................ 45 7. EXERCICIS D’AUTOAVALUACIÓ ................................................................................. 49 ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. 2 Unitat Unitat Unitat Unitat Els processos de comunicació dins les organitzacions es basen en la neces- sitat que té qualsevol organisme dinàmic de relacionar-se amb allò que l’envolta. Les organitzacions es poden entendre com a grans xarxes a través de les quals circula la informació de forma contínua proporcionant-los, d’a- questa manera, el seu sentit. Aquesta informació ha d’anar per uns canals i ha de complir uns requisits determinats per convertir-se en comunicacions que siguin comprensibles per a totes les persones que for- men part de l’estructura organitzativa. Però no tan sols és important que la comunicació es produeixi, sinó que és necessari que tingui una qualitat suficient per satisfer les exigències de les persones i de la mateixa organització. Actualment, en qualsevol estructura organitzativa, tant pública com privada, es dóna molta importància a la necessitat de millorar la qualitat dels processos admi- nistratius, agilitzant-los i racionalitzant-los. En aquest marc es basa la necessitat de dotar els informes i les memòries que genera l’Ajuntament de Barcelona d’una estructura uniforme i cone- guda per totes les persones implicades. Les comunicacions que genera l’Ajuntament de Barcelona són internes i externes, és a dir, existeix un volum d’informació que circula per canals interns i a la qual tan sols tenen accés les persones integrants de l’orga- nització, i una altra informació que sorgeix de l’Ajuntament i va dirigida a l’exterior, a la qual té accés qualsevol ciutadà. Comunicació interna: circular sobre la convocatòria de cursos de forma- ció per als treballadors de l’Ajuntament de Barcelona. Comunicació externa: decret de l’Alcaldia sobre les bases generals que han de regir les convocatòries per a la provisió de llocs de treball. Malgrat que tant en les unes com en les altres s’han de seguir uns crite- ris d’elaboració similars, és convenient conèixer el públic al qual es diri- geixen per adequar el llenguatge i les dades expressades als diferents interessos i coneixements previs dels receptors finals. 1.1. La comunicació dins les organitzacions ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 13 Unitat 1 Presentació de la guia Quan parlem d’informes i de memòries no ens referim a uns simples papers que adopten una forma matemàticament establerta, sinó que parlem de documents elaborats per persones, amb diferents formacions i objectius, i que a més a més han de poder ésser entesos per altres per- sones que no disposen de més informació que la que la reflectida pels autors en la seva redacció. Aquesta implicació de tantes persones diferents obliga els responsables d’elaborar els informes i les memòries a establir uns criteris bàsics que responguin a uns esquemes clars i que donin resposta a totes les pre- guntes que es puguin plantejar les persones que treballen amb aquesta informació. També, és necessari evitar les METACOMUNICACIONS, és a dir, les informacions que no es troben de forma literal al text però que es poden sobreentendre, ja que en ocasions poden arribar a contradir allò que les pròpies paraules del text indiquen. És per això que, abans d’entrar a definir els diferents passos a seguir per a l’elaboració dels informes i les memòries, es fa necessari plantejar-se allò que anomenen les preguntes clau i que ens proporcionen el criteri d’elaboració. PREGUNTES CLAU QUÈ per veure la necessitat o utilitat del treball. La respos- ta ens proporciona la justificació a allò que farem. Permet centrar la necessitat i avançar el resultat final. QUAN per veure si és el moment indicat per a l’elaboració. Ens permet temporalitzar de forma correcta el procés, evitar pèrdues de temps i complir els terminis fixats. ON per veure si el sistema de treball és el més indicat. QUI per concretar quina persona és la més indicada per realitzar els diferents passos del procés. Normalment, aquesta persona o persones ja estan designades en l’àmbit administratiu, però la resposta determina la ubicació dins del projecte. COM per veure si el treball es pot simplificar, fer-se més còmode o més exacte. També ens permet establir la idoneïtat dels mitjans utilitzats. PER QUÈ per veure la utilitat de l’informe o la memòria. Aquesta pregunta ens proporciona la justificació dels objectius. 1.2. Els informes i les memòries com a sistemes de comunicació ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 14 Finalment, és fonamental tenir present que qualsevol sistema de comu- nicació escrita ha d’ajustar-se als criteris bàsics d’adequació, coherència, cohesió i correcció gramatical. ADEQUACIÓ: l’adequació és la propietat que determina la varietat del text (dialectal o estàndard) i el registre (general/específic, oral/escrit, objectiu/subjectiu, formal/informal) que cal usar. COHERÈNCIA: un text coherent conté la informació rellevant i l’organit- za en una determinada estructura comunicativa que dóna sentit a les idees que conté. COHESIÓ: la cohesió es refereix a la connexió de les diferents frases i els paràgrafs que formen el text. Aquesta connexió dóna sentit a l’estructura. CORRECCIÓ GRAMATICAL: la correcció gramatical es basa en convencions socials acceptades que asseguren l’èxit de la comunicació. Té a veure amb les regles ortogràfiques, sintàctiques i lèxiques. A continuació tenim un text que farem servir com a exemple i en el qual analitzarem les quatre regles abans comentades. Na Clàudia vivia en un àtic al carrer Rubí, un passadís fosc entre dues places a la part antiga de Ciutat. Un pis vell, de sòtil alt i parets esgro- gueïdes que encara no havia tengut temps de pintar. Petit, gairebé sense mobles: només un sofà blau i alguns quadres, la taula de vidre, amb el telèfon, i un llit ample, sense capçalera. Els llibres, escampats pel trespol, no tenien encara cap prestatgeria que els donàs refugi; l’aparell de música romania en terra, al mateix lloc on, sospirant alleugerida, l’havia deixat el primer dia, just en entrar, amb una botella de perfum mal tancada a la vora, una ampolla de whisky, algunes fotografies i un mirall. Tot reposava quiet, i l’acompanyava en aquella mena de caos controlat en què es transformaven els seus objectes. Molt a prop, l’estufa de llenya, l’únic luxe que havia com- prat fins aleshores. I un guarda-robes antic, adquirit als encants, tot ple de vestits, bruses, capells, on amagava quasi en secret els últims capricis barrejats amb les faldes de sempre, i alguns calçons ajustats de pell, de colors diversos, firats poques setmanes abans en una tenda de Jaume III. Havia arribat a Mallorca sis mesos enrere, con- tractada per una empresa, i hi estava des d’aleshores. Extret de: Màrmara. Maria de la Pau Janer. Col. El Balancí. Edicions 62. Barcelona, 1994. ADEQUACIÓ: aquest text està escrit en varietat estàndard balear (na, tres- pol, donàs, capells, tengut, calçons) i el registre utilitzat és escrit i formal. COHERÈNCIA: la coherència s’observa a les informacions que ens dóna el text, que són pertinents i descriptives de la situació en què es troba la Clàudia. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 15 COHESIÓ: els enllaços utilitzats són conjuncions i signes de puntuació, que donen agilitat al text i proporcionen una visió clara del “caos con- trolat” en el qual es troba la protagonista. CORRECCIÓ GRAMATICAL: la correcció ve donada per la correcta orto- grafia i el lèxic utilitzats a les descripcions. Aquests criteris estableixen el marc de referència a què s’ajustaran els con- tinguts dels informes i les memòries i la manera com es desenvoluparan. Encara que aquesta guia es refereix explícitament a l’elaboració d’infor- mes i memòries, és convenient referir-se breument a d’altres tipus de documents administratius que formen part del sistema de comunicació a les organitzacions i que, de vegades, es produeixen de manera paral.lela als que ens ocupen. TIPUS DE DOCUMENTS • EL CERTIFICAT: reconeixement oficial i per escrit d’un fet. Pot adoptar diferents formes segons l’àmbit a què es refereix: certificat adminis- tratiu, certificat mèdic, certificat d’assistència a un curs, etc. • LA CARTA: document escrit que adreça una comunicació personal a alguna persona concreta. • L’OFICI: és una carta administrativa, és a dir, redactada segons la nor- mativa legal que regula els oficis. És més formal que la carta i utilitza un llenguatge més tècnic. • LA CITACIÓ: comunicació oficial per requerir la compareixença d’una persona en qualsevol oficina pública. • LES ACTES: documents que recullen la informació generada durant una reunió. • ELS CONTRACTES: documents que reflecteixen un acord entre diferents parts i que estableixen les obligacions a què aquestes se sotmeten. L’enumeració realitzada no pretén ser exhaustiva, sinó reflectir diferents tipus de comunicacions que es produeixen en l’àmbit de les administra- cions. Som conscients que qualsevol organització genera enormes quantitats de comunicacions escrites i, per això, cal establir uns criteris mínims que regulen tant el fons com la manera com es realitzen. 1.3. Altres tipus de documents administratius ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 16 La guia pràctica per a l’elaboració d’informes i memòries pretén ser un manual de recomanacions adients per a la confecció i interpretació dels documents. El material està concebut per a persones que no puguin adreçar-se a un cen- tre de formació per manca de temps o per desplaçaments incòmodes i que vulguin preparar-se amb garanties, compatibilitzant l’estudi amb la feina. La formació de reciclatge i l’aprenentatge a distància és, segons els experts, l’ensenyament del futur, ja que a diferència dels cursos presen- cials es caracteritza perquè: • No cal desplaçar-se a un centre per assistir a classes. Permet la prepa- ració a casa o a la feina, sense necessitat d’adaptar-se a un horari i a un lloc determinats. • És la mateixa persona qui marca el seu ritme de treball, l’adequat als seus coneixements previs i a les seves capacitats. D’aquesta manera no és necessari adaptar-se al ritme del grup-classe. En tot cas hem de tenir en compte que aquesta característica implica també més constància i dedicació per part de les persones. • Aporta la possibilitat d’autoavaluar el nivell de coneixements adquirit, al mateix temps que facilita poder practicar-los en qualsevol moment. El material del curs es compon de: • Guia en format paper amb: Presentació Consells d’utilització Estructura dels informes Estructura de les memòries Plantilla per a l’elaboració de documents Utilitats informàtiques Exercicis d’autoavaluació • Disquet amb la informació i les plantilles per fer-les servir en l’elabo- ració dels informes i les memòries. • Servei de tutories. 