El registro digital de colecciones: un cambio significativo en la documentación de las colecciones zoológicas del Museu de Ciències Naturals de Barcelona (MCNB)

Abstract

En la colección zoológica del Museu de Ciències Naturals de Barcelona (MCNB) ingresan anualmente nuevos ejemplares. La colección es muy voluminosa, centenares de miles de especímenes antiguos aguardan para ser registrados. El volumen ingente de inventariado pendiente, propició que se tomaran dos decisiones importantes que modifican el sistema de documentación actual. Por un lado se decidió dejar de registrar manualmente en libros de papel para pasar a registrar en formato digital, en una hoja de datos EXCEL. Por otro lado y simultáneamente se implantó una Unidad de Registro, es decir, un pequeño equipo de trabajo que asigna números de registro y completa un inventario con la información mínima de los especímenes. Los dos cambios se llevaron a cabo de acuerdo con la legislación vigente en Catalunya y modificando lo mínimo posible el sistema de documentación. La implementación de estos cambios dio lugar a un aumento significativo del número de especímenes inventariados por año. Se valora pues como una mejora eficaz y efectiva de la documentación de la colección zoológica. Este aumento del número de especímenes inventariados implicará a medio plazo, un aumento significativo de la catalogación, que lleva implícito un aumento de los registros disponibles a la consulta. Palabras clave: Registro, Colección, Documentación, Unidad de registro, Colecciones digitalizadas

The zoological collection at the Museum of Natural Sciences in Barcelona (MCNB) comprises many hundreds of thousands of specimens, with many of them still waiting to be catalogued and new ones being added each year. Considering the high volume of outstanding entries to be registered, two important decisions were taken regarding the current cataloguing system. The first was to abandon the manual entry in paper books and start a digital cataloguing using an Excel spread sheet. The second was to create a Registry Unit whose job it is to assign catalogue numbers and to keep an inventory with the basic information of each specimen. Both changes were carried out in accordance with the current Catalonian laws, and modifying the format of the cataloguing system as little as possible. Both changes resulted in a significant increase in the number of specimens being catalogued each year, and they are thus considered an effective improvement to the zoological documentation. The increase in the number of specimens registered in the new digital system, means that more records are available for consultation. Keywords: Registration, Collection, Documentation, Registry unit, Digitalized collections.

En la colección zoológica del Museu de Ciències Naturals de Barcelona (MCNB) ingresan anualmente nuevos ejemplares. La colección es muy voluminosa, centenares de miles de especímenes antiguos aguardan para ser registrados. El volumen ingente de inventariado pendiente, propició que se tomaran dos decisiones importantes que modifican el sistema de documentación actual. Por un lado se decidió dejar de registrar manualmente en libros de papel para pasar a registrar en formato digital, en una hoja de datos EXCEL. Por otro lado y simultáneamente se implantó una Unidad de Registro, es decir, un pequeño equipo de trabajo que asigna números de registro y completa un inventario con la información mínima de los especímenes. Los dos cambios se llevaron a cabo de acuerdo con la legislación vigente en Catalunya y modificando lo mínimo posible el sistema de documentación. La implementación de estos cambios dio lugar a un aumento significativo del número de especímenes inventariados por año. Se valora pues como una mejora eficaz y efectiva de la documentación de la colección zoológica. Este aumento del número de especímenes inventariados implicará a medio plazo, un aumento significativo de la catalogación, que lleva implícito un aumento de los registros disponibles a la consulta. Palabras clave: Registro, Colección, Documentación, Unidad de registro, Colecciones digitalizadas