2.1. Presentació 2.2. Material del curs ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 27 Unitat 2 Consells d’utilització de la guia El servei de tutories, que posem a disposició dels usuaris de la guia, pot ser utilitzat a través dels següents mitjans de comunicació: • Consulta per fax: enviï’ns els seus dubtes al telefax de Centre d’Estudis Adams i els hi resoldrem en un termini breu per la mateixa via. El nos- tre número de fax és: 207 15 77. A l’atenció del servei de tutories. • Consulta via e-mail: enviï’ns els seus dubtes a la nostra adreça i li’n tornarem la resposta. La nostra adreça és: adamsbcn@mhp.es • Consulta per telèfon: en horari de 9.30 a 12.30 hores podrà fer les seves consultes a través del telèfon: 476 66 08 (directe). Aquest servei de tutories tindrà una durada de 3 mesos a partir de l’ini- ci del període formatiu i serà un element complementari dels altres materials del curs. Els participants al curs tindran dret a 1 hora de servei per persona. Procuri treballar amb la guia de forma continuada i a ésser possible al mateix lloc i a les mateixes hores. Aquest pla de treball facilitara l’apro- fitament del temps i el nivell de concentració. • Treball diari: el treball intel.lectual implica concentració i temps per a l’assimilació dels continguts. Per tant, cal dedicar-li els moments en què preveiem que no tindrem interrupcions, trucades, feines urgents, etc., que trenquin la concentració. • Els exercicis de autoavaluació ens donaran una mesura real de l’assi- milació de continguts. Això vol dir que abans de posar-nos a respondre les preguntes haurem d’haver comprès la teoria. • Pot repetir els exercicis tantes vegades com vulgui. No marqui les res- postes sobre el material de treball, acostumi’s a marcar-les en un full a part. D’aquesta manera podrà usar el mateix exercici sempre que vulgui. Com ja avançàvem als punts anteriors, aquesta guia està pensada per facilitar la tasca d’elaborar informes i memòries. La metodologia emprada aprofita els avantatges de l’ensenyament escrit i l’ensenyament no presencial. Aquests avantatges es resumeixen en els següents punts: 2.3. Tutories 2.4. Orientacions de treball 2.4.1. Planificació 2.4.2. Metodologia ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 28 • Afavoreix la consulta del material en qualsevol moment. El material es pot revisar sempre que vulguem. • Ajuda a fixar els coneixements, facilitant-ne la memorització en posar- los en pràctica al mateix temps que es llegeixen. • El material està pensat per utilitzar-se a distància. Per això està molt més elaborat i pautat que el que es fa servir a les classes presencials. • A més del material imprès es fa servir el disquet, que a més d’ésser molt motivador, permet el procés de feed-back. Però aquesta metodologia també té desavantatges, que cal tenir en compte per poder assolir els resultats previstos. Podem resumir les limi- tacions en dos aspectes: • Els dubtes no poden ésser resolts amb la immediatesa que proporcio- na la classe magistral. • Obliga a un esforç important per mantenir la motivació fins al final. La formació a distància es caracteritza per la dificultat d’establir una tem- poralització uniforme que serveixi per a tothom qui utilitzi el material. Això es deu a la intervenció de variables de tipus personal, que en l’en- senyament presencial són fàcilment homogeneïtzables, però que en la formació a distància no es poden controlar. Diversos treballs duts a termes pels centres amb més tradició en ense- nyament a distància ens indiquen que per estudiar entre 60-70 fulls es necessiten, aproximadament, 35 hores. Partint d’això, els cursos a distàn- cia se solen estructurar en mòduls, cadascun dels quals equival a aquests 60-70 fulls. A més, s’hi estableix que per calcular el temps total d’estudi necessari, s’ha de multiplicar el temps de lectura per 3. I aquesta és la variable més complicada de controlar, ja que no tothom llegeix amb la mateixa rapi- desa. Per això, el calendari que establim per treballar amb la guia d’elaboració d’informes i memòries és únicament una referència. Cadascú ha d’adap- tar els temps a les seves característiques i necessitats. 2.4.3. Calendari ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 29 CONTINGUTS TEMPS Presentació de la guia 30’ Consells d’utilització de la guia 30’ Informes 15 h Exercicis d’autoavaluació 2 h Memòries 15 h Exercicis d’autoavaluació 2 h Utilitats informàtiques 5 h La guia per a l’elaboració d’informes i memòries està estructurada com a material de treball a distància. Per això, conté una sèrie d’exercicis d’autoavaluació, mitjançant els quals la persona que utilitza la guia pot anar constatant la seva progressió. A més, podrà utilitzar el servei de tutories per solucionar tots aquells dub- tes que se li vagin plantejant durant el procés d’aprenentatge. Però un material d’ensenyament a distància no només és útil en el moment que anomenaríem de “dedicació a l’aprenentatge”, sinó que ha d’ésser capaç de donar suport en els moments de treball efectiu. És a dir, quan s’està elaborant un informe o una memòria. En aquest aspecte és molt destacable la utilització de les plantilles que es troben al disquet i que serviran per mantenir l’estructura lògica del pro- cés sense oblidar cap dels punts que ha de contenir un informe o una memòria. 2.5. Autoavaluació de l’aprenentatge ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 210 L’informe és una comunicació que conté informació sobre una qüestió concreta que afecta diverses persones, departaments, organitzacions, etc. Més endavant veurem que els informes poden ésser de diversos tipus depenent dels objectius, els continguts i els àmbits en què es realitzin, però també cal diferenciar els tipus d’informes en funció del canal de comunicació que s’empri per emetre’ls. L’objecte d’aquesta guia són els informes escrits, és a dir, aquells en què la informació es registra mitjançant la lletra impresa i, per tant, perdura en el temps i es pot recuperar per ésser utilitzada en qualsevol moment. Aquesta característica dels informes escrits, que els diferencia dels orals (la informació no roman més que en la memòria dels receptors) i els fa més valuosos quant a la seva funcionalitat, obliga el redactor a utilitzar un tipus de llenguatge formal que s’ajusti als criteris de adequació, cohe- sió i correcció gramatical indicats a la introducció. En aquesta guia ens referirem als diferents tipus d’informes escrits d’a- cord amb les diferents característiques que poden servir de referència. TIPUS D’INFORMES SEGONS LA SEVA NATURALESA 1. Administratius: tracten sobre temes concrets de la gestió administrati- va de l’organisme. 2. Tècnics: requereixen la investigació d’uns fets, la seva anàlisi i una pos- terior conclusió basada en les dades obtingudes. Informes d’aquesta naturalesa són: els mèdics, els jurídics, urbanístics, econòmics, econo- micofinancers, etc. SEGONS EL GRAU D’OBLIGATORIETAT 1. Preceptius: imprescindibles per analitzar una situació. 2. Facultatius: voluntaris. Es demanen per tal d’obtenir més dades sobre una qüestió concreta. 3. Vinculants: les conclusions que aporten són de seguiment obligatori. 4. No vinculants: són els més habituals. Aporten informació però no obli- guen a regir-se per les seves conclusions. 3.1. INFORMES 3.1.1. Definició i objectius ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 311 Unitat 3 Guia d’elaboració d’informes i memòries SEGONS L’EXTENSIÓ 1. Breus: són els més usuals. Acostumen a tenir un format entre 1 i 10 pàgines. 2. Extensos: contenen tant la informació rellevant com tota una sèrie d’annexos (taules, gràfics, fotografies, etc.) La seva elaboració segueix unes normes més estrictes d’ordenació de la formació. SEGONS L’ÀMBIT QUE COMPRENEN 1. Interns: aporten informació a les persones que formen part de l’es- tructura organitzativa. En el llenguatge s’empren termes tècnics. 2. Externs: destinats al públic en general. Requereixen un llenguatge comprensible per a qualsevol ciutadà. Les categories establertes són una petita part de les possibilitats que ens ofereixen els informes. Per aquest motiu, no pretenem que aquesta clas- sificació sigui exhaustiva, sinó més aviat explicativa, per tal de poder ésser utilitzada com a referència. Finalment i a títol informatiu, és convenient fer referència als informes de tipus tècnic que s’exigeixen en els procediments administratius per poder prendre una resolució. Aquests tipus d’informes són de caràcter facultatiu i no vinculant i es regeixen per l’article 83.1 de l’LRJPA (Ley del Régimen Jurídico del Procedimiento Administrativo). Els informes són documents que, normalment, es redacten per utilitzar- se en l’àmbit intern de l’organització que els genera. Aquesta característica comporta determinades peculiaritats respecte al públic a qui es dirigeixen. Habitualment les persones que utilitzaran la informació que recull l’informe empren un vocabulari similar i el mateix sistema de descodificació. De fet, moltes vegades els informes no depassen l’àmbit de l’àrea o la secció que els elabora. Això provoca que agafin un caire menys formal, que donin més importància al contingut i que s’oblidin els formalismes establerts per al continent. Els informes administratius que s’han d’arxivar a l’Arxiu Municipal hau- ran d’ésser més formals quant al continent, és a dir, al format que adop- tin, ja que s’adaptaran a les característiques que determini el sistema d’arxiu. Al punt 3.1.3.8.: Referència atorgada, parlarem de manera detallada del sistema d’arxiu que utilitza l’Ajuntament de Barcelona per classificar tots els documents administratius que maneja i les perspectives de futur que té establertes. 3.1.2. Planificació del treball 3.1.2.1. Definició del tipus de públic ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 312 La recerca de dades per a la realització de l’informe es troba supeditada al propòsit i al tipus d’informe que es vagi a realitzar. En aquest apartat no aniran només les dades que es puguin recollir, sinó també, el mètodes que hem fet servir per trobar-les. Un mètode molt utilitzat i que aporta moltes dades són els qüestionaris. Veurem ara els diversos tipus de qüestionaris que es poden fer servir. TIPUS DE QÜESTIONARIS SEGONS EL MITJÀ PEL QUAL ARRIBEN AL SUBJECTE 1. Directe: se li lliura el qüestionari personalment i se li explica oralment la manera d’emplenar-lo. 2. A distància: normalment es fa arribar per correu i se’n demana la devo- lució, un cop emplenat, pel mateix mitjà. SEGONS EL GRAU D’ESTRUCTURACIÓ 1. Estandaritzat: format elaborat amb una sistemàtica que el valida per a qualsevol receptor. Les preguntes van acompanyades d’ítems de res- posta alternativa. Per emplenar-lo cal escollir una de les opcions que es presenten. 2. Semiestandaritzat: conté preguntes de tipus estàndard amb resposta alternativa i alguna pregunta que ha d’ésser elaborada per la persona que emplena el qüestionari. 3. No estandaritzat: totes les preguntes requereixen una resposta elabo- rada per la persona que rep el qüestionari. SEGONS EL CAMP D’ACCIÓ PERSEGUIT 1. Analític: qüestionari que proposa preguntes sobre les diferents parts d’un tema per extreure’n una conclusió global. Exemples d’aquests qüestionaris són els d’actituds generals, d’aversions, etc. 2. Sintètic: parteix d’un tema concret i extreu conclusions dels diferents aspectes que el formen. Són de gran utilitat per obtenir informació per a l’elaboració d’informes. SEGONS L’OBJECTIU PROPOSAT 1. Psicològics 2. Educatius 3. Històrics 4. Professionals 5. D’opinió pública 6. etc. Les dades es poden extreure no només dels qüestionaris sinó també d’al- tres informes anteriors de la mateixa organització que tinguin relació amb el nostre o d’informes d’altres entitats que versen sobre temes similars. 3.1.2.2. Recerca d’informació ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 313 També cal recordar que determinats informes (per exemple, els urbanís- tics) necessiten l’observació a peu de camp per extreure’n dades concre- tes i actualitzades de la realitat. De vegades, l’observació pot anar acom- panyada d’una entrevista. Un cop recollida la informació s’ha d’analitzar i seleccionar aquella que es consideri rellevant per a l’informe que volem realitzar. Cal descartar- ne aquella que no hi aporti cap dada significativa o que en pugui difi- cultar la comprensió. Un dels perills que es corre quan es treballa amb molta informació és pensar que tota és important, la qual cosa pot convertir l’informe en un compendi de dades sense cap relació entre elles i sense una estructura que les faci comprensibles per al destinatari. Per això, és important seleccionar aquella informació que realment apor- ti novetats i que sigui apropiada als objectius de l’informe. La temporalització ve determinada pel plantejament d’un pla de treball que permeti establir les diferents etapes i els temps necessaris per resol- dre els passos que componen el procés d’elaboració de l’informe. Seria ideal partir d’un esquema en què s’incloguin tots els passos que cal seguir per completar la redacció final de l’informe. A partir d’aquest esquema es pot establir el temps necessari per completar la recollida d’informació, l’anàlisi i la selecció de la que sigui útil i l’elaboració final. En general, es pot calcular que per finalitzar un informe tècnic caldrà aproximadament una setmana, encara que aquest temps variarà segons la dificultat de localitzar les dades. A la temporalització també s’ha de tenir en compte el temps que s’in- vertirà a mecanografiar i corregir els esborranys i, si utilitzem gràfiques molt elaborades, comptar amb la possibilitat de demanar ajuda a col.laboradors externs. 3.1.2.3. Anàlisi i selecció de la informació ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 314 3.1.2.4. Temporalització Els escriptors de textos literaris acostumen a dir que el títol és la part que els costa més de trobar quan escriuen un llibre i que, per tant, l’acostu- men a posar quan l’acaben. Això és comprensible si tenim en compte que un bon títol ha de conte- nir, en poques paraules, el resum de tot un llibre; alhora que ha de cridar l’atenció sobre allò que l’autor considera com a eix central de la narració. Als informes, el títol és també una part fonamental, no tant per aquell qui els escriu sinó més aviat per a aquell qui els ha de llegir o arxivar. Un bon títol per a un informe seria aquell que proporcionés la màxima informació possible amb el mínim nombre de paraules. I si sembla que el títol és bo però no aporta tota la informació, sempre disposem dels sub- títols per completar la idea. S’ha de tenir en compte, però, que pel que fa als títols també existeixen les modes; és a dir, hi ha temporades que “es duen” els títols llargs i d’al- tres en què “es duen” els curts i impactants. Trobarem exemples d’això en tota la literatura mundial. La trista història de la càndida Erendiva i la seva iaieta perversa, pot semblar-nos un títol excessivament llarg per a un conte de Gabriel García Márquez d’aproxi- madament 15 pàgines. I Macbet (Shakespeare) pot ésser un títol massa curt per a una de les majors tragèdies de la literatura mundial. Per tant, podem donar una sèrie de consells que serveixin de guia a l’ho- ra de posar un títol a un informe. L’índex és la part de l’informe en què trobarem de manera ordenada tots aquells punts que s’hagin de tractar. Per això, és fonamental que l’infor- me disposi d’un índex exhaustiu i correctament puntuat. Quin és el primer gest d’algú quan consulta bibliografia?. Normalment, el primer que fa és buscar l’índex i, tot seguit, passa pàgines fins a loca- litzar el punt que li interessa. 3.1.3. Estructura de l’informe 3.1.3.1.Títol ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 315 • S’ha d’elaborar el títol un cop acabat l’informe (sempre que sigui possible). • Cal utilitzar paraules entenedores per a tothom qui, previsiblement, l’hagi de llegir: s’ha de procurar evitar els termes massa tècnics o abstrusos. • S’ha de procurar no utilitzar verbs ni adverbis acabats en -ment. • Cal evitar els mots cridaners, és a dir, aquells que impacten però poden desvirtuar la informació. 3.1.3.2. Índex Re co rd a Per realitzar un índex correcte hem d’anar dels punts genèrics als con- crets, és a dir, dels aspectes generals (per exemple: 2. Consells d’utilitza- ció de la guia) a les parts específiques de cada punt (per exemple: 2.4. Orientacions de treball). Els índex es poden puntuar de tres maneres: 1. Numèrica: el sistema de xifres és un dels més utilitzats a l’hora de rea- litzar un índex. Es pot fer amb numeració romana (I, II, III, IV, V, etc.) o amb numeració àrab (1, 2, 1.2., 1.2.3., etc.). Vegem figura 1 i 2. 2. Alfabètica: la numeració alfabètica s’acostuma a utilitzar per a sub- punts o bé quan la relació és curta (A, B, C, X, Y, etc.). Vegem figura 3. 3. Alfanumèrica: consisteix a combinar xifres (normalment àrabs) amb lletres per aconseguir enumeracions més còmodes i visuals (1.a, 2.b, 3.c, etc.). Vegem figura 4. A més de la forma de puntuar l’índex, s’ha de decidir també on es col.locarà. Normalment, l’índex se situa al principi del text, perquè guiï el seguiment dels diferents capítols. Però, de vegades, també podem tro- bar-lo al final del treball. No existeix una regla que obligui a situar l’índex en un lloc determinat, però sí que hi ha unes convencions que s’acostumen a seguir respecte d’això. Si l’informe és molt llarg i consta de molts capítols, s’acostuma a posar l’índex al principi i, si és curt i té pocs capítols, al final. Quant a la forma de l’índex i el moment en què s’ha de fer, és important ésser flexible amb la introducció de noves dades o idees que sorgeixen en el procés de l’elaboració de l’informe; és a dir, si se l’elabora com a pas previ per desenvolupar els continguts existeixen dues opcions: 1. Mantenir els punts que s’han establert a l’índex i seguir-los de manera inflexible, sense possibilitat d’incorporar canvis d’acord al guió original amb les noves dades o idees. índex ...... esborrany inicial ...... revisió ......... informe final 2. Reformular l’índex d’acord amb les noves idees que sorgeixin, la qual cosa aporta la possibilitat de variar els punts i subpunts per introduir- hi les novetats. El procés consistiria en: índex ..... esborrany inicial + idees noves ........ nou esborrany + idees noves ..... etc. Informe final ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 316 Consells quant a l’índex: La presentació de l’informe equival a allò que els llibres acostumen a anomenar pròleg o introducció. A la presentació, l’autor o els autors justifiquen la realització de l’infor- me, fent-nos avinents les raons que l’han dut a redactar-lo, quins aspec- tes volen recalcar, quines parts són tractades amb més profunditat, etc. La presentació és fonamental perquè l’usuari de l’informe es formi una idea clara del que es trobarà. A més, la presentació ha de contenir: 1. Tema: explicació més extensa de la informació que proporciona el títol. 2. Propòsit: definició de l’objectiu o els objectius bàsics de l’informe. 3. Autor o autors: és molt important ressenyar-hi quins són els responsa- bles de l’elaboració, indicant-hi, si cal, de quines parts o de quins aspectes s’ha ocupat cada persona. Així mateix, s’ha d’assenyalar si els autors pertanyen a l’estructura interna de l’organització que emet l’in- forme o si s’ha comptat amb persones externes, expertes en matèries determinades, personatges de relleu especial, etc. 4. Nom del destinatari: no es tracta de definir les persones físiques a qui es dirigeix, sinó més aviat si es tracta d’informes interns per ésser uti- litzats per les persones de l’organisme o bé si es tracta d’informes externs a l’abast de qualsevol. En aquest punt es poden especificar també els mitjans que s’utilitzaran per difondre l’informe. 5. Data de producció i període de vigència: la informació té un període de vigència que en les organitzacions acostuma a ésser bastant curt, per la qual cosa qualsevol informe ha de contenir les dates a què es refereix en un lloc preferent, ja que és l’única manera de constatar si està vigent en un moment determinat o si ja ha estat substituït per un altre. Els informes s’acostumen a elaborar per a períodes curts de temps, al contrari que les memòries, que acostumen a abraçar perío- des anuals, bianuals, quinquennals, etc. 3.1.3.3. Presentació ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 317 • Cal definir clarament els capítols i els subcapítols, és a dir, les parts bàsiques i les seves respectives divisions. • S’ha d’escollir el sistema de puntuació que proporcioni major claredat d’acord amb el tipus d’informe. • Cal alternar els diferents tipus de puntuació (numèrica, alfabètica, alfanumèrica). • S’ha de valorar més l’ajuda que proporcionarà a les persones que el segueixin, que no pas el nostre gust personal. Re co rd a Quant a aquest últim punt, s’han de considerar dues possibilitats d’acord amb el tipus d’informe: periòdic o extraordinari. 1. Informe periòdic: és aquell que es va modificant periòdicament, però manté la mateixa estructura i es refereix a un mateix tema. Un exem- ple d’informe periòdic és el que es realitza per informar sobre els can- vis de situació laboral de les persones que formen l’organització. 2. Informe extraordinari: és aquell que conté informació rellevant per a una situació o un moment determinats i que perd la seva vigència en el moment que desapareixen les condicions que provocaren aquesta situació. Un exemple d’informe extraordinari és el que es redacta per informar d’un canvi d’ubicació espacial de la seu d’un organisme. Encara que no sempre cal que l’estructura de la presentació sigui exacta- ment la mateixa que la que hem assenyalat, podem establir els següents consells per realitzar-la. L’informe troba la seva raó d’ésser en el cos. Aquesta és la part en què s’exposa el desenvolupament del tema i en què s’inclouen disposades en un format de progressió lògica les informacions recollides. El cos d’un informe ha de contenir de manera explícita: 1. Antecedents 2. Explicació dels fets 3. Anàlisi de les dades 1. Antecedents Els antecedents fan referència a les dades aportades per informes ante- riors que versen sobre el mateix tema. Normalment, quan se sol.licita l’elaboració d’un informe acostuma a haver-hi un referent històric que en motiva la realització. En cas dels informes periòdics aquest referent és molt clar i cal utilitzar la informa- ció dels anteriors per elaborar-ne les successives edicions. 3.1.3.4. Cos ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 318 • La presentació ha d’ésser breu i s’hi ha de concretar el que s’exposarà. • La presentació ha d’aparèixer sempre en pàgina senar per facilitar la seva localització. • No s’ha d’oblidar que les dates hi han de constar de manera clara. Re co rd a La utilitat dels antecedents rau en la possibilitat que ofereixen d’ajustar les noves dades, desestimar-ne aquelles que s’ha vist que no són útils o adequades i evitar-ne repeticions en les successives edicions de l’informe. 2. Explicació dels fets En aquest punt, que constitueix realment el cos central, s’explicaran de manera objectiva els fets o les informacions que són la raó d’ésser d’a- quest informe. És fonamental utilitzar-hi el llenguatge objectivament, evitant-hi total- ment les aportacions personals que poden esbiaixar els fets o les infor- macions pròpiament dites. Per això, i com a regla general, s’hi evitarà l’ús del present de l’indicatiu verbal (per exemple “hem detectat un augment important de les despeses en material fungible” es redactarà “s’ha detec- tat un augment important de les despeses en material fungible”). 3. Anàlisi de les dades Un cop realitzada la relació dels fets que concorren en l’elaboració de l’informe, es compararan entre si de manera que proporcionin informa- ció suficient i avalada per elaborar-ne les conclusions. L’anàlisi de dades és el moment en què es fa imprescindible la utilització de suports gràfics que facin més còmodes l’anàlisi i la interpretació de taules, quadres, mapes, etc. Per realitzar el material gràfic servirà d’ajuda l’ús dels diferents progra- mes informàtics que dissenyen els models desitjats amb la simple intro- ducció de les dades necessàries. Parlarem extensament de la utilització de la informàtica al tema 5: Utilitats informàtiques per al disseny. A títol informatiu esmentarem alguns tipus de gràfics i en definirem la utilitat particular. TIPUS DE GRÀFICS 1. De pastís: gràfic rodó dividit en seccions triangulars o porcions. Mostra clarament les relacions i les proporcions entre les diferents parts. Vegem figura 5. 2. De línies: quan es pretén mostrar l’evolució en el temps d’una dada con- creta. Proporciona una informació visual molt clara. Vegem figura 6. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 319 3. De barres: diferents barres verticals mostren la relació entre dades de diverses categories. Molt gràfic per comparar quantitats corresponents a períodes diferents. Vegem figura 7. 4. D’elements: format per figures o símbols que representen els diversos aspectes del tema. Vegem figura 8. Com a norma general podem dir que els diagrames i gràfics han de: Les conclusions es conceben com el resum de les dades aplicades a l’ob- jecte que motivà l’elaboració de l’informe i que en formen el cos. Les conclusions són personals, elaborades sobre el punt de vista de la per- sona o les persones que han elaborat l’informe i impliquen indicacions o suggerències sobre el seu seguiment. En aquest apartat de l’informe cal parar esment a la pretensió de buscar resultats espectaculars que justifiquin el treball realitzat. Cal tenir pre- sent que les conclusions estan supeditades a la informació amb què es compta i aquesta no sempre permet arribar a resultats vistosos que, d’al- tra banda, tampoc han d’ésser l’objectiu final de l’informe. Així mateix, a les conclusions és important assenyalar les desviacions observades entre les premisses de les quals es partí per a la confecció de l’informe i els resultats obtinguts. Això donarà validesa a les recomana- cions i servirà d’informació valuosa de cara al plantejament de posteriors informes. Consells quant a les conclusions: 3.1.3.5. Conclusions ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 320 • Escollir-se en funció del tipus d’informació que es vol donar. • Anar acompanyats d’un text que expliqui breument les dades. • Estar ben realitzats i no contenir signes incomprensibles. • Contenir ajudes que expliquin les relacions que contenen. • No s’han de repetir textos que figurin en el cos de l’informe. • Només s’han d’extreure conclusions que puguin ésser avalades per la informació continguda en l’informe. • No s’ha d’oblidar que l’objectiu de les conclusions és la possible utilitat per a la persona que rep l’informe. Re co rd a Re co rd a No tota la informació que conté un informe és rellevant per a l’objectiu que es persegueix. Existeix una quantitat important de dades que amplien, expliquen o milloren els continguts, però que si es posessin al mateix nivell que la informació principal podrien desvirtuar-los. Per evitar aquest risc hi ha la possibilitat d’obrir un capítol d’annexos, en el qual haurem de situar la informació complementària. Aquest material complementari consisteix bàsicament en diagrames o taules, notes i referències bibliogràfiques. Els diagrames o les taules que es considerin excessivament llargs per intercalar-se al text es posaran en aquest capítol, amb la referència clara de a quina part del text complementen. Per regla general es pot dir que qualsevol taula de dades que ocupi més de mitja pàgina haurà d’anar en aquest capítol. Les referències bibliogràfiques són una part fonamental de qualsevol tre- ball d’investigació. Resulten imprescindibles quan l’autor o els autors han manejat diferents fonts per extreure’n dades significatives. Per exemple, si la informació utilitzada prové exclusivament d’un àmbit d’activitat o d’una tendència filosòfica determinada, les dades extretes poden estar esbiaixades i poden dur a conclusions sectorials inadequades. En les referències bibliogràfiques ha de constar el títol del treball, l’autor i la data de realització. D’aquesta manera, podrem saber si les dades que conté són actuals o ja han estat superades per treballs posteriors. Com a norma general, per al material complementari cal: Qualsevol treball realitzat ha de contenir la signatura de l’autor o els autors, acompanyada del nom complet i la data d’acabament. Per regla general, l’estructura prevista per a les firmes haurà de seguir el següent ordre: càrrec de qui signa, signatura, noms i cognoms, lloc i data. A més es pot incloure, si escau, l’òrgan que ha sol.licitat l’elabora- ció de l’informe. Com a norma, quan l’informe se signi per més d’una persona, es començarà per aquella que ocupi el càrrec més alt i se seguirà l’ordre jeràrquic. 3.1.3.6. Material complementari 3.1.3.7. Signatures ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 321 • Indicar sempre la part del text a què fa referència • Reunir la informació per categories. • Evitar les abreviatures i els signes incomprensibles per al lector • Seguir un ordre lògic, no només pel que fa a pàgines sinó també pel que fa al contingut.R eco rd a Els documents administratius s’elaboren per a una situació en concret, però a continuació s’han d’arxivar per a l’ús posterior. Per això és impres- cindible que se li adjudiqui una referència determinada que en faciliti la introducció a l’arxiu i en permeti la posterior recuperació. L’Ajuntament de Barcelona estableix uns criteris bàsics que determinen el tipus de referència i la nomenclatura que s’utilitzen per diferenciar els diferents tipus d’informes. A l’actualitat podem distingir dos criteris diferents que afecten d’una banda els documents que s’arxiven en cada oficina i, d’una altra, els documents que arriben a l’Arxiu Municipal per a la classificació i la con- servació. En el primer cas, les normes d’arxiu són les particulars de cada àmbit o persona que s’encarrega de l’arxiu. En el segon, existeix un grau més alt de sistematització. En aquests moments és en fase d’elaboració el “Quadre de classificació uniforme per als documents administratius” que pretén marcar les nor- mes d’arxiu per a tots els àmbits de l’Ajuntament. Aquest quadre esta- bleix un sistema d’arxiu funcional per a tots els documents. La nomen- clatura que utilitza és una combinació de números i lletres. A més, es pretén informatitzar tot el sistema, de manera que qualsevol sector pugui utilitzar-lo. Actualment, l’Alcaldia i l’Institut Municipal d’Educació l’estan posant en pràctica, tot i que, com dèiem abans, s’espera que en un termini no massa llarg de temps s’estengui a tots els àmbits i sectors que formen l’estructura de l’Ajuntament de Barcelona. La Universitat Pompeu Fabra està utilitzant també aquest sistema. 3.1.3.8. Referència atorgada ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 322 La memòria és un document en què s’exposa la relació de treballs, actes, etc., realitzats per un organisme, una empresa o una administració públi- ca en un determinat període de temps. Per això, les memòries sempre s’elaboren “a posteriori”, és a dir, un cop acabat el període que comprèn. A la introducció s’afirma que la memòria abasta un període molt més llarg que l’informe, de manera que les memòries es realitzen, normal- ment, per períodes superiors a un any i recullen tota la informació signi- ficativa d’aquest període per a l’organisme que les elabora. Per això, per poder redactar una memòria és important comptar amb la informació que proporcionen els informes periòdics realitzats durant el termini que es vol descriure. És significatiu també que la memòria acostuma a conte- nir dades numèriques referents a tots els aspectes que tracta, mentre que l’informe, depenent del tipus, pot incloure-les o no. Existeixen diferents tipus de memòries segons els objectius que es perse- gueixin, però les més habituals són: • Memòria tècnica: escrit que s’adjunta als plans d’un projecte i serveix per donar informació complementària referida a la realització d’un treball. • Memòria de despeses: escrit que conté la relació de les despeses efec- tuades per un determinat organisme o una administració durant el període de temps que comprèn. Habitualment, s’entén la memòria com un document relatiu a l’estat econòmic o de comptes d’un organisme o una institució, però aquesta no és la seva única funció. Les memòries acostumen a tenir un gran compo- nent econòmic, però també trobarem memòries d’actuacions, d’obres, d’intervencions urbanístiques, de medi ambient, de gestió de recursos humans, etc. La memòria conté, normalment, tot aquest tipus de dades estructurades en capítols dins d’un mateix volum. De tot el que hem dit fins ara, es dedueix que l’objectiu final de la memò- ria és servir de recordatori d’unes accions o uns fets passats. Això com- porta el perill de provar, inconscientment, “d’acolorar la realitat”; és a dir, interpretar els fets d’una manera emocional. Les persones que elaboren la memòria han de tenir en compte aquest perill per evitar de caure-hi. A més, cal tenir en compte que una memòria sempre s’elabora d’acord amb uns objectius proposats per a un determinat període de temps. És, per tant, el relat de les accions dutes a terme per assolir aquests objectius i, en cas que no s’hagin aconseguit, quins són els obstacles que s’hi han trobat. La memòria és una comunicació externa per definició. Un organisme o una entitat l’elabora per comunicar el balanç de les seves actuacions a d’altres organismes i al públic en general. Això determina que l’estructura i el llenguatge que s’hi utilitzen siguin, normalment, fàcilment accessibles i atractius. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 323 3.2. MEMÒRIES 3.2.1. Definició i objectius 3.2.2. Planificació del treball 3.2.2.1. Definició del tipus de públic S’ha de tenir en compte que determinats tipus d’organitzacions tenen l’obligació per llei de realitzar una memòria anual de resultats. Per exem- ple, les organitzacions sense cap ànim de lucre estan obligades a fer una memòria anual d’activitats per als seus associats o afiliats; els bancs i les entitats financeres elaboren anualment una memòria de gestió destinada al seu accionariat, que conté, entre d’altres dades, un balanç de situació. En els organismes públics, les memòries serveixen de referència als admi- nistrats per conèixer les característiques i els resultats de la gestió desen- volupada pels diferents àmbits de l’Administració. La informació per elaborar la memòria s’extreu dels diferents informes elaborats durant el període. Això implica la necessitat de disposar d’un arxiu documentat d’informes que puguin recuperar-se a l’hora de realit- zar la memòria. També seria interessant disposar de resums de les dades més importants o característiques de cada informe, per evitar la tasca de llegir-los sencers, encara que disposar d’un índex clar fa que la consulta sigui més senzilla. De la mateixa manera, també caldrà buscar informació en altres àmbits de l’organisme o l’entitat i, fins i tot, en organismes aliens, per poder comparar dades que siguin aclaridores per al destinatari de la memòria. Una altra font d’informació són els mitjans de comunicació, és a dir, la premsa escrita, on es poden trobar no tan sols les dades concretes, sinó també les implicacions que certs fets o certes accions van tenir en un moment determinat. I, finalment, també són una font important les memòries anteriors. Podem resumir les fonts d’informació en dos grans blocs segons la seva procedència. Internes: documents de la mateixa organització: comptes i balanços, informes i memòries Externes: les que provenen d’altres mitjans o entitats: entitats que recu- llen informació estadística (Cambra de Comerç, INE, sindicats, patronals, etc.), mitjans de comunicació (premsa), i entitats bancàries que recullen dades macroeconòmiques. La informació recollida a través de les fonts esmentades al punt anterior cal analitzar-la i comparar-la entre si, per seleccionar-ne la que sigui relle- vant per a la memòria que s’està realitzant i eliminar-ne la que pugui ésser massa reiterativa, intrascendent o simplement inútil. 3.2.2.2. Recerca d’informació ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 324 3.2.2.3. Anàlisi i selecció de la informació Ésser selectiu amb la informació que s’utilitzarà ajudarà a elaborar una memòria clara i significativa per als destinataris, evitant redundàncies i dades que no aporten entitat al treball ni a la seva lectura. Per realitzar una anàlisi i selecció de la informació correctes és interes- sant categoritzar-la per àrees, aspectes, etc., que ajudin l’autor de la memòria a extreure’n les dades que necessiti a l’hora de consultar-la. Establir una temporalització adequada permetrà finalitzar la memòria al termini fixat, amb les mínimes desviacions possibles. Per dur a terme una temporalització de les tasques que cal realitzar per elaborar la memòria s’han de poder utilitzar els diferents sistemes de programació de temps, com la Gràfica de Gantt o el gràfic PERT. La Gràfica de Gantt i el mètode PERT (Program Evaluation and Review Technique) són mètodes de programació i control de projectes que s’han aplicat en diversos camps, com ara la construcció d’armament, l’edició de llibres, etc. Ambdues tècniques parteixen de la descomposició d’un projecte en diverses activitats. Al sistema PERT s’entén per activitat l’execució d’una tasca que exigeix la utilització de diversos recursos que consumeixen temps. A més del concepte d’activitat, tenim el concepte succés, que s’entén com un esdeveniment, un punt en el temps, una data. Les activi- tats consumeixen temps, però els successos, no. Una vegada que hem descompost el projecte en les diferents activitats que el componen, la següent fase al mètode PERT consistirà a establir les prelacions que indiquen l’ordre de les activitats. Les prelacions establertes ens indicaran quines activitats s’han de realit- zar primer i quines es poden allargar en el temps. Als annexos, s’hi expliquen un exemple de Gràfica de Gantt i un altre de PERT. En cas d’estar interessats en qualsevol d’aquests mètodes, recoma- nem que es consulti qualsevol dels llibres que ressenyem a la bibliografia i que expliquen fil per randa cadascun dels passos que cal seguir en el dis- seny. Encara que normalment no s’acostuma a analitzar detalladament els temps necessaris per dur a terme un treball concret i moltes vegades es deixa a l’atzar la seva finalització i, en d’altres, s’allarguen els terminis, de manera que no es compleixen mai les previsions, si utilitzem una tèc- nica de programació i control de projectes tindrem una referència per a la utilització del temps, que a més pot permetre un cert grau de flexibi- litat quant als terminis. 3.2.2.4. Temporalització ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 325 El títol de la memòria, normalment, no admet massa variacions, l’única pauta que s’ha d’assenyalar és que ha de contenir la paraula “memòria”. Els títols de les memòries acostumen a ésser tan sintètics que, molt sovint, simplement hi apareixen la paraula memòria i l’any de realització. També és interessant, però, que en portada aparegui el nom de l’organisme o àmbit que la duu a terme. Qui normalment presenta la memòria és la persona responsable de l’or- ganisme, l’àrea o l’administració que l’elabora. A la presentació es “pre- senta” el tema i se’n justifica la realització, alhora que s’acostuma a fer referència a totes les associacions, organitzacions, etc., que hi han col.laborat i a agrair-los la col.laboració donada. Podem entendre la presentació, en sentit “figurat”, com l’aval de les dades que conté i com una invitació a la seva lectura. Perquè les memò- ries, com a documents externs, es dirigeixen a l’exterior de l’organització, però no a qualsevol persona. Habitualment s’envien a d’altres organis- mes o persones d’especial rellevància per a l’organització que les realit- za. Per això, tant la maquetació com el tipus de dades acostumen a tenir més qualitat que qualsevol altre document administratiu. Qüestions que s’han de tenir en compte en aquest punt: Com s’assenyalava a l’apartat d’Informes (punt 3.1.3.2.), l’índex és la part en què s’estructuren els punts significatius del treball i l’ordre que s’ha donat a les dades, de manera que qualsevol persona interessada en un tema concret de la memòria pugui localitzar aquesta informació de manera ràpida i senzilla. A més dels tipus de puntuació indicats a l’apartat d’Informes, és interes- sant assenyalar que a les memòries s’acostuma a utilitzar allò que ano- menem “índex temàtic”, és a dir, l’índex per blocs o capítols diferenciats, que contenen al seu torn un altre índex dels apartats que el componen. 3.2.3. Estructura de la memòria 3.2.3.1. Títol i presentació 3.2.3.2. Índex ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 326 • El títol a les memòries reflectirà sempre el període que comprèn aquest document. • La presentació de la memòria ha d’estar personalitzada i signada per la persona que l’elabora. • En aquest apartat aniran els agraïments i les referències a d’altres institucions., Re co rd a Recordem que per elaborar un índex: L’objecte social d’un organisme o una empresa, públics o privats, és la condició que li dóna sentit i en la qual es basa la seva creació. És impor- tant no confondre l’objecte social amb el fi social. Aquest últim s’entén com l’objectiu o els objectius que l’organització es planteja a curt, mitjà i llarg termini. D’altra banda, l’objecte social és el motiu de creació, la necessitat obser- vada a l’exterior que aquest organisme o empresa pretén pal.liar. A les memòries s’especifica l’objecte social de l’organisme que les elabo- ra, amb la finalitat de centrar els objectius i els continguts que es troba- ran dins del treball. Segons l’objecte social, la memòria derivarà cap a diferents aspectes i, d’aquesta manera, es pot determinar el tipus d’or- ganització que l’elabora. Un organisme públic realitzarà una memòria totalment diferent a una ONG i aquesta, al seu torn, l’elaborarà amb continguts diferents a una entitat financera. De la mateixa manera, dins l’Ajuntament de Barcelona, les diverses àrees, els departaments i les empreses, realitzaran memòries diferents segons l’objecte social, ja que aquest determina els aspectes que interessen a cada àmbit. És important recordar que: 3.2.3.3. Objecte social ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 327 • S’ha d’escollir el sistema que reflecteixi més clarament cadascun dels punts • Cal estructurar l’índex partint dels punts genèrics fins arribar als concrets. • Com més detallat sigui un índex, més fàcil serà localitzar la informació • L’objecte social proporciona informació important al receptor de la memòria sobre el tipus de continguts que trobarà. • Cal diferenciar l’objecte social del fi social. • Els organismes es defineixen, en gran manera, pel seu objecte social. Re co rd a Re co rd a Les actuacions formen el que es pot anomenar cos de la memòria. En aquest apartat es descriuen les realitzacions dutes a terme en el període que comprèn la memòria. La finalitat d’una memòria és deixar constància d’uns fets o uns esdeve- niments succeïts. Aquests fets hauran de tenir relació amb els objectius que es plantejaren al començament del període. Però no sempre el que s’ha aconseguit es correspon amb els planteja- ments inicials i això s’ha de reflectir en aquest punt. Existeixen tres possibilitats quant a la relació d’actuacions: 1. Pot ser que el que s’ha aconseguit o les actuacions no es corresponguin amb els objectius marcats a priori. En aquest cas s’haurà de deixar clar quins eren els objectius marcats, de quins mitjans es disposa per acon- seguir-los, quin és el motiu de la desviació i si es plantejaran de nou en períodes successius. 2. Pot ser que s’hagin iniciat actuacions que encara es trobin en fase de desenvolupament i que no se’n puguin quantificar els resultats. En aquest cas caldrà indicar clarament fins a on s’ha arribat i quines fases de l’actuació queden per desenvolupar. Com més clar quedi aquest punt, més dades tindrem per a la memòria del període següent. 3. Pot ser que determinats objectius no s’hagin aconseguit. En aquest cas s’hauran de detallar les raons que ho han impossibilitat: falta de temps, de capital, imprevistos, etc. Per tant, aquest punt és un dels més cridaners i interessants de les memò- ries, ja que s’hi poden introduir totes les dades que donen qualitat i mag- nitud a les actuacions realitzades. També es farà referència als diferents punts de vista de les persones que han intervingut en la redacció de la memòria. No es tracta únicament de plasmar unes dades objectives, sinó també d’incloure la interpretació que cadascú fa d’aquestes dades i les suggerències i aportacions que pugui fer respecte a posteriors actuacions. Això implica que a l’apartat d’actuacions no només s’introduirà la relació de fets o accions, sinó que haurà de contenir el balanç de situació actual i les previsions de futur en cadascun dels aspectes que es descriguin. 3.2.3.4. Actuacions ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 328 Per això, a l’hora d’elaborar l’apartat d’actuacions s’ha de tenir en comp- te que: La gestiò econòmica i pressupostària és la part en què es detallen les dades financeres de l’exercici que comprèn la memòria. Normalment, es considera que el devessall de dades econòmiques apa- reix a les memòries de gestió econòmica; però en qualsevol memòria han d’aparèixer les dades sobre l’estat financer de l’organisme i també les necessitats amb vista a futures accions. Tota la informació aportada als estats financers dels organismes, inclosos en la memòria, han d’adaptar-se a la regulació dels principis bàsics de la comptabilitat financera: objectivitat, rellevància, economia, importància relativa i imatge fidel. Per això totes les dades de gestió econòmica i de pressupostos que vul- guem introduir a la memòria, han d’ésser elaborades pel departament corresponent, el qual definirà de manera clara l’estat d’actius i passius, i també el balanç de situació de l’exercici econòmic que comprèn la memòria. També es necessari valorar si la memòria que estem elaborant requereix especificar les dades econòmiques detalladament, o si n’hi haurà prou amb una informació de referència. Per ressenyar totes aquestes dades a la memòria comptem amb la possi- bilitat d’emprar les utilitats de l’Excel, que ens permeten realitzar els càl- culs numèrics i reflectir-los en taules de manera ràpida i senzilla. 3.2.3.5. Gestió econòmica i pressupostos ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 329 • S’hi han d’incloure tant les actuacions finalitzades com aquelles que encara es troben en fase de realització. • Les actuacions es reflectiran de manera objectiva, diferenciant- les clarament de les suggerències o les aportacions personals dels experts en cada tema. • Les conclusions s’han d’extreure exclusivament de les dades aportades • S’han d’intercalar gràfics petits, fotografies, etc., amb el text. Això ressaltarà la informació i la farà més accessible al lector. • Tota la informació gràfica que s’hi adjunti, haurà d’anar acompanyada de peus que proporcionin la referència exacta del que indiquen. Re co rd a Les gràfiques són una part importantíssima de les memòries, ja que per- meten que les dades més feixugues es facin intel.ligibles per al lector i faciliten l’esforç de traduir les diferents comparacions que es poden pro- posar. Per exemple, la utilització de gràfics és fonamental en cas de pre- sentar dades econòmiques. Com en el cas dels informes, els gràfics poden alternar-se amb el text o aparèixer en un annex final. A les memòries es recomana introduir les gràfiques petites dins del text, això en facilita la comprensió i aclareix de manera immediata les dades del text. Hem comentat detalladament els tipus de gràfic al punt 3.1.3.6 i, a l’a- partat d’Utilitats informàtiques, n’expliquen les diferents maneres de crear-los. Consells per completar aquest apartat: 3.2.3.6. Gràfiques ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 330 • Les dades numèriques són més fàcils d’assimilar si es realitzen gràfiques comparatives. • Llevat de les memòries estrictament econòmiques, s’ha d’obviar la inclusió de massa dades sobre l’estat de comptes. • La gestió comptable està regulada per llei i és imprescindible ajustar-se als criteris que aquesta marqui. • Els gràfics estan pensats per facilitar l’accés a les dades, per això han d’ésser simples i clars. • Per incloure gràfics amb informació molt específica, s’utilitzarà l’apartat d’annexos. • No totes les persones que llegeixen la memòria estan interessades en els mateix punts. Per això, es poden realitzar gràfics simples i ressumits per intercalar-los amb el text, i altres més desenvolupats per situar-los als annexos. • Hem d’evitar que tota la informació aparegui en forma de gràfics o taules. La memòria seria massa esquemàtica i se’n dificultaria la lectura. Re co rd a Re co rd a Al punt anterior ens hem referit amb molta freqüència a aquest apartat. Les memòries han de portar sempre un apartat d’annexos que permeti tenir tota la informació irrellevant i la que sigui massa concreta. En aquest punt s’introduiran els detalls que tot i que no siguin fona- mentals per al desenvolupament de la memòria, puguin aportar infor- mació complementària i específica sobre una part concreta; de manera que el lector que estigui interessat en unes dades determinades pugui consultar-les. En qualsevol cas, en aquest apartat que podríem anomenar de “calaix de sastre”, es pot situar tot el material que l’autor o els autors de la memò- ria considerin interessant. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 331 3.2.3.7. Annexos 4.1. Annexos 4.1. Figures ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 433 Unitat 4 Annexos i Bibliografia FIGURA 1 CARTA DE L’AUTOR ........................................................................................................... 9 Capítol I: Els processos de selecció de les empreses .................................. 17 Capítol II: Coneixement del producte ................................................................. 39 Capítol III: Anàlisi del mercat ..................................................................................... 55 Capítol IV: Les eines del job-hunter ...................................................................... 75 Capítol V: En campanya ................................................................................................. 111 Capítol VI: Les proves ....................................................................................................... 137 Capítol VII: Les entrevistes o el Tribunal de la Inquisició ...................... 157 Capítol VIII: Les etapes finals ..................................................................................... 193 FIGURA 2 INTRODUCCIÓ ........................................................................................................................ 9 1. Les proves d’eficiència lectora ............................................................................ 11 1. La mesura de les habilitats lectores ................................................................ 13 1.1. Mesura de la velocitat lectora .................................................... 14 1.2. Avaluació de la comprensió ......................................................... 14 1.2.1. Redacció .................................................................................................. 15 1.2.2. Preguntes obertes ........................................................................... 17 1.2.3. Proves objectives .............................................................................. 18 1.2.4. Combinació de proves de comprensió ............................. 19 2. Construcció de les Proves d’Eficiència lectora ......................................... 22 2.1. Cursos i nivells ........................................................................................ 23 2.2. Criteris per a la selecció dels textos ........................................ 24 2.3. Extensió dels textos ............................................................................ 25 3. Material per a l’aplicació ........................................................................................ 28 4. Normes d’aplicació ....................................................................................................... 29 5. Normes de correcció ................................................................................................... 32 6. Justificació estadística ................................................................................................ 34 6.1. Estadística descriptiva ....................................................................... 34 6.2. Fiabilitat ...................................................................................................... 34 6.3. Validesa ........................................................................................................ 35 ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 434 FIGURA 3 A. Introducció ........................................................................................................................ 5 B. Normes de redacció .................................................................................................... 9 C. Normes ortogràfiques del català ...................................................................... 17 D. Gramàtica del català .................................................................................................. 55 E. Llenguatge administratiu ....................................................................................... 107 F. Vocabulari ............................................................................................................................ 125 G. Exercicis ............................................................................................................................... 179 H. Solucions al exercici .................................................................................................... 221 FIGURA 4 1. Introducció al màrqueting de serveis ............................................................ 13 a. La veritable definició ............................................................................. 13 b. Diferències del màrqueting de serveis i altres ................... 13 c. Màrqueting: art i ciència ..................................................................... 14 2. Preparar l’organització per al màrqueting ................................................ 17 a. Comunicació ................................................................................................. 17 b. Canvi .................................................................................................................. 18 c. Coordinació ................................................................................................... 19 3. Elaboració d’un pla de màrqueting ................................................................ 21 a. On són ara? ................................................................................................... 21 b. On volem arribar? .................................................................................... 22 c. Com s’arriba? ............................................................................................... 22 4. Declaració de propòsits de la seva firma .................................................... 23 a. Per a què enunciar un propòsit? .................................................. 23 b. Com elaborar l’enunciat de la seva missió ............................ 24 c. Trobi la formulació que manca ....................................................... 24 ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 435 6% 15% 12% 6% 14%9% 11% 7% 9% 11% Dte. 1 Dte. 2 Dte. 3 Dte. 4 Dte. 5 Dte. 6 Dte. 7 Dte. 8 Dte. 9 Dte. 10 Exp. Llicències dÊedificacions informats Figura 6: Gràfic de línies Exp. Llicències dÊedificacions informats 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 Dte. 1 Dte. 2 Dte. 3 Dte. 4 Dte. 5 Dte. 6 Dte. 7 Dte. 8 Dte. 9 Dte. 10 Figura 6: ràfic de línies Figura 5: Gràfic de pastís ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 436 Figura 7: Gràfic de barres Exp. Llicències dÊedificacions informats 0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 Dte. 1 Dte. 2 Dte. 3 Dte. 4 Dte. 5 Dte. 6 Dte. 7 Dte. 8 Dte. 9 Dte. 10 Figura 8: Gràfic dÊelements Exp. Llicències dÊedificacions informats 0 2 0 0 4 0 0 6 0 0 Dte. 1 Dte. 2 Dte. 3 Dte. 4 Dte. 5 Dte. 6 Dte. 7 Dte. 8 Dte. 9 Dte. 10 ig ra 7: ràfic e arres Figura 8: ràfic d’ele ents 4.2. Gràfics ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 437 GRÀFICA DE GANTT Projecte: activitats ludicoformatives per a nens de 7 a 14 anys ingressats a la Vall d’Hebron amb malalties de llarga durada. ACCIŁ 1a setm ana 2a setm ana 3a setm ana 4a setm ana Treballar la motricitat 5 5 - ----------- 4 2 ------- 5 4 - -------------- 5 5 - ------------ Treballar la l ec toes cr ipt ura 5 4 ------------ 5 3 ------- 5 4 --------------- Treballar la creativitat (redactar contes, còmics, etc.) 4 4 - ----------- 4 4 ------------------ Treballar les relacions entre ells 5 4 ------------ 5 4 ------------------ Representa lÊinici de lÊactivitat Representa la fi de lÊactivitat ---- Assenyala el percentatge de treball realitzat a cada unitat de temps Indica la producció real acumulativa n El número de lÊesquerra representa el treball previst n El número de la dreta representa el treball realitzat Si analitzem el gràfic, veurem que només la primera activitat arriba fins a la quarta setmana. Quant a les dues darreres, solament duren 2 setmanes. Quant al treball previst, només es realitza íntegrament a la 3a acció. A la resta de les accions no sÊarriba a les previsions. 1a setmana 2a setmana 3a setmana 4a setmana GRÀFIC PERT DISTRICTE DE L’EIXAMPLE: Posada en marxa d’un centre de planificació familiar ACTIVITAT DENOMINACIÓ DEPÈN DE: DURACIÓ (dies) A Estudi de la ubicació — 30 Possibles immobles municipals B Avaluació alternatives. A 15 Proposta. Avaluació costos d’adequació C Avantprojecte B 40 D Aprovació C 7 E Redacció projecte D 15 definitiu F Adjudicació E 20 G Obres reformes. F 90 Execució H Selecció personal D 20 I Formació personal H 15 J Recepció obres G 3 K Compra d’equips F 10 L Instal.lació equips J, K 20 M Inaguració L,I 7 ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 438 El temps “early” d’un succés tracta de mesurar el temps mínim necessari per a que succeeixi. El Temps “last” d’un succés tracta de mesurar allò més tard que podem arribar a aquest succés de forma que la duració del projecte (mesurat pel temps “early” del succés final) no es retardi. FOLGURA Folgura (Mi) d’un succés (i) és la diferència entre els temps “last” y “early”. Indica el nombre d’unitats de temps que es pot retardar la seva realització sense afectar a la durada total. CAMÍ CRÍTIC Format per les activitats la folgura total de las quals sigui zero. ACTIVITATS DURACIÓ PRECEDENTS A ............................................................................................................................................ 2 ................................................................................................................... - A ............................................................................................................................................ 2 ................................................................................................................... - B ............................................................................................................................................ 3 ................................................................................................................... - C ............................................................................................................................................ 7 ................................................................................................................... A D ............................................................................................................................................ 8 ................................................................................................................... A E ............................................................................................................................................. 3 ................................................................................................................... B, C F ............................................................................................................................................. 9 ................................................................................................................... B, C, D G ............................................................................................................................................ 8 ................................................................................................................... F H ............................................................................................................................................ 2 ................................................................................................................... E I .............................................................................................................................................. 2 ................................................................................................................... G ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 439 PERT 4 2 3 1 6 5 4 7 8 B = 3 C = 7 G = 8 A = 2 H = 2 D = 8 F = 9 E = 3 F = 1 I = 2 129 10 19 27 29 0 2 2710 TEMPS EARLY TEMPS LAST CAM¸ CR¸TIC Cassany, Daniel: Descriure escriure. Com s’aprèn a escriure. Empùries (1989) Sussams, John: Como elaborar informes de trabajo. Deusto. (1988) Duarte, C. y otros: Manual de Llenguatge administratiu. Generalitat de Catalunya. Escola d’Administració Pública de Catalunya. (1997) Botta, Mirta: Comunicaciones escritas en la empresa. Cómo dominar la escritura de negocios. Granica. 1994. Izquierdo, F. y otros: Formulari Comercial català. Cambra de Comerç, Indústria i Navegació de Girona. 1987. Roqueta Albert, J. y otros: Plan General de Contabilidad y legislación Mercantil básica. Asociación de Expertos Contables de España. 1996. Martín, G. W.: Cómo comunicar mejor por escrito. Ed. Deusto. (1988) Stanton: La comunicación en la empresa. Ed. Deusto. Fernández de la Torriente, G.: La comunicación oral. Ed. Playor. (1989) Scott, M. D. y Powers, G.: La comunicación interpersonal como necesidad. Ed. Narcea. (1985) Redkey, S.: Guía práctica del presentador y animador técnico. Ed. Jackson (1991) Stilian, Gabriel: PERT, un nuevo instrumento de planificación y control. (1964) Lissarrague, Jean: Qué es el PERT. (1972) 2. Bibliografia ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 440 A continuació es troben els models indicatius per a l’elaboració d’un informe i una memòria tipus. Aquests models són una referència que permet anar omplint tots els punts, sense oblidar-ne cap. A més a més, dins el disquet es troben els mateixos models amb un trac- tament interactiu. És a dir, a continuació de cadascun dels punts que hau- reu d’omplir, apareix un espai buit on podreu escriure els continguts amb el format establert. Aquest format també es pot modificar d’acord amb la quantitat de text que hi hagi o dels gustos personals de l’autor/a de l’informe o la memòria. Aquest model conté tots els punts bàsics per a l’elaboració d’un informe. De vegades i depenent del tipus d’informe, no serà necessari omplir-los tots. També es possible que un informe determinat hagi de portar més informació en punts concrets. Per això, aquest exemple us servirà de guia i referència, però es impres- cindible que s’acomodi al moment i a les característiques del treball que es realitzarà. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 541 1. Títol 2. Índex 3. Presentació 5.1. Model de realització d’informes Unitat 5 Plantilla per a l’elaboració d’un document tipus ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 542 4. Cos 5. Conclusions 6. Material complementari 7. Signatures 8. Referència atorgada A continuació trobareu un model similar al realitzat per als informes. En aquest cas els punts es corresponen amb els descrits a la unitat 3 de la Guia referents a la realització de memòries. De la mateixa manera que al model per a la realització d’informes, aquest model és referencial i pot modificar-se d’acord amb les necessitats concretes i de les aportacions personals de l’autor/a. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 543 5.2. Model de realització de memòries 1. Títol 2. Presentació 3. Índex 4. Objecte social ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 544 5. Actuacions 7. Gràfics 6. Pressupostos i Gestió econòmica 8. Annexos Els estris informàtics, cada vegada més introduïts en tots els camps, són idonis per a la realització de tasques relacionades amb la presentació de la informació. La possibilitat d’automatitzar processos repetitius o la per- fecció en la presentació de resultats editables, els fa indispensables en tota feina pròpia del disseny d’informes i memòries. Eines informàtiques Davant de l’ampli ventall de programes informàtics que hi ha al mercat, amb els quals, ens podríem apropar al disseny de documents de tot tipus, en podem destacar dos per la seva amplia difusió: el tractament de tex- tos Microsoft Word i el full de càlcul Microsoft Excel. Microsoft Word Encara que aquest és un tractament de textos, no deixa d’ésser un pro- gramari molt versàtil, donat el cas, que excedeix amb escreix les presta- cions que serien esperades en una aplicació d’aquestes característiques. No sols pot escriure qualsevol document, carta, informe, currículum o memòria, si no que porta incorporades eines que ens apropen a les tas- ques de l’autoedició professional. Podríem assenyalar els següents aspectes: Les plantilles que permeten automatitzar feines i no haver de dedicar molts recursos temporals a la confecció d’aquells documents més usuals de la feina diària: cartes, butlletins, informes, faxos, etc. Les taules que, com la de l’exemple, presenten les nostres dades perfec- tament estructurades. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 645 Unitat 6 Utilitats informàtiques per al disseny Producció Rendibilitat 1994 55.000 15.000 1995 65.000 18.000 1996 70.000 22.000 Les eines per dibuixar que donen un matís més personal i elaborat a les nostres produccions. Les columnes ens permetran, segons el cas, confeccionar escrits amb una presentació més adequada al tipus de idea que volem exposar. La col·locació d’imatges, com logotips i fins i tot fotografies, dintre de les nostres produccions, donaran una visió més plàstica al resultat final. El títols dels nostres documents poden tenir un disseny més personal amb la utilització d’eines com WordArt. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 646 Nota als usuaris El servei d’audiotex permet d’ob- tenir informació d’una manera senzilla durant les 24 hores, tots els dies de l’any. El preu de la trucada és el de les tarifes telefòniques vigents 139 pessetes per hora, sense cap mena de recàrrec.. Les capçaleres i peus de pàgina faran que la col·locació d’aquella infor- mació sobre la nostra empresa, repetitiva en totes les pàgines, com ara el títol del document o la numeració de pàgines sigui una feina ràpida i fàcil. Canviar el tipus, l’estil, la grandària de la lletra o fins i tot iniciar un parà- graf amb una lletra capital no serà enutjós si utilitzem el procediment apropiat del programa. Utilitats informàtiques Utilitats informàtiques Utilitats informàtiques Utilitats informàtiques En aquestes pàgines us proposem un recorregut per aquests petits can-vis de la guia que han estat grans canvis per la Ciutat. Ens hi acom- panyen dos nens i dues nenes que tenen cinc anys. com a l’anterior edi- ció de la guia. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 647 Microsoft Excel Aquest full de càlcul és un instrument perfecte per ajudar-nos en la rea- lització i presentació d’aquells càlculs que poden ser importants en la nostra ocupació diària. Una vegada els valors han estat introduïts, passar- los a la seva expressió gràfica, mitjançant un gràfic de pastís, barres, línies o fins i tot personalitzat, serà un procés senzill i automatitzat que no ens portarà gaire estona. Però no hem d’oblidar les dades, que adquiriran un estil més agradable, en utilitzar les eines de format o dibuix que el pro- grama porta incorporades. L’alt nivell d’elaboració que dona a la nostra feina, contrasta amb la facilitat de la seva utilització. ELABORACIÓ D’INFORMES I MEMÒRIES. Unitat 648 Vendes Compres Resultat Gener 200.000 Pts 150.000 Pts 50.000 Pts Febrer 100.000 Pts 125.000 Pts 25.000 Pts- Març 250.000 Pts 175.000 Pts 75.000 Pts Abril 290.000 Pts 160.000 Pts 130.000 Pts 230.000 Pts Objectiu aconseguit -50.000 Pts - Pts 50.000 Pts 100.000 Pts 150.000 Pts Resultats Primer Trimestre Resultat 50.000 -25.000 75.000 130.000 Gener Febrer Març Abril